Contoh KKP Analisa Sistem Infromasi Penggajian Karyawan Pada PT. Gunung Kelud Sakti

BAB I

PENDAHULUAN

 

1.1.          Umum

            Masuknya sistem teknologi informasi ke Indonesia merupakan era baru dalam dunia komputerisasi. Seiring dengan kemajuan dan perkembangan teknologi, sistem komputerisasi tak dapat dihindarkan lagi. Penggunaan komputer diefisiensikan dalam berbagai aspek kehidupan, baik dalam dunia bisnis maupun dunia pendidikan, dimana dalam penggunaan komputer tersebut dapat meningkatkan produktifitas dalam waktu dan tenaga kerja.

            Pengembangan komputer di era sekarang banyak sekali kita rasakan manfaat dan keuntungan nya, karena kecanggihan komputer dalam menghitung khususnya untuk memproses data yang sangat banyak dan rumit. Manfaat komputer sudah tidak kita rugikan lagi karena dengan adanya komputer kita dapat melakukan pekerjaan dengan mudah dan cepat. Namun dalam perkembangan dan kemajuan komputer pasti ada dampak positif dan dampak negatif pada dunia informasi. Dampak positif dari adanya komputer yaitu proses data dan informasi menjadi tulang punggung dan dapat dilakukan dengan cepat, akurat dan tepat waktu, sedangkan dampak negatifnya adalah timbulnya kejahatan dan penyelewengan dari pengguna komputer tersebut. Akan tetapi terlepas dari semua itu bahwa kemajuan teknologi dapat mendukung pengolahan informasi menjadi alat pemicu persaingan dunia bisnis dan ekonomi yang semakin baik.

PT. Gunung Kelud Sakti adalah perusahaan yang berdiri dibidang kontraktor, dan juga memperkerjakan cukup banyak karyawan, sedangkan sistem penggajian karyawan yang digunakan masih secara manual. Dan dalam bidang keuangan suatu sistem yang digunakan haruslah tepat karena guna menghindari kesalahan pencatatan / merekap gaji. Untuk itu maka diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi dalam rangka memberikan informasi kepada para karyawan dan pihak lainnya secara tepat cepat dan akurat, berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk menganalisis Sistem Penggajian pada PT. Gunung Kelud Sakti Sehubungan dengan itu maka penulis akan mengambil judul  “Analisa Sistem Infromasi Penggajian Karyawan Pada PT. Gunung Kelud Sakti “.

1.2.            Maksud dan Tujuan

Maksud penulisan tugas Kuliah Kerja Praktek ini adalah :

1.                  Mengimplementasikan ilmu yang penulis peroleh selama mengikuti kuliah yang dipraktekan di Kuliah Kerja Praktek.

2.                  Mengetahui cara kerja sistem penggajian karyawan pada PT. Gunung Kelud Sakti.

3.                  Merancang dan menerapkan sistem penggajian (Payroll) yang terkomputerisasi sebagai solusi terhadap masalah yang dihadapi oleh PT. Gunung Kelud Sakti.

4.                  Membantu meningkatkan efisiensi dan efektifitas sistem kerja yang baik pada perusahaan.

Sedangkan tujuan dalam penulisan tugas Kuliah Kerja Praktek ini adalah  untuk memenuhi salah satu syarat tugas kuliah Diploma Tiga (D-III) Jurusan Komputerisasi Akuntansi pada Akademik Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI).

1.3.            Metode Penelitian

Untuk memperoleh data atau informasi yang diperlukan dalam penulisan tugas Kuliah Kerja Praktek ini, penulis menggunakan beberapa metode yang penulis gunakan, yaitu :

1.        Metode pengamatan ( Observation )

Penulis mengamati secara langsung terhadap kegiatan-kegiatan yang dilakukan di PT. Gunung Kelud Sakti agar dapat mengetahui setiap proses yang dikerjakan oleh para karyawan.

2.        Wawancara ( Interview )

Secara langsung berinterasi dan melakukan Tanya jawab dengan pihak-pihak PT. Gunung Kelud Sakti yang berhubungan langsung dengan masalah yang diteliti.

3.        Studi Pustaka ( Library Research )

Penulis mengumpulkan data dari buku-buku yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas.

1.4.            Ruang Lingkup

Dalam penulisan tugas Kuliah Kerja Praktek ini, penulis hanya membahas tentang sistem penggajian yang cukup luas ini dan agar makalah ini mencapai sasaran maka ruang lingkup pembahasan dimulai dari proses rekap absen, proses perhitungan gaji, proses pembayaran gaji, proses pembuatan laporan.

1.5.            Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan merupakan uraian tentang susunan dari penulisan itu sendiri yang dibuat secara teratur dan terperinci, sehingga memberikan gambaran secara menyeluruh. Adapun sistematika penulisan Tugas Kuliah Kerja Praktek ini terdiri dari lima bab, yaitu :

BAB I :     PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis membahas tentang latar belakang, maksud dan tujuan penulisan, metode riset dalam memperoleh data atau informasi, ruang lingkup dan sistematika penulisan yang dibahas dalam bab demi bab.

BAB II :    LANDASAN TEORI

Bab ini penulis juga mengemukakan uraian secara teoritis mengenai pengertian informasi, sistem akuntansi, dan peralatan pendukung ( Tools System ) yang penulis gunakan dapa penerapan sistem berjalan seperti Diagram Alir Data (DAD), normalisasi dan kamus data dalam proses berjalannya sistem pengkodean.

BAB III :   ANALISA SISTEM BERJALAN

Bab ini penulis menerangkan tentang uraian umum, tinjauan perusahaan yang meliputi sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem berjalan, diagram alir data (DAD) sistem berjalan, kamus data sistem berjalan, spesifikasi sistem berjalan yang terdiri dari bentuk dokumen masukan dan bentuk dokumen keluaran, permasalahan pokok dan alternatife pemecahan masalah.

BAB V :   PENUTUP

Pada bab ini merupakan bab terakhir yang berisi tentang kesimpulan serta saran beserta koreksi dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1.            Konsep Dasar Sistem

            Sistem saat ini banyak digunakan, banyak orang yang membicarakan tentang sistem. Baik perbankan, sistem pemasaran, sistem pembelian dan lainnya. Sistem sangat penting bagi manajemen pada semua tingkatan tertentu sistem informasi guna mendukung di dalam pengambilan keputusan.

Mempelajari suatu sistem akan lebih mengetahui bila mengetahui dahulu apakah suatu sistem itu. Untuk lebih memahami pengertian sistem, sistem informasi akuntansi, maka kami akan menambahkan definisi tentang hal tersebut diatas.

2.1.1.      Pengertian Sistem

Menurut Jogianto (2005:2) menjelaskan bahwa : ‘‘Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

Sedangkan menurut Al Bahar (2005:3) menjelaskan bahwa : ‘‘ Sistem adalah kumpulan dari komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem”.

Berdasarkan dua definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok unsure atau elemen-elemen yang erat hubungannya antara satu dengan yang lainnya dan saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2.1.2.      Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat  tertentu, yaitu :

1.      Komponen Sistem ( Components )

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi  artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan, komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2.      Batas Sistem ( Boudary )

Batasan sistem ( Boudary ) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satuan kesatuan.

3.      Lingkungan Luar Sistem ( Environment )

Lingkungan luar ( Environment ) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

4.      Penghubung Sistem ( Interface )

Penghubung ( Interface ) merupakan media penghubung dari satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem yang lainnya.

5.      Masukan Sistem ( Input )

Masukan ( Input ) adalah energy yang dimasuk kedalam subsistem

6.      Keluaran Sistem ( Output )

Keluaran ( Output ) adalah hasil dari energy yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembangunan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

7.      Pengolahan Sistem ( Process )

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan masukan menjadi keluaran, sebagai contoh sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh manajemen.

8.      Sasaran Sistem ( Objective )

Yaitu segala sesuatu yang harus dicapai dalam pelaksanaan sebuah sistem. Sasaran sangat mene ntukan suatu kebutuhan akan masuk dan keluaran yang diharapkan. Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti juga bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

2.1.3.      Klafisikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :

1.             Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstrak system) dan sistem fisik  (physical system).

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

2.             Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem bantuan manusia (human made system).

Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sedangkan sistem buatan manusi adalah sistem yang dirancang oleh manusia.

3.             Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system).

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Contoh sistem komputer. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena dapat mengandung unsur probabilitas.

4.             Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).

Sistem yang tidak terhubung dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah (relatively closed system) sistem relative tertutup, tapi tidak benar-benar tertutup. Sedangkan sistem terbuka sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya melalui arus sumber daya.

2.1.4.      Daur Hidup Sistem

Siklus hidup sistem adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. Pembangunan sistem hanyalah salah satu dari rangkaian daur hidup suatu sistem dan dan merupakan aspek yang sangat penting. Terhadap beberapa fase atau tahapan dari daur hidup sistem, antara lain :

1.      Mengenali  Adanya Kebutuhan

Sebelum segala sesuatu terjadi, timbul suatu kebutuhan atau masalah yang harus  dapat dikenali sebagaimana adanya. Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil perkembangan dari organisasi dan volume yang mengikat melebihi kapasitas dari     sistem yang ada.

2.             Pembangunan Sistem

Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisa kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut.

3.             Pemasangan Sistem

Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting pula dalam daur hidup sistem, dimana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap oprasional terjadi pemasangan sistem yang sebenarnya, yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem.

4.             Pengoperasian Sistem

Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang membentuk suatu sistem informasi adanya semua bersifat statis, sedangkan organisasi-organisasi yang ditunjang dengan sistem informasi tadi akan selalu mengalami perubahan-perubahan dan itu dapat disebabkan oleh pertumbuhan kegiatan bisnis, perubahan aturan dan kebijaksanaan ataupun kemajuan teknologi. Untuk mengatasi perubahan-perubahan tersebut, maka sistem harus diperbaharui.

5.             Sistem Menjadi Usang

Kadang-kadang perubahan yang terjadi begitu drastis, sehingga tidak dapat diatasi hanya dengan melakukan perbaikan-perbaikan pada sistem yang berjalan. Tibalah saatnya dimana secara ekonomis dan teknis sistem yang ada sudah tidak layak lagi untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya.

2.1.5.      Pengertian Informasi

Menurut Al Bahar (2005:8) menjelaskan bahwa : “ Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti  dan berguna bagi penerimanya untuk mengambil keputusan masa kini atau masa yang akan datang”.

Sedangkan menurut Jogianto (2005:8) menjelaskan bahwa : “Informasi adalah data yang diolah lebih berarti bagi yang menerimanya”,. Oleh karena itu kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal yaitu akurat (bebas dari kesalahan dan tidak menyesatkan), tetapi pada waktunya (Informasi datang kepada penerima tidak terlambat)  dan relevan (Informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pemakai).

Berdasarkan kedua definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk data yang lebih berguna dan di interprestasikan untuk digunakan dalam mengambil keputusan.

2.1.6.      Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi didefinisikan oleh Robert S. Leitch K. Roscoe Davis dalam Jogianto (2005:11) sebagai berikut : “ Sistem informasi adalah sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen-komponen, yaitu :

1.      Blok Masukan (Input Block)

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2.      Blok Model (Model Block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3.             Blok Keluaran (Output Block)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4.             Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5.             Blok Basis Data (Database Block)

Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6.             Blok Kendali (Control Block)

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, temperature, api, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan dan yang lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung diatasi.

2.1.7.      Sistem Informasi Akuntansi

Dalam melaksanakan dan mengelola perusahaan seorang pemimpin harus mengambil keputusan yang tepat diantara alternatif yang akan diproses. Dalam pengambilan keputusan manajemen membutuhkan informasi yang handal mengenai apa yang akan terjadi didalam perusahan. Informasi tersebut dapat dipenuhi dengan adanya sistem informasi akuntansi yang telah dirancang dan direncanakan dengan baik sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Sistem informasi akuntansi menurut Azhar Susanto (2008:72), “Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan (integrasi) dari subsistem atau komponen baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan dan bekerja sama satu sma lain secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan”.

Sedangkan Jogianto (2005:18) mengemukakan bahwa  “Sistem informasi akuntansi adalah suatu kesatuan informasi atau suatu komponen didalam suatu organisasi yang mengolah transaksi keuangan untuk menyediakan informasi scorekeeping, attention directing, dan decision-making kepada pemakai informasi”.

Dari beberapa definisi yang diberikan dapat diambil kesimpulan bahwa data yang diolah oleh sistem informasi akuntansi adalah yang bersifat keuangan. Sistem informasi yang terbatas pada pengolahan data yang bersifat keuangan saja, sehingga informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi hanya informasi keuangan saja.

Menurut Azhar Susanto (2008:8-11), tujuan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut :

1.            Mendukung aktivitas perusahaan sehari-hari.

2.            Mendukung proses pengambilan keputusan.

3.            Membantu pengolahan perusahaan dalam memenuhi tanggung jawabnya kepada pihak eksternal.

4.            Mengumpulkan data memasukan data transaksi ke dalam sistem informasi akuntansi.

5.            Mengolah data transaksi.

6.            Menyimpan data untuk tujuan dimasa mendatang.

7.            Memberi pemakai atau pemberi keputusan (manajemen) informasi yang mereka perlukan.

8.            Mengontrol semua proses yang terjadi.

2.1.8.      Pengertian Gaji

Pada dasarnya seseorang yang bekerja pada suatu perusahaan adalah untuk mendapatkan gaji yang adil dan layak, agar dapat mencukupi biaya kehidupan bersama keluarganya. Karyawan memerlukan adanya uang sebagai wujud dari gaji atau upah yang diterimanya. Pengertian gaji menurut Mulyadi (2008:373) adalah “Pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan administrasi atau yang mempunyai jenjang jabatan manager yang pada umumnya dibayarkan tetap perbulan”

Bagi pemilik perusahaan, gaji digunakan untuk kebutuhan perusahaan dalam menjalani aktifitasnya, sehingga tujuan perusahaan dapat terlaksana dengan baik

Jurnal pengeluaran kas pada saat pembayaran gaji :

            Biaya Gaji       XXXXX

                        Kas                      XXXXX

2.1.9.      Sistem Akuntansi Penggajian

Untuk mengatasi adanya kesulitan dan penyimpanan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian. Sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.

Menurut Mardi (2011:107) sistem penggajian merupakan “Salah satu aplikasi pada sistem informasi akuntansi yang terus mengalami proses dalam bentuk batch (bertahap), disebut proses secara bertahap karena daftar gaji dibayarkan atau dibuat secara periodic”.

            Catatan-catatan akuntansi yang digunakan dala pencatatan penggajian adalah :

1.      Jurnal umum, digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja kedalam setiap departemen perusahaan.

2.      Kartu harga pokok produk, digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tersebut.

3.      Kartu biaya, digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga non produk disetiap bagian.

4.      Kartu penghasilan karyawan, digunakan untuk mencatat penghasilan sebagai potongan yang diterima setiap karyawan.

2.2.      Peralatan Pendukung ( Tool System ) 

Peralatan pendukung (tool system) merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem dengan menggunakan symbol-simbol lambang dan diagram. Adapun peralatan pendukung untuk merancang model sistem, terdiri dari :

2.2.1.  Diagram Alir Data

Definisi Data Flow Diagram menurut jogianto (2005:700). Data Flow  Diagram digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Data Flow Diagram  merupakan alat yang digunakan metodologi pengembangan sistem yang terstruktur.

  Beberapa symbol yang digunakan di DFD (Data Flow Diagram) adalah sebagai berikut :

1.        Kesatuan Luar

        Keluaran luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar  sistem yang dapat bebrupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output  dari sistem.

2.        Arus Data

Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk arah dari proses sistem. Data Flow  ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi dari satu bagian ke bagian lainnya. Data Flow ini mengalir diantara proses (process), simpanan data ( Data Store ) dan kesatuan luar (external entity). Selain menunjukan arah alir data, arus data ini perlu diberikan nama sesuai dengan data atau informasi yang dimaksud.

3.        Proses

Proses digambarkan dengan bujur sangkar dengan sudut membulat digunakan untuk menunjukan adanya suatu perubahan didalam transformasi. Proses-proses tersebut selalu menunjukan perubahan atau perubahan data. Jadi aliran data yang meninggalkan suatu proses selalu diberi label yang berbeda dari aliran data yang merusak.

4.        Simpanan Data

Penyimpanan data digambarkan dengan bujur sangkar dengan ujung terbuka, yang menunjukan penyimpanan data. Simpanan data menunjukan tempat penyimpanan data-data yang memungkinkan penambahan dan perolehan data.

            Adapun bentuk aturan main dalam penggunaan diagram alir data untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut :

1.         Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara external entity dan external entity secara langsung.

2.        Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara data store yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung.

3.        Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara data store dengan exsternal entity secara langsung.

4.        Setiap proses ada data flow yang masuk dan data flow yang keluar.

Langkah-langkah dalam membuat diagram alir dayta terbagi menjadi tiga bagian diantaranya :

1.        Diagram Konteks

Diagram konteks adalah yang Detail menggambarkan proses suatu sistem secara garis besar atau secara umum.

2.         Diagram Nol

Diagram yang dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks yang penjabarannya secara terperinci.

3.        Diagram Detail

Diagram yang dibuat untuk menggambarkan arus data atau sistem secara terperinci dan mendetail dari tahapan proses pada diagram nol.

2.2.2.   Kamus Data

            Kamus data adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang digunakan sebagai refensi kehidupan setiap hari. Kamus data merupakan hasil referensi data mengenai data (maksimal, metadata), suautu data data yang disusun oleh penganalisis sistem yang membimbing mereka selama melakukan analisa dan desain. Sebagai suatu dokumen, kamus data mengumpulkan dan mengkoordinasi istilah-istilah data tertentu, dan menjelaskan apa arti dari setiap istilah  yang ada. Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih dari tentang DAD yang mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu juga untuk menghindari penggunaan kata-kata yang sama, karena itu kamus data disusun secara abjad.

            Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat. Maka kamus data harus memuat hal-hak berikut :

1.                  Nama Arus Data

Kamus data dibuat berdasararkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari arus data juga harus dicatat dikamus data, sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah dikamus data.

2.                  Alias

Alias atau nama lain dari data dapat ditulis bila nama lain ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya.

3.                  Bentuk Data

Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetak komputer, laporan terarah, tampilan layar dimonitor, variable dan parameter dan parameter dan field-field adalah bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat dikamus data.

4.                  Arus Data

Arus data menunjukan dari nama data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat dikamus data supaya memudahkan mencari arus data ini di DAD.

5.                  Penjelasan

Untuk menjelaskan lagi tentang makna dari arus data yang dicatat dari kamus data, maka bagi penjelsan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

6.                  Periode

Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu dicatat dikamus data karena dapat digunakan untuk mendefinisikan kapan input dan harus dimasukan kedalam sistem, kapan proses program harus dilakukan, dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

7.                  Volume

Volume yang dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu, sedangkan volume puncak merupakan volume yang terbanyak.

8.                  Struktur Data

Struktur data menunjukan yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen data. Selain hal-hal diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti actual maka symbol yang dijelaskan, yang disebut “notasi”. Dimana notasi kamus data lebih mudah menjelaskan datanya dibandingkan dengan narasi. Notasi atau symbol yang digunakan ada dua macam yaitu :

a.       Notasi Tipe Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data. Notasi ini umumnya digunakan adalah sebagai berikut :

Tabel II.1. Notasi Tipe Data

Notasi	Arti
X	Setiap karakter
9	Angka numeric
A	Angka alphabet
Z	Angka nol ditampilkan sebagai notasi kosong
.	Sebagai pemisah ribuan
,	Koma sebagai tanda penghubung
~	Hypen sebagai tanda penghubung
/	Slash sebagai tanda spasi

Sumber : Kendall (2010:344)

b.      Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data yang umum digunakan adalah sebagai berikut :

Tabel II.2. Notasi Struktur Data

Notasi	Arti
=	Terdiri dari
+	Dan
( )	Menunjukan suatu elemen yang bersifat pilihan
{ }	Menunjukan elemen-elemen repitif
[ ]	Menunjukan salah satu dari dua situasi tertentu

Sumber : Kendall (2010:338)

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1.         Umum

            Dalam era globalisasi ini kebutuhan akan teknologi sangat dibutuhkan terutama untuk membantu dalam menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi pada suatu instansi pemerintah maupun instansi swasta. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut dibutuhkan sarana atau alat yang membantu  memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Bila dalam suatu perusahaan informasi tersebut berhenti atau terlampat, maka sistem perusahaan akan menjadi tidak seimbang. Contohnya adalah sistem penjualan karena erat kaitannya dengan perhitungan dan juga informasi yang beranekaragam yang harus tepat pada waktunya. Untuk perusahaan pun perlu adanya tenaga yang ahli dan alat pengolahan data seperti komputer.

            Dengan masih adanya sistem penggajian karyawan pada PT.Gunung Kelud Sakti yang menggunakan cara manual, mulai dari absen karyawan sampai pada perhitungan gaji karyawan oleh bagian keuangan, masih terdapat banyak selahan yang terjadi, antara lain membutuhkan banyak waktu dantenaga bila kita membutuhkan dokumen, ada nya data yang terselip karena kurang terjaminnya. Keamanan data sehingga butuh media penyimpanan yang cukup besar untuk dokumen tersebut

            Dengan terjadinya masalah tersebut diatas, diperlukan sarana yang dapat meringankan tugas seorang pemimpin, bagian keuangan dan personalia dalam menyelesaikan suatu masalah terutama  masalah pengolahan data gaji karyawan.

            Salah satu alternative yang dapat membantu menyelesaikan masalah terbayar.

3.2.         Tinjauan Perusahaan

Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di  PT. Gunung Kelud Sakti  terdapat aturan yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang menggambarkan garis perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar. Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat penulis mengadakan Praktek Kerja Lapangan untuk pembuatan Kuliah Kerja Praktek ini, yaitu sebagai berikut:

3.2.1.   Sejarah Perusahaan

            PT. Gunung Kelud Sakti adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa kontraktor. Perusahaan ini berdiri pada tahun 2004 sampai dengan saat ini, walau usia perusahaan ini masih muda diantara perusahaan kontaktor yang lainnya kan tetapi perusahan telah berperan banyak dalam pengembangan telekomunikasi seluler diseluruh Indonesia dengan ikut mengembangkan sarana telekomunikasi lainnya seperti pembangunan jaringan kabel optic dan masih banyak lainnya.

3.2.2.   Stuktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi perusahaan adalah jaringan kerjasama dalam sekelompok orang guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Berikut skema struktur organisasi pada PT. Gunung Kelud Sakti.

PT. GUNUNG KELUD SAKTI

 Gambar III.1. Struktur Ogranisasi.

Dalam struktur organisasi perusahaan masing-masing jabatan mempunyai tanggung jawab dan wewenang yang berbeda sesuai bidang keahliannya, Adapun tugas dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut :

1.                  Direktur Utama

Tugasnya yaitu sebagai pemimpin dan pemilik perusahaan.

2.                  Administrasi dan Keuangan

Tugasnya yaitu memonitoring Laporan Keuangan proyek.

3.                  Manager Maintenance

Tugasnya yaitu pemeliharaan pekerjaan.

4.                  Site Manager

Tugasnya yaitu membatu manager.

5.                  Korpal

Tugasnya yaitu mengawas pelaksanaan yang berhubungan dengan pekerjaan.

6.                  Team Join

Tugasnya yaitu menyambungkan kabel diarea lapangan.

7.                  Team Sipil

Tugasnya yaitu memelihara proyek bangunan diarea lapangan.

3.3.            Prosedur Sistem Berjalan                            

Kegiatan rangkaian yang terstruktur dalam pelaksanaan satu proses, dalam sistem kelancararan pengolohan tiap data, ataupun bentuk aktifitas apabila didukung dengan prosedur yang baik dan tepat, maka sistem berjalan tanpak teratur dan output yang dihasilkan serta mutu pelayanan akan lebih baik.

Pada prosedur sistem akuntansi berjalan ini ada beberapa prosedur yang didetapkan pada PT. Gunung Kelud Sakti adalah sebagai berikut :

a.  Proses Rekap Absen

Hasil data absen akan masuk kebagian Administrasi, setelah itu Administrasi akan menyerahkan Rekap absen kebagian keuangan. Kemudian bagian keuangan akan membuatkan laporan gaji yang akan diserahkan ke Direktur. informasi yang didapat lalu mengarsipkan data itu kedalam arsip absen.

b.      Proses Perhitungan Gaji

Bagian keuangan membuat data perhitungan gaji atas dasar data Karyawan dan rekap absen dari data yang diarsipkan oleh Administrasi kemudian diserahkan kepada bagian Keuangan, lalu bagian keuangan membuat data gaji setelah itu diarsipkan menjadi arsip data gaji.

c.       Proses Pembayaran Gaji

Proses penyerahan gaji dilakukan pada awal bulan dengan bagian Administrasi mengambil data gaji yang sudah disetujui oleh bagian Keuangan dari arsip data gaji lalu dibuat slip gaji. Slip gaji dibuat dua rangkap masing-masing karyawan menerima gaji dan slip gaji lalu copy slip gaji diarsipkan.

d.      Proses Pembuatan Laporan

Pembuatan laporan gaji diambil dari arsip data gaji dan arsip slip gaji. Kemudian laporan gaji diarsipkan.

3.4.            Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Definisi dari DAD adalah suatu network yang menggambarakan suatu system automat atau terkomputerisasi , manual atau gabungan dari keduanya yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai aturan yang telah ditetapkan.

 

3.5.      Kamus Data Sistem  Berjalan

Untuk menjelaskan diagram alir data dibuatkan kamus data yang meliputi nama arus data, alias, bentuk data, arus data, penjelasan, priode,volume, dan struktur data. Adapun data sistem berjalan dari proses penyerahan kartu absen sampai proses penyerahan gaji adalah sebagai berikut :

A.                Kamus Data Dokumen Masukan

1.             Data Absen

Nama Arus Data               : Data Absen

Alias                                  : DA

Bentuk Data                      : Manual

Arus Data                          : Karyawan – Proses 01

                                            Proses 01 - Administrasi

Penjelasan                          : Untuk mengetahui data absen kehadiran

  Karyawan

Periode                              : Setiap hari

Volume                              : 1 Lembar

Struktur Data                    : Header + Isi + Foter

 Header                             =  Nama Perusahaan + Nama Dokumen +

  No + Nama Karyawan

Isi                                                 = Tanggal + Bulan + Hari

     Footer                          = Tanda Bintang (*)

Nama Perusahaan             * Nama dari perusahaan *

Nama Dokumen               * Nama dari dokumen *

No                                                * Nomor Urut *

Nama Karyawan              *Nama karyawan *

2.             Data Karyawan

Nama Arus Data               : Data Karyawan

Alias                                  : DK

Bentuk Data                      : Cetak Manual

Arus Data                          : Administrasi – proses 02

Penjelasan                          : Untuk mengetahui jumlah karyawan yang

                                            menerima gaji

Periode                              : Setiap bulan

Volume                              : 1 Lembar

Struktur Data                    : Header + Isi + Footer

 Header                              = Nama_Perusahaan + Nama_Dokumen +

                                            Tanggal

Isi                                      = NIK + Nama + Gaji_Pokok +

                                            Subtotal

      Footer                          = Tanda_Tangan

Nik                                                * Nomor induk karyawan *

Nama                                 *Nama depan + Nama tengah +Nama belakang*

Gaji Pokok                                    * Gaji pokok masing-masing karyawan *

Subtotal                             * Total dari gaji *

3.             Tanda Terima Gaji

Nama Arus Data               : Tanda Terima Gaji

Alias                                  : TTG

Bentuk Data                      : Cetak Komputer

Arus Data                          : Karyawan – proses 03

Penjelasan                          : Sebagai bukti bahwa karyawan telah

                                            menerima gaji.

Periode                              : Setiap bulan

Volume                              : Satu lembar

Struktur Data                    : Header + Isi + Footer

Header                               = Nama_Perusahaan + Nama_Dokumen +

                                             Tanggal

Isi                                      = No + Nik + Nama + Tanda_Tangan

      Footer                          = Tanda Tangan Keuangan

No                                     * Nomor *

Nik                                                * Nomor induk karyawan *

Nama                                 * Nama depan +Nama tengah+Nama belakang *

Tanda tangan                     * Tanda tangan penerima gaji *

B.                Kamus Data Dokumen Keluaran

1.             Rekap Absen

Nama Arus Data               : Rekap Absen

Alias                                  : RA

Bentuk Data                      : Cetak Komputer

Arus Data                          : Karyawan –proses 01

Penjelasan                          : Untuk mengetahui data absen kehadiran

  Karyawan.

Periode                              : Tiap Bulan

Volume                              : 1 Lembar

Struktur Data                    : Header + Isi + Foter

 Header                             =  Nama_Perusahaan + Nama_Dokumen +

  No + Nama_Karyawan

Isi                                                 = Tanggal + Bulan + Hari

     Footer                          = Tanda Bintang (*)

Nama Perusahaan             * Nama dari perusahaan *

Nama Dokumen               * Nama dari dokumen *

No                                                * Nomor Urut *

Nama Karyawan              *Nama karyawan *

2.             Data Gaji

Nama Arus Data               : Data Gaji

Alias                                  : DG

Bentuk Data                      : Cetak Komputer

Arus Data                          : Keuangan – proses 02

Penjelasan                          : Untuk mengetahui data gaji Karyawan

Periode                              : Setiap bulan

Volume                              : Sesuai kebutuhan

Struktur Data                    : Header + Isi + Foter

Header                              =  Data_Gaji + Nama_Perusahaan + Bulan +

Tahun

Isi                                                 = No_Induk + Gaji_Pokok + Gaji_Kotor +

                                            Gaji + Bersih + Total_Potongan +

   Kode_Pinjaman

                        Footer                          = Tanda Tangan

  No Induk                          * No induk karyawan *

Gaji Pokok                       * Gaji Pokok Masing-masing karyawan*

Gaji Kotor                        * Gaji sebelum dikurangi dengan potongan*

Gaji Bersih                       *Gaji sesudah dipotong *

Total Potongan                 * Total potongan yang ada satu bulan *

Kode Pinjaman                * Terdiri dari 6 digit *

3.         Slip Gaji

Nama Arus Data              : Slip Gaji

Alias                                 : SG

Bentuk Data                     : Cetak Print

Arus Data                         : Proses 3- Karyawan

Penjelasan                        : Bukti jumlah menerimaan gaji karyawan

Periode                             : Setiap Bulan

Volume                            : Satu Lembar

Struktur Data                   : Header + Isi + Footer

Header                             :Slip Gaji + Bulan+ Nama Perusahaan +Tanggal

Isi                                  :Nomor_Induk+ Nama+Jabatan+Gaji_Pokok+

Tunjangan+Pinjaman+Uang_Makan+Lemburan+Total

      Footer                      : Tanda Tangan

Slip Gaji                        * Bukti Gaji *

Bulan                             * Bulan *

Nama Perusahaan          *Nama Perusahaan*

Tanggal                         *Tanggal *

Nomor Induk                * Nomor induk karyawan *

Nama                             *Nama karyawan*

Jabatan                          *Jabatan karyawan*

Gaji Pokok                    * Gaji Pokok Masing-masing karyawan*

Tunjangan                     *Tunjangan*

Pinjaman                       *Pinjaman karyawan*

Uang Makan                 *Uang makan karyawan*

Lemburan                      *Lemburan*

Total                              *Total gaji karyawan*

3.6.         Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (Input) dan dokumen keluaran (Output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem berjalan. Spesifikasi sistem penggajian karyawan pada PT. Gunung Kelud Sakti adalah :

3.6.1.      Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan merupakan dokumen yang mengalami proses awal dari sistem penggajian pada PT. Gunung Kelud Sakti , bentuk dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut :

a.              Data Absen

Nama Dokumen          : Data Absen

Fungsi                          : Sebagai bukti kehadiran karyawan

Sumber                        : Karyawan

Tujuan                         : Bagian Administrasi

Frekuensi                     : Setiap karyawan masuk kerja

Media                          : Kertas

Jumlah                         : 1 Lembar

Bentuk                         : Lampiran A-1

b.                  Data Karyawan

Nama Dokumen        : Data Karyawan

Fungsi                       : Mengetahui jumlah karyawan yang menerima gaji

Sumber                     : Karyawan

Tujuan                       : Bagian Keuangan

Frekuensi                  : Setiap Bulan

Media                       : Kertas

Jumlah                      : 1 Lembar

Bentuk                      : Lampiran A-2

c.                   Tanda Terima Gaji

Nama Dokumen       : Tanda Terima Gaji

Fungsi                       : Sebagai bukti bahwa karyawan telah menerima gaji.

Sumber                     : Bagian Keuangan

Tujuan                       : Karyawan

Frekuensi                  : Setiap Bulan

Media                       : Kertas

Jumlah                      : 1 Lembar

Bentuk                      : Lampiran A-3

3.6.2.      Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Pada sistem keluaran dan penyajian laporan dibutuhkan suatu keluaran data dari sumber data yang ada. Untuk itu perlu adanya spesifikasi keluaran yang nantinya digunakan sebagai kerangka penyesuaian data yang dipindahkan dari sumber data. Bentuk dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut :

a.         Rekap Absen

Nama Dokumen          : Rekap Absen

Fungsi                          : Untuk mengetahui rekap absensi selama 1 bulan

Sumber                        : Bagian Administrasi

Tujuan                         : Bagian Keuangan

Frekuensi                     : Setiap akan melakukan penggajian

Media                          : Kertas

Jumlah                         : 1 Lembar

Bentuk                         : Lampiran B-1

b.        Data Gaji

Nama Dokumen          : Data Gaji

Fungsi                          : Sebagai bukti perhitungan gaji karyawan

Sumber                        : Bagian Keuangan

Tujuan                         : Manager Keuangan

Frekuensi                     : Setiap akan melakukan penggajian

Media                          : Kertas

Jumlah                         : 1 Lembar

Bentuk                         : Lampirab B-2

c.         Slip Gaji

Nama Dokumen          : Slip Gaji

Fungsi                          : Sebagai bukti penerimaan gaji

Sumber                        : Bagian Keuangan

Tujuan                         : Karyawan

Frekuensi                     : Setiap akan melakukan penggajian

Media                          : Kertas

Jumlah                         : 1 Lembar

Bentuk                         : Lampiran B-3

3.7.      Permasalahan Pokok

Berdasarkan pengamatan penulis permasalahan yang ada  bahwa PT. Gunung Kelud Sakti dalam mengelola proses penggajian mulai dari proses merekap data absen sampai pembuatan laporan masih menggunakan sistem manual sehingga data dapat dimanipulasi. Apabila proses penggajian dilakukan secara sederhana akan mengakibatkan seperti :

a.       Keamanan dokumen tidak terjamin.

b.      Informasi yang dihasilkan akan membutuhkan waktu yang lama.

c.       Besar peluang untuk memanipulasi data keuangan.

d.      Permintaan informasi yang sulit dilaksanakan.

3.8.      Alternatif Pemecahan Masalah

Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan, maka untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan pemecahan masalah yaitu dengan mengkomputerisasikan sistem penggajian dari proses perlengkapan data  absen sampai perhitungan gaji dan pembuatan laporan dengan menggunakan komputer serta aplikasi programnya. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan aplikasi program pada komputer :

a.       Penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, sehingga menghasilkan informasi yang benar.

b.      Penanganan data dan penyimpanan data akan lebih baik sehingga terciptanya suatu ketertiban dalam hal pencatatan data.

c.       Faktor kesalahan lebih kecil atau jarang terjadi dibandingkan dengan menggunakan sistem manual.

BAB IV

PENUTUP

4.1.            Kesimpulan

Dari pembahasan mengenai sistem Penggajian pada  PT. Mahertisa Utama   penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa semakin berkembangnya teknologi perusahaan akan membutuhkan informasi yang efektif dan efisien, untuk itu diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi dengan baik seperti :

a.       Dengan memakai sistem yang baru dan telah terkomputerisasi maka diharapkan dapat mempermudah dalam proses pembuatan laporan gaji.

b.      Dengan memakai sistem yang baru juga  yang telah terkomputerisasi maka diharapkan kesalahan dapat terdekteksi dan segera dapat diperbaiki.

c.       Dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja dalam pembuatan laporan gaji karyawan di PT. Mahertisa Utama.

4.2.            Saran

selama penulis melakukan riset, maka kami mencoba mengemukakan saran bahwa sistem penggajian di PT. Mahertisa Utama masih yang harus ditingkatkan lagi dalam sistem penggajian tersebut seperti :

a.       Agar dalam perhitungan penggajian karyawan tidak terjadi kesalahan maka harus lebih ditingkatkan lagi dalam sistem komputernya.

b.      Dalam pemberian uang gaji sebaiknya melalui bank, agar mempermudah perusahaan dan karyawan dalam pemberian gaji karyawan.

DAFTAR PUSTAKA

Sutabri, Tata.2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi.

Kendall, E. Kennet dan Kendall, E.Julie.2006. Analisis dan Perancangan Sistem.  Jakarta : Pt.index Kelompok Gramedia.

Jogiyanto, Hartono.2005. Analisis dan Desain. Yogyakarta: Andi Offest.

Puspitawati, Lilis dan Sri Dewi Anggadini.2011. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. Biodata Mahasiswa

N.I.M                                        :    11122970

Nama Lengkap                         :    Nafis Ahmad Toha

Tempat & Tanggal Lahir          :    Boyolali, 27 Desember 1995

Alamat lengkap                        :   Jl. Kampus Unkris No.7A/ Kost Putra

                                                      Rosa Kel. Jatiwaringin Pondok Gede

                                                      Bekasi 17411

B. Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal

1.   Sekolah Dasar Negeri Karanggede 01, lulus tahun 2007

2.    Sekolah Menengah Pertama Negeri 01 Karanggede, lulus tahun 2010

3.  Sekolah Menengah Atas 01 Negeri Karanggede, lulus tahun 2013

         Jakarta,   21 Desember 2015

Foto

3x4

Nafis Ahmad Toha

Tweet

Jangan sampai ketinggalan postingan-postingan terbaik dari KABAR WICTWICKY . Berlangganan melalui email sekarang juga:

Atau sobat juga bisa follow KABAR WICTWICKY dengan mengklik tombol di bawah ini:

Artikel keren lainnya:

Ditulis oleh Unknown pada tanggal Thursday 31 December 2015