Skripsi Tentang Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang Komunikasi Administrasi - UNIVERSITAS STIAKIN JAKARTA

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DALAM MENUNJANG KOMUNIKASI ADMINISTRASI DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT

Oleh

RETNO ANDRIYANI

NIM. 09 0147 094

SKRIPSI
Diajukan untuk memenuhi sebahagian syarat
Ujian Sarjana Strata Satu Bidang Studi
Ilmu Administrasi Negara

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI
KAWULA INDONESIA ( STIAKIN )
JAKARTA
2011

TANDA PERSETUJUAN SKRIPSI

Nama             :    RETNO ANDRIYANI

NIM                :    00147 094

Jurusan         :    Ilmu Administrasi Negara

Skripsi           :    Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang Komunikasi Administrasi di Lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat

                     Pembimbing I                                         Pembimbing II

                ……………………..                                ……………………..

TANDA PENGESAHAN

Nama                    :    RETNO ANDRIYANI

NIP                        :    00147 094

Jurusan                :    Ilmu Administrasi Negara

Skripsi                   :    Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang Komunikasi Administrasi di Lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat.

Skripsi ini Telah dipertanggung jawabkan dihadapan Panitia Penguji sidang Ujian Skripsi. Strata Satu (Si) dan dinyatakan lulus pada Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Kawula Indonesia ( STIAKIN ) Jurusan Ilmu Administrasi Negara pada hari …………………………….. Tanggal

Penguji Ahli

……………………..

Dewan Penguji

Ketua/Anggota             :    ………………………

Sekretaris/Anggota      :    ………………………

Anggota                         :    ………………………

6.        Doa restu orang tua yang terus mendorong dan mendukung penulis untuk terus melanjutkan perkuliahan ini sampai selesal.

7.        Rekan sekerja penulis yang terus memotivasi dan memberikan support kepada penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.

          Penulis mengharapkan skripsi ini bermanfaat bagi para pembaca khususnya bidang Ilmu Administrasi Publik, namun oleh karena keterbatasan baik daya maupun sarana tentunya saran-saran dan kritik pembaca, penulis terima demi kesempurnaan skripsi ini.

Akhirnya, penulis berharap semoga penulisan ini dapat bermanfaat, dan dengan rendah hal, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun, guna Iebih sempurnanya skripsi ini.

Jakarta,    Juli 2011

Retno Andriyani

ABSTRAK

Nama             :    Retno Andriyani

NPM               :    09 0147 094

Judul              :    Pengelolaan Arsip Dinamis dalam menunjang Komunikasi Administrasi di Iingkungan Kementerian Perumahan Rakyat.

Pada generasi serba elektronik ini, informasi telah menjadi kebutuhan vital bagi setiap organisasi, balk bagi organisasi pemerintah maupun dalam dunia bisnis, bahkan ada suatu ungkapan bahwa siapa yang ingin menguasai dunia kuasailah informasi. Informasi menjadi suatu bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrative dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi di dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.

Situasi dan kondisi yang berkembang cepat ini menimbulkan meluber dan melimpahnya informasi daiam berbagai bentuk media dengan sarana baca, pemrosesan dan penyampaiannya. Dengan demikian menurut Schwantz dan Hermon, informasi pada saat sekarang ini merupakan ekonomi yang memiliki nilai dan biaya produksi (Value and a cost of production) (1993 : 202)

Nilai ekonomi dapat dilihat semakin komersialnya informasi, sehingga mempunyai niiai signifikan dan memberi peluang untuk dapat diperjual belikan. Disamping itu proses pengelolaan yang tepat, dan penemuan kembali informasi dengan cepat, akurat dan lengkap memiliki nilai kuantitatif yang dapat diukur secara ekonomi.

Arsip yang merupakan informasi terekam dari kegiatan administrasi dan manajemen organisasi akan terus tumbuh dan berkembang secara akumuiatif sesuai dengan semakin kompleknya tugas dan fungsi organisasi. Akumulasi arsip yang semakin banyak ini, apabila tidak dikelola dengan balk, yang seharusnya mendukung proses kegiatan administrasi dan manajemen akan menjadi beban organisasi. Cerminan dari arsip yang menumpuk, dibiarkan tertimbun bercampur dengan barang rongsokan lainnya menjadi hal yang lumrah hamper setiap instansi. Kondisi arsip yang tidak tericontrol ini tidak mungkin dapat didayagunakan. Di dalam konteks inilah sesungguhnya arsip membutuhkan suatu system pengeiolaan (manajemen) yang tepat sehingga dapat menciptakan efektfitas, efisiensi dan produktifitas bagi organisasi. Untuk itulah dibutuhkan suatu manajemen arsip dinamis yang tepat.

DAFTAR ISI

HALAMAN

KATA PENGANTAR ........................................................................................... i

ABST'RAKSI  ...................................................................................................... iii

DAFTAR ISI  ................................................................................................. ...... v

BAB I        PENDAHULUAN

A. Latar Befakang  .......................................................................... 1

B. Masalah Pokok  .......................................................................... 2

C. Kerangka Pikir  ........................................................................... 3

D. Tujuan Penelitian  ...................................................................... 4

E.  Metode Penelitian  ...................................................................... 4

F.  Sistematika Penulisan  ............................................................. 6

BAB II       LANDASAN TEORI

A. Pengertian Arsip Dinamis  ....................................................... 8

I.   Pengertian Arsip............................................................................

     - Arsip Dinamis...............................................................................

     - Arsip Inaktif...................................................................................

     - Arsip Statis....................................................................................

2. Tata Persuratan......................................................................... 11

a.   Surat Masuk...............................................................................

b.  Surat Keluar

3.  Sistem Penyimpanan  ............................................................. 14

B. Pengertian Komunikasi Administrasi  ................................ 16

- Pengertian Komunikasi.............................................................

- Pengertian Tertib Administrasi................................................

                   C.Ketata-Usahaan  ....................................................................... 21

BAB III      TINJAUAN UMUM LOKASI PENELMAN

A.  Struktur Organisasi  ................................................................ 24

B.  Tugas Pokok dan Fungsinya  .............................................. 26

                   C. Kegiatan Kearsipan Dinamis  ............................................... 27

BAB IV      MASALAH PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

A.  Masalah Sumber Daya Manusia  .......................................... 31

B.  Masalah Penyimpanan  .......................................................... 41

C.  Masalah Penyusutan / Pemusnahan Arsip  ...................... 46

BAB V       KESIMPULAN DAN SARAN

A.  Kesimpulan ............................................................................... 50

B.  Saran — Saran .......................................................................... 51

DAFTAR PUSTAKA / DOKUMEN  ............................................................... 52

BIO DATA

BAB I

PENDAHULUAN

A.      Latar Belakang

          Dalam kehidupan sehari-hari manusia yang bekerja pada suatu kantor balk organisasi besar maupun kecil selalu menghadapi pekerjaan yang berhubungan dengan arsip. Arsip ini nantinya akan disimpan apabila tidak lagi digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kerja setiap harinya.

          Sistem penyimpanan arsip yang balk dan teratur akan tercapailah efisiensi kerja pada suatu organaisasi atau kantor.

          Di samping itu pekerjaan penyimpanan arsip bukan hanya menyimpan berkas arsip saja tetapi juga mencakup pekerjaan menempatkan dan menemukan kembali berkas arsip itu pada saat dibutuhkan secara tepat dan cepat.

          Jumlah arsip yang disimpan setiap saat (dari minggu, bulan dan tahun) selalu bertambah hingga memerlukan ruangan yang mungkin besar. Untuk mengatasi hal ini biasanya arsip yang kurang penting atau kadaluarsa dikeluarkan agar tidak bercampur aduk dengan jenis arsip yang lainnya.

          2 Sistem kearsipan merupakan salah satu kegiatan perkantoran dalam menunjang kegiatan operasional kantor dengan data-data yang diperlukan.

          Dalam kaitannya dengan hal ini, kearsipan pada lingkungan Kementerian Perumahan dan Permukiman, dengan Peraturan Menteri Perumahan dan Permukiman, Nomor 06 tahun 2010 tentang Pola Klasifikasi Arsip, Nomor 07 tahun 2010 tentang Tata Naskah Dinas dan Nomor 08 tentang Tata Kearsipan, merupakan landasan yang digunakan untuk mengelola arsip di lingkungan Kementerian.

          Arsip merupakan salah satu bagian yang penting bagi seorang pimpinan organisasi untuk mengambil keputusan secara tepat dan cepat. Untuk itu sekali berkas yang hilang atau disimpan tidak ditempatnya akan dapat menghambat pekerjaan lain. dengan adanya suatu sistem penyimpanan arsip yang balk, maka akan meningkatkan efisiensi kerja.

          Berdasarkan pemikiran di atas, penulis tertarik untuk meneliti lebih jauh masalah Pengelolaan Arsip Dinamis dalam menunjang Komunikasi Administrasi di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat.

B.      Masalah Pokok

          Suatu arsip dapat merupakan alat komunikasi tertulis dan sebagai bahan dokumen penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan 3 bahan bukti tertulis. Tidak jarang arsip berharga bercampur aduk dengan koresponden rutin.

          Untuk mengatasi kondisi di atas, periu ada pengaturan penyimpanan arsip yang baik. Penyimpanan arsip dapat menciptakan tertib arsip, artinya hanya .arsip-arsip yang masih bernilai guna saja yang perlu dipelihara.

          Dalam kaitannya dengan masalah kearsipan, masalah pokok yang dihadapi Kementerian adalah :

1.        Sumber Daya Manusia yang ada belum memadai

2.        Manajemen Penyimpanan belum sesuai dengan peraturan yang ada

3.        Penyusutan / pemusnahan arsip dilakukan.

C.      Kerangka Pikir

          Kearsipan berperan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

          Bila Kearsipan pengelolaannya balk, hasilnyapun baik. Pelayanan terhadap masyarakat dapat dengan cepat, tepat, efisien dan efektif.

          Dalam penyusun skripsi ini penulis mengadakan dua macam penelitian yaitu :

a.         Metode Penelitian Kepustakaan (Library Research )

          Metode penelitian kepustakaan adalah suatu cara pengumpulan data dengan jalan membaca buku-buku ilmiah yang berhubungan dengan skripsi ini, ditambah dengan mempelajari bahan-bahan kuliah pada Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Kawula Indonesia (STIAKIN), yang sangat berguna dalam penyusunan skripsi ini.

b.         Metode Penelitian Lapangan (Field Research )

          Dalam mengadakan metode penelitian lapangan ini penulis mengadakan penelitian Iangsung pada obyeknya yaitu Kementerian Perumahan Rakyat, dengan cara melakukan pengamatan dan mengadakan wawancara kepada petugas arsip yang mempunyai wewenang untuk memberikan data dan yang penulis anggap mengusai masalah kearsipan baik secara teori maupun praktek.

          Dalam melakukan penelitian ini periulis mengakul masih banyak kelemahan-kelemahan dan kekurangan-kekurangan dalam cara mengumpulkan data, baik dalam mengadakan wawancara maupun dalam membaca buku-buku. Semua ini disebabkan keterbatasan kemampuan penulis disaat menyusun skripsi ini.

          Pada dasarnya bahan pustaka merupakan bahan persiapan yang penting sekaii untuk memperluas pengetahuan tentang objek yang akan diteliti agar pelaksanaan penelitian selanjutnya dapat berhasil dengan balk dan memuaskan.

F.      Sistematika Skripsi

          Dalam pembahasan skripsi ini, penulis akan memberikan secara garis besar keseluruhan isi dari pada skripsi ini, sehingga sasaran yang diinginkan akan terlihat sebelumnya.

          Penulis membuat pembabakan secara per bab, kemudian tiap-tiap bab dibagi beberapa sub bab.

          Adapun isi dari pada skripsi ini yang mengupas masalah kearsipan ini adalah :

BAB I      Pada bab I ini penulis menguraikan tentang Pendahuluan
yang isinya mengemukakan latar belakang, masalah pokok, kerangka pikir, tujuan penelitian, metode penelitian, sistematika skripsi.

BAB II     Pada bab H ini penulis menguraikan tentang Landasan
Teori yang isinya mengemukakan Pengertian Arsip, arsip dinamis, arsip inaktif, arsip stabs; Tata Persuratan ( surat masuk, surat keluar) dan Pengertian Penyimpanan, dilanjutkan dengan Pengertian Komunikasi Administrasi, yang terdiri dari Pengertian Komunikasi dan Pengertian Administrasi,

BAB III    Pada Bab III ini penulis menguraikan Tinjauan Umum

                 Lokasi Penelitian, yang isinya menguraikan tentang struktur organisasi, tugas pokok dan fungsinya, Hubungan kerja unit-unit kearsipan.

BAB IV    Pada Bab IV ini penulis menguraikan tentang beberapa masalah yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis, yang terdiri dari masalah sumber daya manusia, masalah penyimpanan, masalah penyusutan / pemusnahan arsip.

BAB V     Pada bab V ini penulis memberikan kesimpulan dan saran dari skripsi.

BAB II

LANDASAN TEORI

A.      Pengertian Arsip

          Arsip mempunyai .peranan sebagai "pusat ingatan" sebagai "sumber informasi" sebagai alat pengawasan yang sangat diperiukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, dan pengendalian setepat-tepatnya.

          Menurut Drs. Thomas Wiyasa Bratawidjaya arsip ialah catatan-catatan yang dapat memberikan keterangan-keterangan tentang berbagai kejadian dan pelaksanaan operasi organisasi.[1]

         

          Menurut Drs. Basir Barthos arsip ialah setiap catatan tertulis balk dalam bentuk gambar ataupun bagian yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula.[2]

         

          Menurut The Liang Gie arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat diketemukan kembali.[3]

          Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2010 tentang Kearsipan, pasal 1 arsip adalah

a.      Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan berrnasyarakat, berbangsa dan bernegara.

b.         Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara iangsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu

c.         Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

d.         Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh meialui pendidikan formal daniatau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggungjawab meiaksanakan kegiatan kearsipan.

          Tata kearsipan ialah sistem penyimpanan arsip untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung-jawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.

-        Fungsi Arsip

          Fungsi arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2010 tentang Kearsipan, membedakan :

a. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, peiaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara;

b.    Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi balk secara Iangsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

          Fungsi "Arsip Nasional" sebagai Lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas Negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota Negara.

a.   menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.

b.  Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.

c.   Menjamin terwujudnya pengeiolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

d.  Menjamin perlindungan kepentingan Negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

e.   Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu system yang komprehensif dan terpadu.

f.    Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

g.  Menjamin keselamatan asset national dalam bidang ekonomi, social, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa, dan

h.  Meningkatkan kualitas pelayanan public dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

1.      Tata Persuratan

          a.    Tata Persuratan

                 Tata persuratan adalah suatu bagian diantaranya yang mengatur aliran surat masuk dan surat keluar.

                 Dalam suatu organisasi, tata persuratan merupakan kegiatan yang sangat penting, karena dari sinilah alur informasi kegiatan- kegiatan dapat terlaksana untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan.

                 (1)   Surat Dinas Masuk adalah alat komunikasi yang berbentuk warkat dan berisi informasi kedinasan dari si pembuat surat ditujukan kepada alamat yang dituju dengan isinya perihal pemberitahuan, laporan kedinasan.

                        Warkat adalah setiap catatan tertulis / bergambar yang memuat keterangan mengenai suatu hal / peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.

-        Proses / Distribusi Surat Masuk

                 Surat-surat masuk adalah surat-surat yang diterima dari instansi lain, biasanya diterima melalui loket penerimaan surat yang sudah disediakan di tiap organisasi.

                 Surat-surat masuk tersebut dicatat pada lembar pengantar surat, dan ditujukan kepada alamat yang dituju. Selanjutnya surat tersebut diajukan kepada pimpinan untuk mendapatkan disposisi lalu di proses sesuai dengan isi surat yang dimaksud.

-        Surat Dinas Masuk, Surat Dinas Keluar

                 Surat dinar adalah alat komunikasi yang berbentuk warkat dan berisi informasi kedinasan dari si pencipta surat dan ditujukan kepada alamat yang dituju dengan isinya perihal pemberitahuan, laporan kedinasan.

          (2)  Surat Dinas Keluar adatah suatu kegiatan yang dimulai dari pembuatan konsep sampai selesai. Setelah konsep selesai disetujui oleh pimpinan maka pengetikan dilakukan kembali agar sesuai dengan disposisi yang telah ditentukan.

-        Proses Surat Keluar

          Setelah Surat Dinas Keluar selesai dibuat, dengan diberi Kode / tanda pengganti. Pokok masalah sebagai alat pengendali surat.

          Penentuan Kode surat harus disesuaikan dengan ringkasan surat, biasanya kode di instansi pemerintah terdiri dari huruf dan angka untuk memudahkan dalam penyimpanan surat.

          Untuk itu tiap organisasi / instansi pemerintah dibuat daftar kiasifikasi atau biasa disebut Pola Klasifikasi arsip.

          Setelah surat selesai di proses, daiam penyimpanannya, periu dicatat dalam buku agenda surat keluar, untuk menghindari hal-hal yang tidak inginkan. Seperti bila surat tersebut tidak sampai kepada tujuan si alamat, dapat dilacak dimana hambatannya.

2.      Sistem Penyimpanan :

          Sistem Penyimpanan ada 5 dasar pokok sistem bagi penyelenggaraan filling yang dapat dipergunakan, yaitu :

(1). Sistem Abjad

                 Sistem Abjad adalah suatu sistem untuk menyusun arsip berdasarkan nama-nama. Baik perihal dari sudut maupun instansi pengirim dapat disusun menurut adjad, yaitu menyusun subyek itu dalam urutan A sampai Z.

(2). Sistem Subyek

                 Apabila suatu kantor menginginkan mempergunakan sistem lain selain sistem alphabet, disebabkan karena kantor itu mengerjakan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan tugas pokoknya, maka kantor ini dapat metnilih sistem subyek untuk melaksanakan tugas-tugas filling.

(3). Sistem Geografis

       Apabila dikehendaki untuk menyimpan surat atau arsip menurut daerah wilayah, maka dapat dipergunakan sistem geografis ini.

                 Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam organisasi dimana sistem geografis dapat dipergunakan, biasanya kegiatan-kegiatan yang meliputi daerah-daerah wilayah lebih dari satu tempat. Organisasi yang mempunyai beberapa kantor cabang dapat juga mempergunakan sistem geografis ini.

(4).      Sistem Nomor

                 Sistem nomor ini biasa dipergunakan oleh organisasi- organisasi yang bergerak di bidang profesional tertentu.

                 Sistem nomor ini merupakan sistem filling yang tidak Iangsung, karena sebelum menentukan nomor-nomor yang diperlukan, maka juru arsip lebih dahulu harus membuat daftar kelompok-kelompok pokok masalah arsip.

(5).      Sistem Kronologis

                 Sistem ini dipergunakan untuk arsip yang disusun menurut urutan tanggal dari datangnya surat atau arsip itu.

                 Surat-surat atau arsip yang datang lebih akhir ditempatkan pada yang paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat atau arsip. Biasanya digunakan untuk arsip-arsip yang menyangkut keuangan (buktI pengeluaran dan pemasukan uang).

B.      Pengertian Komunikasi

          Komunikasi mempunyai arta yang sangat luas, komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antara seseorang individu dengan individu lainnya, gari hasil komunikasi tersebut, terjadi adanya perubahan atau efek dari interaksi tersebut.

1.      Kaitan Komunikasi dengan Administrasi

          Administrasi adalahproses kerja sama seketompok manusia, dalam kerja sama itu diketahui bahwa apa yang sedang, akan dan hash' yang ditakukan akan tercapai.

          Komunikasi sangat penting dalam administrasi, karena pimpinan akan berhasil bila selalu mengadakan komunikasi dengan bawahan, dan dapat mempengaruhi anak buahnya untuk mencapai tujuan. Bila pimpinan tidak mampu berkomunikasi dengan para bawahannya, kemungkinan keberhasilannya sangat kecil, bahkan akan mengalami kegagalan, karena apa yang diinginkan oleh pimpinan dengan rencana yang dibuat tidak dapat dimengerti oleh bawahannya.

          Komunikasi merupakan kegiatan hubungan antara individu, kelompok baik internal maupun eksternal, sehingga komunikasi merupakan sarana yang penting untuk mengintegrasikan kemampuan manusia yang dikaitkan dengan sumber-sumber daya lainnya dalam mencapai tujuan.

2.      Definisi Komunikasi

          Fred Luthan (dalam Rue & Byers, 1977, 282) mengemukakan bahwa Komunikasi sebagai proses pengiriman informasi dari pengirim kepada penerima informasi yang biasanya mempunyai makna tertentu, agar informasi tersebut dapat dipahami oleh orang lain (penerima)

          Flippo (dalam Jiwanto, 1985: 4), mengemukakan bahwa :

          Komunikasi sebagai tindakan mendorong pihak lain untuk menginterpretasikan suatu idea dalam suatu cara yang diinginkan oleh pembicara atau penulis. Penekanan menurut Flippo, bahwa sipenerima mau dan memahami apa yang dikehendaki oleh pengirim dan mernpunyal kesamaan pendapat dengan pengirim.

          Sikuda, Komunikasi adalah suatu proses pengiriman informasi, arti dan pengertian dari seseorang, tempat atau sesuatu yang lain.

3.           Komunikasi yang efektif Adalah :

          -      penerima mengerti atau memahami isi pesan

          -      penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan

          -      penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim

a. komunikasi verbal, penyampaian pesan yang disusun dalam kalimat, dapat berbentuk lisan maupun tulisan. Penyusunan dalam bentuk ini perlu ketelitian agar mudah dipahami oleh si penerima pesan

b. komunikasi non verbal, komunikasi yang dilakukan agar si penerima pesan dapat dengan cepat menerima pesan tersebut, syaratnya harus mempunyai persamaan persepsi antara si penerima dan si pengirim.

5.      Media Komunikasi, yang biasa digunakan :

a.     media tulisan, seperti surat kabar, majalah, surat menyurat dalam kegiatan administrasi

b.     media gambar, grafis, foto dli

c.    media audio, seperti telepon, HP, radio dIl

d.    media audio visual, kombinasi gambar dan suara, televise, film.

C.      Pengertian Administrasi

          Administrasi sebagai ilmu pengetahuan termasuk kelompok, karena kemanfaatannya hanya ada apabila prinsip-prinsip, rumus-rumus dan dalil-dalilnya diterapkan untuk meningkatkan mutu berbagai kehidupan bangsa dan negara. Sedangkan administrasi sekarang ini merupakan proses kegiatan yang perlu dikembangkan secara terus menerus, agar administrasi sebagai suatu sarana untuk mencapai tujuan benar-benar dapat memegang peranan yang diharapkan.

          Menurut Drs. Seowarno Administrasi dapat dibedakan dalam 2 pengertian yaitu :

1.     Administrasi dalam arti sempit, yaitu kata Administratie (bahasa Belanda). Yang meliputi kegiatan : catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik , agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work).[4]

       Jadi Tata Usaha adalah bagian kecil kegiatan dari pada Administrasi yang akan dipelajari.

2.    Administrasi dalam arti luas dari kata Administration (bahasa Inggris). Di bawah ini akan dikemukakan beberapa pendapat, arti dari pada administrasi dalam arti luas yaitu :

a.    Menurut Leonard D. White dalam bukunya : Introduction to the study of Public Administration, memberikan sebagai berikut : "Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada umumnya terdapat pada semua usaha keiompok negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau kecil dan sebagainya".[5]

b.     Menurut H.A. Simon dan kawan-kawan dalam bukunya : Public Administration, memberikan arti sebagai berikut : "Administrasi sebagai kegiatan dari pada kelompok yang mengadakan kerja sama untuk menyelesaikan tujuan bersama".[6]

c.      Menurut William H. Newman dalam bukunya Administrative Action, memberikan arti sebagai berikut : "Administrasi sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan dari pada usaha-usaha kelompok individu-individu terhadap tercapainya tujuan bersama".[7]

d.     Menurut Prof. Prayudi dalam bukunya Administrasi Perkantoran, adalah bahwa administrasi dalam arti luas, adalah administrasi yang merupakan suatu system kerja sama, dimana dalam system tersebut sangat terkait dengan unsur-unsur manajemen, organisasi dan administrasi. Artinya admistrasi merupakan rangkaian kegiatan dalam mengelola unsure administrasi ( manusia, uang, cara, bahan baku, slat dan pasar) yang dikelola dengan menggunakan fungsi manajemen (perencanaan, organisasi, pergerakan dan pengawan ) yang dikelola dalam suatu wadah (organisasi), dan rangkaian kegiatan tersebut diikat dengan kegiatan administrasi.

D.      Katata-Usahaan

                 Dalam bahasa Inggris istilah yang sepadan dengan tata usaha adalah office work (pekerjaan kantor). Tapi sering disebut juga clerical work (pekerjaan kertas).

          George Terry memberikan rumusan tentang pengertian pekerjaan kantor, yaitu :

          "Office work Includes verbal transmission of information and the producing of written records and report providing the means by which many items my besummarized quickly to supply a factual basis for managerial control".

          (pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan, fakta bagi tindakan kontrol bagi pimpinan).[8]

                 Pengertian Office Work maupun administrative work cukuplah dinyatakan dalam bahasa Indonesia dengan istilah tata usaha. Secara Iengkap tata usaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas, menghimpun, mencatat, mengolah menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama".[9]

                 Dapat pula dikatakan bahwa menurut intinya adalah proses penyelenggaraan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud enam pola pembuatan, dan untuk Iebih jelas akan diuraikan keenam pola tersebut sebagai berikut :

1.     Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya beium ada atau berserahkan dimana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.

2.     Mencatat yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peratatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

       Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula materi keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar, misalnya pencatatan pada pita tipe.

3.     Mengelola, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang berguna.

4.     Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai macam cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5.     Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak lain.

6.     Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara ditempat tertentu yang aman, sehingga dapat dicari dengan cepat bila digunakan kembali.

          Keenam kegiatan tersebut di atas, tidak merupakan suatu urutan waktu, melainkan dapat berlangsung sendiri ataupun dalam suatu rangkaian, mulai dari aktivitas yang manapun dari keenam kegiatan yang digambarkan di atas dan masing-masing kegiatan tersebut dapat meliputi bentuk-bentuk kegiatan lain yang lebih terperinci.

          Sedang pendapat dari Prof. Prajudi Atmosudirdjo menyatakan bahwa : "Office work atau tata usaha merupakan pekerjaan pengendalian data dan informasi itu dapat digolongkan menjadi empat macam, yang masing-masing menyangkut tujuan dari pada data handing, artinya data dan informasi untuk apa, untuk bagaimana ?

a.     Segala macam pekerjaan yang bersifat registrasi,

b.     Segala macam pekerjaan yang bersifat komputasi,

c.     Segala macam pekerjaan yang bersifat informasi".[10]

          Sebagai keterangan tambahan dari rumusan tersebut adalah pekerjaan untuk komunikasi yakni sebagian terbesar berupa korespondensi internal dan eksternal merupakan pekerjaan untuk memperlancar kehidupan organisasi secara keseluruhan, agar orang dapat memberikan dan menerima segala macam data dan informasi yang memungkinkan mereka dapat berprestasi penuh di dalam organisasi. Sebagai contoh, rapat, brifing, penelpon, pengiriman, pengaturan korespondensi (konsep surat, penaskahan, koreksi dan pengetikan). Pekerjaan untuk registrasi adalah pekerjaan seperti perekaman data dan informasi secara sistematis, sehingga informasi yang dimaksud tidak akan hilang dan apabila sewaktu-waktu diperlukan dengan sangat cepat dapat ditemukan kembali. Contoh agendaris warkat (penomoran agenda), filling, dokumentasi, fotokopi.

          Pekerjaan komputasi adalah semua pekerjaan yang intinya adalah pekerjaan mengolah data dan informasi. Oleh karena makin berkembangnya suatu badan (usaha) semakin banyak pula data yang harus diolah. Misalnya analisa pengolahan dari pada laporan-laporan dan processing, penyusunan laporan harian.Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa pekerjaan kantor atau tata usaha merupakan pekerjaan pengendalian (the handling) data dan informasi yang mempunyai sifat-sifat sebagaimana penjelasan di atas, yakni segala macam pekerjaan yang bersifat komunikasi, registrasi, komputasi dan informasi.

          Peranan tata usaha sangat membantu pelaksanaan setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu tujuan tertentu mempunyai segi ketata usahaan. Hal ini telah ditegaskan oieh Littlefield dan Peterson sebagai berikut :

          "Every job in an organization today has same office work are paper work aspects. In most jobs these aspects are only incidental to the activity or chier concern, which may be production, sales, finance, purchasing, personnel, engineering, or one of many others. The paper work aspect must be manager, nevertheless".

          (Setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan kantor atau pekerjaan kertas. Dalam kebanyakan pekerjaan-pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa produksi, penjual, keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. Walaupun demikian segi-segi pekerjaan kertas itu hares diurus".[11]

          Jadi pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apapun dan dalam suatu organisasi manapun tentu dilaksanakan tata usaha.

          Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai tiga peranan pokok, yakni :

a.     Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.

b.     Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melaksanakan tindakan yang tepat.

c.      Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Tata usaha melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan. Keterangan-keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan pekerjaan operatif yang bersangkutan secara Iebih baik.

BAB IV

BEBERAPA MASALAH YANG DIHADAPI
DALAM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Arsip-arsip Dinamis di Kementerian menurut pengamatan penulis, sebagaimana dijelaskan pada bab-bab terdahulu, masih belum tertib dalam pelaksanaan pengolahan arsip tersebut. Keadaan demikian disebabkan beberapa hal, antara lain :

A.      Masalah Sumber Daya Manusia

          Dalam pelaksanaan kegiatan mengelola arsip, sebagai sumber informasi, pusat ingatan dan bukti pertanggungan jawab Nasional, sangat diperlukan adanya tenaga / petugas arsip atau Sumber Daya Manusia bidang kearsipan yang dapat mengelola arsip.

          Dalam pelaksanaan tugas-tugas penyelenggaraan pemerintahan terdapat dua macam kegiatan yakni kegiatan manajerial dan kegiatan tekhnis.

          Kegiatan manajerial adalah kegiatan yang sifatnya mengatur dan mengendalikan pelaksanaan tugas pokok suatu unit.

          Pengendalian kegiatan ini dilaksanakan dalam suatu pembagian pelaksanaan tugas sesuai dengan tingkatan tanggung jawab eselonisasi. Oleh karenanya kegiatan managerial ini disebut kegiatan struktural dan pelaksana kegiatan-kegiatan managerial dinamakan pejabat struktural.

          Kegiatan teknis adalah kegiatan pokok suatu unit yang penyelesaiannya membutuhkan keterampilan dan atau keahlian tertentu serta bersifat mandiri. Kegiatan teknis juga merupakan fungsi dari suatu unit atau satuan organisasi, oleh karenanya kegiatan teknis ini disebut sebagai kegiatan fungsional dan pelaksana kegiatan-kegiatan teknis ini dinamakan pejabat fungsional.

          Jabatan Struktur menurut PP No. 15 tahun 1995 adalah :

          -      Pegawai Negeri Sipil adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak seseorang Pegawai Negeri Sipil dalam rangka memimpin suatu satuan organisasi Negara.

          -      Pola pembinaan Pegawai Negara Sipil, menggambarkan jalur pengembangan karier dan menunjukkan keterkaitan dan keserasian antar jabatan, pangkat, pendidikan dan pelatihan struktural serta masa jabatan seorang Pegawai Negeri Sipil sejak pengangkatan pertama dalam jabatan tertentu sampai dengan pensiun.

          Jabatan Fungsional menurut PP No. 16 tahun 1994 adalah

          -      Kedudukan Pegawai Negeri Sipil yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak seseorang Pegawai Negeri Sipil dalam suatu satuan organisasi yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian dan/atau keterampilan tertentu dan bersifat mandiri.

                 Kenaikan pangkat pejabat fungsional didasarkan angkat kredit, keadaan demikian memungkinkan Pegawai Negeri Sipil yang menduduki jabatan fungsional dapat naik pangkat 2 tahun sekali, bila sudah mencapai angka kredit yang di persyaratkan terpenuhi.

                 Organisasi Kearsipan sesuai dengan PP No. 34 tahun 1979, pasal 2 bahwa "Unit Pengolah : unit yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi untuk keperluan pelaksanaan kegiatan kerjanya unit tersebut juga menyelenggarakan arsip dinamis sebagai berkas kerja". Ini berarti bahwa arsip dinamis dikelola dan dipertanggungjawabkan pada masing-masing unit pengolah, dengan kata lain bahwa arsip dinamis disimpan secara desentralisasi, dengan demikian jelaslah bahwa lingkup pembinaan yang dilakukan oleh unit kearsipan meliputi seluruh unit kerja yang ada pada jajaran organisasinya. Peraturan Pemerintah tersebut juga memberi isyarat bahwa tugas unit kearsipan juga menyimpan arsip inaktif yang berasal dari unit kerja. Ini berarti bahwa unit kearsipan bertindak pula sebagai pusat arsip organisasi.

                 Dan uraian di atas, jelaslah bahwa organisasi kearsipan dibagi menjadi 2 tempat kegiatan :

          a.    Unit pengolah

                 Bertugas melakukan pengelolaan arsip aktif termasuk di dalamnya melakukan perencanaan sampai dengan pelaksanaannya. Tenaga kerja atau Sumber Daya Manusia akan mengeloia arsip di unit pengolah disebut petugas arsip.

                 Petugas arsip menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi

                 Perkantoran harus memenuhi 4 syarat sebagai berikut  :

a) Ketelitian              :    Pegawai arsip harus dapat membedakan perkataan- perkataan, nama atau angka yang sepintas selaku tampaknya sama, untuk ini disamping cermat, la harus pula mats yang sempurna.

b). Kecerdasan        :    Untuk ini memang tidak perlu suatu pendidikan yang sangat tinggi. Tapi sekurang-kurangnya pegawai arsip tersebut harus dapat puia menggunakan fikirannya dengan balk, karena la harus memilih kata-kata untuk suatu pokok soal, selain itu Jaya ingatnya juga cukup tajam sehingga is tidak melupakan sesuatu pokok soal yang telah ada arsipnya.

c)    Kecekatan         :    Pegawai arsip harus mempunyai kondisi jaminan yang balk, sehingga is dapat bekerja secara gesit. Lebih-lebih kedua tangannya, is harus dapat menggunakan lebih leluasa untuk dapat mengambil warkat dari berkasnya secara tepat.

d)    Kerapihan         :    Sifat ini dipergunakan agar kartu-kartu, berkas- berkas dan tumpukan warkat tersusun rapi sehingga surat yang disimpan dengan rapi akan lebih mudah dicari kembali.[12]

b.    Unit Kearsipan

                 Tugasnya antara lain melakukan pengelolaan arsip inaktif termasuk di dalamnya perencanaan dan melaksanakan Sistem Kearsipan, Sumber Daya Manusia, peralatan teknis kearsipan.

                 iika lebih dirinci tugas-tugasnya adalah :

-      pembinaan arsip dinamis pada lingkup organisasinya

-      penyimpanan, penataan arsip inaktif

-      penyediaan dan penyajian arsip

-      pembuatan sarana penemuan kembali balk manual maupun elektronik

-      pengolahan arsip inaktif

-      penilaian arsip

-      penyelenggaraan penyusutan / pemusnahan dan penyerahan arsip statis, termasuk membuat daftar petikan

                 -      pemeliharaan

                 Apabila di bandingkan dari kedua organisasi tersebut (unit pengolah dan unit kearsipan), hampir sama tidak ada bedanya. Hanya obyek yang dikelola saja yang beda, yakni arsip dinamis di unit pengolah, dan arsip inaktif, di unit kearsipan. Dimana intinya arsip-arsip dinamis tersebut yang nantinya menjadi arsip inaktif.

                 Salah satu kegiatan teknis dari penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan adalah kegiatan kearsipan. Terbitnya Keputusan MENPAN No. 36 tahun 1990 tentang angka kredit. Bagi Jabatan Fungsional arsiparis merupakan pengakuan resmi bahwa kegiatan teknis kearsipan pada instansi pemerintah adalah kegiatan fungsional dan sekaligus merupakan pengakuan bahwa kegiatan kearsipan adalah suatu profesi.

                 Keputusan Menpan tersebut menyebutkan bahwa :

1.     Arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggungjawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan pada Instansi Pemerintah

2.     Arsiparis adalah jabatan fungsional

3.     Tugas-tugas Arsiparis adalah :

a.     Mengembangkan sistem kearsipan yang tepat sesuai dengan corak, warna, bentuk dan sistem administrasi yang dikembangkan pada suatu instansi;

b.     Mengolah informasi secara profesional untuk menetapkan kiasifikasi informasi untuk menjamin pertanggungjawaban nasional secara efisien;

c.      Merancang suatu sistem layanan / penggunaan arsip untuk berbagai kepentingan secara aman, tepat sasaran, tepat guna dan tepat waktu;

d.     Melakukan pembinaan pelaksanaan tertib kearsipan pada struktur organisasi instansi;

e.     Merancang publikasi arsip untuk mendukung kegiatan keilmuan, praktisi dan masyarakat umum;

f.      Melaksanakan kegiatan kearsipan;

g.     Mengembangkan wawasan keilmuan untuk peningkatan jenjang profesionalisme.

          Persyaratan profesionalisme adalah :

a.        Memiliki kemampuan teknis dan keilmuan yang menjamin efisiensi dan efektifitas perawatan, pengamanan dan pelayanan informasi pada instansi dan pelestarian budaya bangsa seselektif dan selengkap mungkin;

b.        Memahami suatu sistem administrasi secara balk dan memiliki kemampuan untuk mengembangkan suatu sistem kearsipan dan mengolah informasi arsip untuk berbagai kepentingan dalam rangka pelayanan administrasi, praktisi, keilmuan dan umum tanpa mengorbankan kepentingan lain yang karena ketentuan perundang-undangan atau etika harus memperoleh perlindungan;

c.         Memahami dengan baik prinsip-prinsip kearsipan praktis dan mampu menjabarkan konsep-konsep dan teori-teori kearsipan dan menerjemahkannya dalam praktek kegiatan kearsipan;

Memiliki kemampuan untuk melakukan pengkajian terhadap teori/konsep kearsipan, melaksanakan pelaksanaan penelitian dan merumuskan alternatif baru di bidang kearsipan.

         

          Jenjang Profesionalisme Arsiparis adalah :

a.       Arsiparis pelaksana (terampil) dengan kemampuan utama melaksanakan kegiatan kearsipan secara praktis berdasarkan teori dan konsep yang ada;

b.       Arsiparis Ahli dengan kemampuan menyusun konsep-konsep kearsipan berdasarkan hasil penelitian di lapangan dan atau renungan keilmuan serta praktek pengolahan informasi arsip instansi/badan hukum serta perseorangan;

c.        Arsiparis ahli ilmuwan yang memiliki kemampuan untuk mengkaji secara teoritis terhadap berbagai teori/sistem/konsep kearsipan yang ada dan mencari alternatif baru yang berkaitan dengan pengembangan ilmu kearsipan.

          Sesuai dengan uralan diatas di Kementerian, tenaga terampil khususnya untuk mengelola arsip-arsip dinamis maupun arsip inaktif menurut hemat penulis belum ada.

         

          Petugas arsip 4 orang, pendidikan yang dimiliki hanya SLA, dengan tugas menyortir surat-surat bagi Pimpinan berdasarkan surat-surat penting berupa surat-surat dinas pemerintahan, surat-surat dinas dari perusahaan, dan surat-surat dinas dan perorangan semua itu dipisahkan dari surat-surat yang kurang penting.

          Surat-surat yang penting dapat diketahui dengan cara

-       Penyortiran surat-surat Pembukaan sampul (amplop)

-       Pengeluaran surat dari dalam sampul Penelitian surat

-       Pembacaan surat

-       Penyampaian surat

-       Pencatatan surat

          Wewenang dan Tanggung Jawab Penata Arsip

          Wewenang yang dilimpahkan dad pimpinan kepada pejabat teras, bukan berarti untuk semua petugas. Wewenang ini dilimpahkan kepada kepala dan wakilnya, dengan maksud agar penyelenggaraan dan pelaksanaan kerja di dalam bidang ini dapat dipertanggungjawabkan balk phisik, yuridis maupun fungsi secara keseluruhan. Bukan saja internal maupun eksternal, sehingga mencerminkan satu kesatuan ideal dan harmonis.

          Pelimpahan wewenang khusus mengenai administrasi kearsipan menurut M.N. Maulana antara lain :

a.    Berwenang untuk membuka sampul dan membaca surat masuk. Agar surat tersebut dapat diselesaikan dan disalurkan kepada pejabat yang berhak dan berwenang memproses persoalan itu, dan menyelesaikannya tidak beriarut-larut.

b.    Selain itu surat-surat masuk tidak jauh kepada yang tidak berhak, sehingga akhirnya tidak diketahui dimana adanya, oleh karena itu kehilangan komunikasi yang berharga.

c.     Agar surat masuk dapat diketahui maksud dan persoalannya, sehingga masalah yang harus dikelola berjalan sebagaimana mestinya. Frekuensi komunikasi dan persoalan apa raja yang sudah digarap serta yang belum selesai digarap.

d.    Agar setiap penggunaan cap dapat dikendalikan dengan balk dan seksama, maka penyimpanan dan pemegang cap kantor harus diserahkan kepada seseorang yang benar-benar tinggi disiplin kantornya sehingga dapat dipertanggungjawabkan keamanannya, disamping itu tidak setiap orang boleh menggunakan cap kantor.

         

          Tugas dan Tanggung Jawab Penata Arsip

          Tanggung jawab seorang penata arsip sangatlah penting sekali, karena suatu kantor hanya tergantung pada arsip-arsip yang disimpan itu. Dan tanggungjawabnya menurut MN. Maulana adalah sebagai berikut

1.         Menerima konsep surat dari pimpinan atau pemegang kebijaksanaan kantor atau lembaga. Balk secara luas atau tidak luas.

2.         Mengatur pekerjaan petugas dan mengendalikan serta pengawasan menurut keahliannya atau pengawasan teknis.

3.         Memeriksa dan meneliti semua korespondensi kata demi kata, kalimat demi kalimat dan konsep sebeium diketik.

4.         Meneliti semua tanda koreksi surat konsep bila ada. Apakah ada perubahan atau pengaturan dan penambahan kata atau kalimat dalam konsep.

5.         Memeriksa keberhasilan dan kerapihan ketikan sesuai dengan pola surat dan korespondensinya.

6.         Memeriksa jumlah rangkap surat ketikan dari jurutik. Apakah tak ada kesalahan memasang karbon.

7.         Menyampaikan kepada konseptor setelah selesai diketik dan diperiksa untuk ditandatangani oleh yang berwenang lalu diberi cap.

8.         Memegang teguh rahasia surat-surat yang hanya dirahasiakan dan pelihara kepercayaan ini.

9.         Mengatur dan mengawasi semua alat kantor dalam bagiannya.

10.     Bertanggung jawab kelancaran, ketertiban disiplin kerja para petugasnya.

11.     Membuat statistik dan laporan periodik mengenai kegiatan bagiannya dan nnengenai alat-alat kantor.

12.     Memelihara kerja sama yang balk dan bagian Iainnya atau perorangan dalam arti yang luas.³

B.      Masalah Penyimpanan

          Penyimpanan Arsip adalah cara penyimpanan warkat (arsip dinamis) agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan, dan penemuan warkat (arsip dinamis) yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat, biiamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.

          Penyimpanan Arsip pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata tangkap (caption) dari warkat (arsip dinamis) yang disimpan, balk berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu

          Penyimpanan arsip dinamis aktif id yang biasa diguna adalah

a.    Penyimpanan dengan abjad (huruf )

       Metode ini penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad (kode huruf), artinya : petugas arsip dapat langsung mencari arsip yang diinginkan ke lokasi tempat penyimpanan arsip.

       Sistem ini cocok digunakan untuk mengelola arsip dinamis aktif yang penyimpanan, penemuan kembali berdasarkan :

       (1) nama diri ( nama orang )

arsipnya berdasarkan kode angka, misalnya : nomor nasabah, nomor pelanggan, nomor pegawai

Sistem nomor mengenal tiga metode :

a)     Penomoran berurutan

       Memberi kode arsip dengan berurutan. Nomor dapat diambil dari satu digit ( 0, 12, 3, dst ) atau dua digit ( 00, 10, 20, 30 dstnya ) atau tiga digit ( 000, 1000, 2000, 3000, dstnya)

Contoh :

10. Personalia

10.00 rekruitmen

10.01 lamaran kerja

10.02 Personal File

10.03 Kesejahteraan

10.03.00 Tunjangan

10.03.01 Jaminan Kesehatan

10.02.02 Bonus

b)     Penomoran tidak berurutan

                 Memberikan kode arsip dengan nomor tidak berurut atau acak Penomoran ini dibedakan menjadi :

                 b.1. Terminal Digit

                                    Metode penomoran jenis ini digunakan untuk nomor arsip yang Iebih dari lima digit, hal ini digunakan agar terhindar kesalahan pengarsipan, karena keterbatasan manusia, sering terjadi kekeliruan dalam mengingat nomor yang hampir sama, missal : nomor 12.34.56, dapat keliru dengan nomor 12.34.65 dan sebagainya.

                 Untuk itu perlu di adakan pengelompokan untuk tiap nomor, misal 12.34.56

-    angka 56 kode lad ( dua digit dari belakang)

-    angka 34 kode guide ( dua digit ditengah)

-    angka 12 kode folder ( dua digit pertama )

          b.2  Middle Digit

                 Metode ini merupakan modifikasi dari terminal digit, perbedaannya adalah penentuan nomor lad diambil dari tengah, nomor guide adalah dua digit didepan dan nomor folder dua digit dibelakang Contoh : nomor arsip : 12.34.56

-       angka 34 adalah kode lad

-       angka 12 adalah kode guide

-       angka 56 adalah kode folder

          b.3. Nomor berlompat-lompat

                 Adalah cara penyimpanan arsip yang tidak berurutan, berlompat-lompat biasanya ada jarak untuk tiap nomor. Digunakan untuk file yang banyak jumlahnya, cara ini dapat untuk mengantisipasi bertambah banyaknya arsip.

                 b.3.1.     Kode Blok

                               adalah penyimpanan dengan nomor berjarak dan digunakan pada kategori tertentu, tiap-tiap devisi, bagian, unit diberi nomor tertentu.

                               Contoh :

Nomor 100 — 149 untuk bagian pembukuan

Nomor 150 — 199 untuk bagian pembelian

Nomor 200 — 249 untuk bagian personalia

Nomor 250 — 299 untuk urusan dalam

Nomor 300 — 349 untuk bagian hubungan masyarakat

                 13.3.2. Kode Kelompok

                               adalah metode penyimpanan dengan cars membentuk kesatuan kode yang digunakan untuk bagian utama dan sub - sub bagiannya.

Contoh

1000 perlengkapan

1100 perlengkapan kantor

1110 furniture

1111 meja, kursi

1112 almari

1120 mesin kantor

1121 komputer

1122 fotocopy, dst

          c.3  Desimal

                 Metode ini berasal dari Dewey Decimal Classification (DDC) dalam perpustakaan, yang membagi 10 kelas utama

000 Umum

100 Filsafat

200 Agama

300 Ilmu Sosial

400 Bahasa

500 Ilmu Murni

600 Ilmu Terapan

700 Kesenian

800 Kesusasteraan

900 Sejarah dan Ilmu Bumi

c.         Penyimpanan kombinasi abjad-angka

          Adalah metode penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggunakan kode gabungan abjad dan angka. Kode abjad menunjukkan seri arsip (Kategori/subyek). Kode angka pertama menunjukkan berkas/file (sub kategori/sub subyek ), dan kode angka kedua menunjukkan item ( sub sub kategori/subyek )

d.        Penyimpanan Kronologis

          Adalah metode penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan system kronologi, disesuaikan dengan tanggal, bulan dan tahun arsip tersebut diciptakan.

          Contoh :

          Arsip-arsip yang terkait dengan transaksi ( kwitansi pembelian/ penjualan ) penyimpanannya berdasarkan tanggal, bulan dan tahun

II.       Peralatan Penyimpanan Arsip Dinamis

          A.   Dengan Menggunakan Lad Filling Cabinet

                 Perlengkapan perlengkapan yang digunakan untuk tempat penyimpanan surat adalah :

                 -      Laci filling cabinet

                 -      Lembar guide

-      Lembar map (folder)

          B.   Dengan Menggunakan Lemari / Rak

                 Perlengkapan perlengkapan yang digunakan untuk tempat penyimpanan

                 surat adalah :

-      Lemari / rak

-      Ordner

-      Kertas karton

III.      Sarana dan Peralatan

          Peralatan yang diperlukan dalam penyimpanan arsip dinamis antara lain :

1.   Folder (Map) adalah alat yang digunakan untuk menempatkan berkas-berkas (lembar-lembar surat) sesuai dengan masalahnya.

2.   Guide (Penunjuk) adalah alat untuk menunjukkan kumpulan permasalahan dan sekaligus penyekat antara folder.

3.   Filing cabinet adalah alat untuk menyimpan folder yang berisi berkas-berkas.

4.   Tab adalah bagian yang menonjol pada folder dan guide untuk mencantumkan kode dan masalah.

5.   Box (kotak) adalah alat yang digunakan untuk menyimpan berkas arsip in-aktif.

6.   Rak arsip adalah alat untuk menyimpan kotak yang berisi berkas arsip in-aktif.

7.   Lemari katalog adalah alat untuk menyimpan kartu, lembar pengantar, lembar peminjaman.

IV.     Langkah Penyimpanan Arsip Dinamis

          Agar Penyelenggaraan penyimpanan surat dapat dilakukan dengan lancar perlu diambil langkah-langkah sebagai berikut :

1.    Membaca surat

       Maksudnya agar dapat diketahui persoalan surat itu.

2.    Memberi kode

       Caranya : jika persoalan surat itu tentang olahraga perihal gerak jalan perorangan, maka petugas harus melihat daftar kiasifikasi subyek terlebih dahulu.

3.    Mencatat surat

4.    Menyimpan surat

a.    Dengan menggunakan laci filing cabinet

b.    Dengan menggunakan lemari / rak

5.    Menyimpan kartu

       Kartu disimpan pada lemari katalog dan disusun menurut daftar kiasifikasi.

C.      Masalah Pemusnahan / Penyusutan Arsip

          Penyusutan arsip merupakan kegiatan akhir dari seluruh proses kegiatan kearsipan. Kegiatan ini merupakan upaya untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta.

          Selama organisasi melaksanakan fungsinya, setama itu pula arsip akan senantiasa tercipta. Arsip tercipta seirama dengan adanya kegiatan dalam rangka pelaksanaan fungsi organisasi, sehingga setiap saat arsip akan meningkat jumlahnya.

          Apabila arsip terus meningkat dan tidak ada usaha untuk penyusutan/ pemusnahan terhadap arsip-arsip yang sudah menurun frekuensi penggunaannya atau nilai gunanya, maka akan ada problema terhadap penyimpanan, dan penemuan kembali arsip-arsip yang diperlukan.

          Secara keseluruhan tujuan penyusutan arsip adalah

-        mendapatkan penghematan dan efisiensi;

-        pendayagunaan arsip aktif dan inaktif;

-        memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih

-        diperlukan dan bernilai guna tinggi;

-        penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi;

         

          Penyusutan itu sendiri berarti pemindahan arsip dengan cara :

1.      Memindahkan arsip inaktif dari unit kerja ke unit arsip.

2.      Memusnahkan arsip yang tidak bemilai guna berdasarkan peraturan yang berlaku.

3.      Menyerahkan arsip stabs ke Arsip Nasional Republik Indonesia.

Dengan adanya program penyusutan arsip memungkinkan setiap organisasi menyingkirkan semua arsip yang tidak layak untuk dipelihara.

Arsip ditinjau dari kegunaannya terbagi menjadi 2 jenis arsip, yaitu :

a.       arsip sementara, adalah arsip yang akan dimusnahkan, jika kegunaannya bagi manajemen sudah selesai.

b.      arsip permanen, adalah arsip yang akan dipertahankan kelangsungan hidupnya setelah kegunaannya bagi manajemen sudah selesai.

          Biasanya arsip-arsip permanen jumlahnya tidak lebih dari 10% dari jumlah arsip-arsip yang diciptakan.

          Dalam rangka penyusutan arsip akan tercapai jika setiap organisasi memiliki program dan rencana pengurangan arsip. Program tersebut dapat dilaksanakan bilamana organisasi yang bersangkutan dalam hal ini Kementerian sudah mempunyai pedoman jangka penyimpanan arsip yang biasa disebut dengan Jadwal Retensi Arsip (3RA).

          Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi tentang kebijaksanaan jangka penyimpanan arsip dan penetapan simpan permanen dan musnah.

          Pada Jadwal Retensi arsip akan terkandung unsur-unsur :

a.       Subyek (pokok soal) yang merupakan gambaran dan seturuh seri berkas yang dimiliki oleh organisasi.

b.      Jangka waktu simpan / usia arsip balk aktif maupun in aktif.

c.       Penetapan simpan permanen dan musnah.

Jadwal Retensi Arsip diperlukan sebagai pedoman untuk penyelenggaraan penyusutan arsip, yang sekaligus sebagai sarana pengendalian arsip yang tercipta. Pada umumnya tidak berlangsung untuk selama-Iamanya, banyak diantaranya yang hanya disimpan dalam waktu tertentu saja.

          Penyimpanan suatu arsip dinamis yang pertama-tama harus dilakukan ialah menggolong-golongkan semua warkat dari sesuatu organisasi dalam kelas tertentu menurut urutan pentingnya.

          Penggolongan yang banyak dipakai ada 3 tingkat yaitu :

1)    Warkat Penting

       Surat-surat yang nnempunyai kegunaan besar, yang membantu kelancaran suatu intansi, warkat-warkat mill biasanya harus disimpan untuk jangka waktu yang cukup lama sesuai dengan kepentingannya.

                 Contoh :

                 -      Sewa gedung yang Iamanya 10 tahun harus disimpan sekurang-kurangnya selama jangka waktu itu berakhir.

          2)    Warkat Berguna

                 Surat-surat yang nilai kegunaannya bersifat sementara mudah diganti, dapat dipergunakan kembali. Warkat ini secara berkala dan teratur dapat dipindahkan ketempat penyimpanan khusus.

                 Contoh :

a.     Pengumuman-pengumuman

b.     Surat-surat biasa

          3)    Warkat Tidak Penting

                 Surat-surat yang habis kegunaannya setelah selesai dibaca atau surat pemberitahuan yang isinya singkat dan menyangkut masalah kearsipan. Warkat yang habis kegunaannya setelah selesai dibaca dapat dimusnahkan. Contoh :

a.         Undangan Rapat

b.         Nota-nota dengan tulisan pensil

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

         

Berdasarkan data-data yang disajikan pada bab-bab sebelumnya, dapatiah penulis memberikan beberapa kesimpulan yaitu :

A.      Kesimpulan

          Pengelolaan Arsip Dinamis di Kementerian sampai saat ini belum tertib, sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, hal ini disebabkan karena :

1.  Sumber Daya Manusia yang betul-betul menguasai sistem administrasi kearsipan masih kurang, tidak sesuai jumlah tenaga dengan volume arsip yang dihasilkan.

2.  Sistem penyimpanan arsip/penyimpangannya masih mengikuti selera pimpinan. Belum sesuai dengan kaidah penyimpanan arsip.

3.  Sistem pemusnahan arsip atau penyerahan ke lembaga kearsipan atau Arsip Nasional RI, belum dilaksanakan secara kontinu, agar tercapai efisiensi.

          Pengawasan terhadap kearsipan di kantor di lingkungan Kementerian belum memenuhi peraturan yang ditetapkan.

B.      Saran

1.        Sumber Daya Manusia, perlu ditambah untuk menangani arsip, dimana volume arsip cukup banyak setiap bulannya, dari sumber daya manusia juga periu di tingkatkan kemampuan individunya, sehingga mempunyai keterampilan khusus, yang akhirnya akan menjadi profesional dan perlu adanya jabatan fungsional arsiparis.

2.        Sarana penyimpanan yang ada scat ini, masih kurang, perlu ditambah sesuai dengan volume arsip yang ada. Apabila dalam tahun ini belum dapat dipenuhi, mudah-mudahan untuk tahun anggaran yang akan datang dapat diprogramkan.

Untuk pemusnahan arsip, masih perlu ditambah peralatan pemusnahan, seperti alat penghancur kertas (Disposal).

DAFTAR PUSTAKA

1.    Prof. Dr. Basir Barthos, Manajemen Kearsipan, edisi revisi, Tarsito, 2007;

2.    Drs. Thomas Wiyasa Bratawidjaja, Surat Bisnis Modern, LPPM, 1992;

3.    Manutlang, SE, Manajemen Partisipatif, Pusat Produktifitas Nasional, 1990;

4.    H.A. Simon, Public Administration, Tarsito, 1980;

5.    Drs. Sutarno, Sekretaris dan Tatawarkat, UGM, 1990;

6.    Leonard D. White, Introduction to the Study of Public Administration, Principles of Management, 1980;

7.    M.N. Maulana, Administrasi Kearsipan, Tarsito, 1979;

8.    The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (edisi revisi) Principles of Management, 2007

9.    Drs. Soewarno Handayaningrat, Study Ilmu Administrasi dan Manajemen, Pusat Produktivitas Nasional, 1990:

10. Prof. Pariudi Atmosudirdio. Kesekretariatan dan Administrasi Perkantoran;

11. William H. Newman. Administrative Action. Oraanization or inaustrv. 198u: Administrasi DerKantoran. L1-11\1. tanun

16. Peneetanuan Perkantoran .     tanun 15 25:

14. ivianaiemen Harninistrasi verkantoran ivioaern. tsaari ivunik SUKOSO. St tanun LUUb. venereal trtangea - JaKarra

DOKUMEN

1.    Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang ketentuan kearsipan;

2.    Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip;

3.    Keputusan Menpan No. 36 tahun 1990 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis; dan direvisi dengan Keputusan menteri pendayagunaan Aparatur Negara No. 09/M.PAN/111/2007

4.    Peraturan Menteri Perumahan Rakyat Nomor 21 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Keria Kementerian Perumahan Rakyat

5.    Peraturan Menteri Perumahan Rakyat No. 06 tahun 2010 tentang Tata Kearsipan

6.    Peraturan Menteri Negara perumahan Rakyat No. 07 tahun 2010 tentang pola Klasifikasi Arsip

7.    Peraturan Menteri Perumahan Rakyat No. 08 tentang Tata Naskah Dinas.

---

[1] Drs. Thomas Wiyasa Bratawidjaja, Surat Bisnis Modern, 1982, hal 161

[2] Drs. Basir Barthos, Manajemen Kearsipan, 1989, hal 1.

[3] The Liang Gie, Administrasi Perkantoran, tahun 1997, P. 62.

[4] Drs. Soewamo Handayaningrat, Pengantar studi ilmu administrasi dan rnanajemen, 1980, p.3.

[5] Leonard D. White, Introduction to the study of Public Administration, p.10

[6] H.A. Simon, Public Administration, p.3

[7] William H Newman, Administrative Action, p.3.

[8] The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Nur Cahaya, 1976;

[9] sda

[10] Prof. Prajudi Atrnosudirdjo, Kesekretariatan dan Aduninistrasi Perkantoran, hal. 179

[11] The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta : Nur Cayaha, 1976

[12] The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Cetakan ke 7, (Yogyakarta : Nur Cahaya, 1976, P.30

Tweet

Jangan sampai ketinggalan postingan-postingan terbaik dari KABAR WICTWICKY . Berlangganan melalui email sekarang juga:

Atau sobat juga bisa follow KABAR WICTWICKY dengan mengklik tombol di bawah ini:

Artikel keren lainnya:

Ditulis oleh Unknown pada tanggal Friday 7 October 2016