BAB
I
PENDAHULUAN
1.1. Umum
Masuknya sistem teknologi informasi
ke Indonesia merupakan era baru dalam dunia komputerisasi. Seiring dengan
kemajuan dan perkembangan teknologi, sistem komputerisasi tak dapat dihindarkan
lagi. Penggunaan komputer diefisiensikan dalam berbagai aspek kehidupan, baik
dalam dunia bisnis maupun dunia pendidikan, dimana dalam penggunaan komputer
tersebut dapat meningkatkan produktifitas dalam waktu dan tenaga kerja.
Pengembangan komputer di era
sekarang banyak sekali kita rasakan manfaat dan keuntungan nya, karena
kecanggihan komputer dalam menghitung khususnya untuk memproses data yang
sangat banyak dan rumit. Manfaat komputer sudah tidak kita rugikan lagi karena
dengan adanya komputer kita dapat melakukan pekerjaan dengan mudah dan cepat.
Namun dalam perkembangan dan kemajuan komputer pasti ada dampak positif dan
dampak negatif pada dunia informasi. Dampak positif dari adanya komputer yaitu
proses data dan informasi menjadi tulang punggung dan dapat dilakukan dengan
cepat, akurat dan tepat waktu, sedangkan dampak negatifnya adalah timbulnya
kejahatan dan penyelewengan dari pengguna komputer tersebut. Akan tetapi
terlepas dari semua itu bahwa kemajuan teknologi dapat mendukung pengolahan
informasi menjadi alat pemicu persaingan dunia bisnis dan ekonomi yang semakin
baik.
PT.
Gunung Kelud Sakti adalah perusahaan yang berdiri dibidang kontraktor, dan juga
memperkerjakan cukup banyak karyawan, sedangkan sistem penggajian karyawan yang
digunakan masih secara manual. Dan dalam bidang keuangan suatu sistem yang
digunakan haruslah tepat karena guna menghindari kesalahan pencatatan / merekap
gaji. Untuk itu maka diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi dalam rangka
memberikan informasi kepada para karyawan dan pihak lainnya secara tepat cepat
dan akurat, berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk menganalisis
Sistem Penggajian pada PT. Gunung Kelud Sakti Sehubungan dengan itu maka
penulis akan mengambil judul “Analisa
Sistem Infromasi Penggajian Karyawan Pada PT. Gunung Kelud Sakti “.
1.2.
Maksud
dan Tujuan
Maksud penulisan tugas Kuliah Kerja Praktek ini
adalah :
1.
Mengimplementasikan
ilmu yang penulis peroleh selama mengikuti kuliah yang dipraktekan di Kuliah Kerja
Praktek.
2.
Mengetahui cara kerja
sistem penggajian karyawan pada PT. Gunung Kelud Sakti.
3.
Merancang dan
menerapkan sistem penggajian (Payroll)
yang terkomputerisasi sebagai solusi terhadap masalah yang dihadapi oleh PT.
Gunung Kelud Sakti.
4.
Membantu meningkatkan
efisiensi dan efektifitas sistem kerja yang baik pada perusahaan.
Sedangkan
tujuan dalam penulisan tugas Kuliah Kerja Praktek ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat tugas kuliah
Diploma Tiga (D-III) Jurusan Komputerisasi Akuntansi pada Akademik Manajemen
Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika dan Komputer Bina Sarana
Informatika (AMIK BSI).
1.3.
Metode
Penelitian
Untuk memperoleh data atau informasi
yang diperlukan dalam penulisan tugas Kuliah Kerja Praktek ini, penulis
menggunakan beberapa metode yang penulis gunakan, yaitu :
1.
Metode pengamatan ( Observation )
Penulis mengamati secara langsung terhadap
kegiatan-kegiatan yang dilakukan di PT. Gunung Kelud Sakti agar dapat mengetahui setiap proses yang
dikerjakan oleh para karyawan.
2.
Wawancara ( Interview )
Secara
langsung berinterasi dan melakukan Tanya jawab dengan pihak-pihak PT. Gunung Kelud Sakti yang
berhubungan langsung dengan masalah yang diteliti.
3.
Studi Pustaka ( Library Research )
Penulis mengumpulkan data dari buku-buku yang
berkaitan dengan masalah yang akan dibahas.
1.4.
Ruang
Lingkup
Dalam
penulisan tugas Kuliah Kerja Praktek
ini, penulis hanya membahas tentang sistem
penggajian yang cukup luas ini dan agar makalah ini mencapai sasaran maka ruang
lingkup pembahasan dimulai dari proses rekap absen, proses perhitungan gaji,
proses pembayaran gaji, proses pembuatan laporan.
1.5.
Sistematika
Penulisan
Sistematika
penulisan merupakan uraian tentang susunan dari penulisan itu sendiri yang
dibuat secara teratur dan terperinci, sehingga memberikan gambaran secara
menyeluruh. Adapun sistematika penulisan Tugas Kuliah Kerja Praktek ini terdiri
dari lima bab, yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam
bab ini penulis membahas tentang latar belakang, maksud dan tujuan penulisan,
metode riset dalam memperoleh data atau informasi, ruang lingkup dan
sistematika penulisan yang dibahas dalam bab demi bab.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab
ini penulis juga mengemukakan uraian secara teoritis mengenai pengertian
informasi, sistem akuntansi, dan peralatan pendukung ( Tools System ) yang penulis gunakan dapa penerapan sistem berjalan
seperti Diagram Alir Data (DAD), normalisasi dan kamus data dalam proses
berjalannya sistem pengkodean.
BAB III : ANALISA SISTEM BERJALAN
Bab
ini penulis menerangkan tentang uraian umum, tinjauan perusahaan yang meliputi
sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem berjalan, diagram
alir data (DAD) sistem berjalan, kamus data sistem berjalan, spesifikasi sistem
berjalan yang terdiri dari bentuk dokumen masukan dan bentuk dokumen keluaran,
permasalahan pokok dan alternatife pemecahan masalah.
BAB V : PENUTUP
Pada
bab ini merupakan bab terakhir yang berisi tentang kesimpulan serta saran
beserta koreksi dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis.
BAB
II
LANDASAN
TEORI
2.1.
Konsep
Dasar Sistem
Sistem saat ini banyak digunakan,
banyak orang yang membicarakan tentang sistem. Baik perbankan, sistem
pemasaran, sistem pembelian dan lainnya. Sistem sangat penting bagi manajemen
pada semua tingkatan tertentu sistem informasi guna mendukung di dalam
pengambilan keputusan.
Mempelajari
suatu sistem akan lebih mengetahui bila mengetahui dahulu apakah suatu sistem
itu. Untuk lebih memahami pengertian sistem, sistem informasi akuntansi, maka
kami akan menambahkan definisi tentang hal tersebut diatas.
2.1.1.
Pengertian
Sistem
Menurut Jogianto
(2005:2) menjelaskan bahwa : ‘‘Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.
Sedangkan menurut
Al Bahar (2005:3) menjelaskan bahwa : ‘‘ Sistem adalah kumpulan dari komponen
atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem”.
Berdasarkan dua
definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok unsure
atau elemen-elemen yang erat hubungannya antara satu dengan yang lainnya dan
saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.1.2.
Karakteristik
Sistem
Suatu
sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat
tertentu, yaitu :
1. Komponen
Sistem ( Components )
Suatu
sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi artinya saling bekerja sama membentuk suatu
kesatuan, komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu
subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai
sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan
mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2. Batas
Sistem ( Boudary )
Batasan
sistem ( Boudary ) merupakan daerah
yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan
lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang
sebagai satuan kesatuan.
3. Lingkungan
Luar Sistem ( Environment )
Lingkungan
luar ( Environment ) dari suatu
sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
4. Penghubung
Sistem ( Interface )
Penghubung
( Interface ) merupakan media
penghubung dari satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui
penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem yang
lainnya.
5. Masukan
Sistem ( Input )
Masukan
( Input ) adalah energy yang dimasuk
kedalam subsistem
6. Keluaran
Sistem ( Output )
Keluaran
( Output ) adalah hasil dari energy
yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa
pembangunan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau
kepada supra sistem.
7. Pengolahan
Sistem ( Process )
Suatu
sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan masukan menjadi keluaran, sebagai
contoh sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi
laporan-laporan yang dibutuhkan oleh manajemen.
8. Sasaran
Sistem ( Objective )
Yaitu
segala sesuatu yang harus dicapai dalam pelaksanaan sebuah sistem. Sasaran
sangat mene ntukan suatu kebutuhan akan masuk dan keluaran yang diharapkan.
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti juga bersifat
deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem
tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau
tujuan yang telah direncanakan.
2.1.3.
Klafisikasi
Sistem
Sistem
dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai
berikut :
1.
Sistem diklasifikasikan
sebagai sistem abstrak (abstrak system)
dan sistem fisik (physical system).
Sistem abstrak adalah
sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.
Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
2.
Sistem diklasifikasikan
sebagai sistem alamiah (natural system)
dan sistem bantuan manusia (human made
system).
Sistem alamiah
merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia.
Sedangkan sistem buatan manusi adalah sistem yang dirancang oleh manusia.
3.
Sistem diklasifikasikan
sebagai sistem tertentu (deterministic
system) dan sistem tak tentu (probabilistic
system).
Sistem tertentu
beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Contoh sistem
komputer. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
diprediksi karena dapat mengandung unsur probabilitas.
4.
Sistem diklasifikasikan
sebagai sistem tertutup (closed system)
dan sistem terbuka (open system).
Sistem yang tidak
terhubung dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Secara teoritis sistem
tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup,
yang ada hanyalah (relatively closed
system) sistem relative tertutup, tapi tidak benar-benar tertutup.
Sedangkan sistem terbuka sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan
lingkungan luarnya melalui arus sumber daya.
2.1.4.
Daur
Hidup Sistem
Siklus
hidup sistem adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem
atau subsistem informasi berbasis komputer. Pembangunan sistem hanyalah salah
satu dari rangkaian daur hidup suatu sistem dan dan merupakan aspek yang sangat
penting. Terhadap beberapa fase atau tahapan dari daur hidup sistem, antara
lain :
1. Mengenali
Adanya Kebutuhan
Sebelum
segala sesuatu terjadi, timbul suatu kebutuhan atau masalah yang harus dapat dikenali sebagaimana adanya. Kebutuhan
dapat terjadi sebagai hasil perkembangan dari organisasi dan volume yang
mengikat melebihi kapasitas dari
sistem yang ada.
2.
Pembangunan Sistem
Suatu proses atau
seperangkat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisa kebutuhan yang timbul
dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut.
3.
Pemasangan Sistem
Pemasangan sistem
merupakan tahap yang penting pula dalam daur hidup sistem, dimana peralihan
dari tahap pembangunan menuju tahap oprasional terjadi pemasangan sistem yang
sebenarnya, yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem.
4.
Pengoperasian Sistem
Program-program
komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang membentuk suatu sistem
informasi adanya semua bersifat statis, sedangkan organisasi-organisasi yang
ditunjang dengan sistem informasi tadi akan selalu mengalami
perubahan-perubahan dan itu dapat disebabkan oleh pertumbuhan kegiatan bisnis,
perubahan aturan dan kebijaksanaan ataupun kemajuan teknologi. Untuk mengatasi
perubahan-perubahan tersebut, maka sistem harus diperbaharui.
5.
Sistem Menjadi Usang
Kadang-kadang perubahan
yang terjadi begitu drastis, sehingga tidak dapat diatasi hanya dengan
melakukan perbaikan-perbaikan pada sistem yang berjalan. Tibalah saatnya dimana
secara ekonomis dan teknis sistem yang ada sudah tidak layak lagi untuk
dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya.
2.1.5.
Pengertian
Informasi
Menurut
Al Bahar (2005:8) menjelaskan bahwa : “ Informasi adalah data yang telah diolah
menjadi bentuk yang lebih berarti dan
berguna bagi penerimanya untuk mengambil keputusan masa kini atau masa yang
akan datang”.
Sedangkan
menurut Jogianto (2005:8) menjelaskan bahwa : “Informasi adalah data yang
diolah lebih berarti bagi yang menerimanya”,. Oleh karena itu kualitas dari
suatu informasi tergantung dari tiga hal yaitu akurat (bebas dari kesalahan dan
tidak menyesatkan), tetapi pada waktunya (Informasi datang kepada penerima
tidak terlambat) dan relevan (Informasi
tersebut mempunyai manfaat bagi pemakai).
Berdasarkan
kedua definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang
diolah menjadi bentuk data yang lebih berguna dan di interprestasikan untuk
digunakan dalam mengambil keputusan.
2.1.6.
Pengertian
Sistem Informasi
Sistem
informasi didefinisikan oleh Robert S. Leitch K. Roscoe Davis dalam Jogianto
(2005:11) sebagai berikut : “ Sistem informasi adalah sistem didalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. Sistem
informasi terdiri dari beberapa komponen-komponen, yaitu :
1. Blok Masukan (Input Block)
Input
mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk
metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat
berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model (Model Block)
Blok
ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data dengan cara yang
sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3.
Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari sistem
informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan
dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai
sistem.
4.
Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi digunakan
untuk menerima input, menjalankan model,
menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan
membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5.
Blok Basis Data (Database Block)
Basis data merupakan
kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan
di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk
memanipulasinya.
6.
Blok Kendali (Control Block)
Banyak hal yang dapat
merusak sistem informasi, seperti bencana alam, temperature, api, air, debu,
kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan dan yang lain sebagainya. Beberapa
pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal
yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi
kesalahan dapat langsung diatasi.
2.1.7.
Sistem
Informasi Akuntansi
Dalam
melaksanakan dan mengelola perusahaan seorang pemimpin harus mengambil
keputusan yang tepat diantara alternatif yang akan diproses. Dalam pengambilan
keputusan manajemen membutuhkan informasi yang handal mengenai apa yang akan
terjadi didalam perusahan. Informasi tersebut dapat dipenuhi dengan adanya
sistem informasi akuntansi yang telah dirancang dan direncanakan dengan baik
sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Sistem
informasi akuntansi menurut Azhar Susanto (2008:72), “Sistem Informasi
Akuntansi adalah kumpulan (integrasi)
dari subsistem atau komponen baik fisik ataupun non fisik yang saling
berhubungan dan bekerja sama satu sma lain secara harmonis untuk mengolah data
transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan”.
Sedangkan
Jogianto (2005:18) mengemukakan bahwa
“Sistem informasi akuntansi adalah suatu kesatuan informasi atau suatu
komponen didalam suatu organisasi yang mengolah transaksi keuangan untuk
menyediakan informasi scorekeeping,
attention directing, dan decision-making
kepada pemakai informasi”.
Dari
beberapa definisi yang diberikan dapat diambil kesimpulan bahwa data yang
diolah oleh sistem informasi akuntansi adalah yang bersifat keuangan. Sistem
informasi yang terbatas pada pengolahan data yang bersifat keuangan saja,
sehingga informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi hanya informasi
keuangan saja.
Menurut
Azhar Susanto (2008:8-11), tujuan sistem informasi akuntansi adalah sebagai
berikut :
1.
Mendukung aktivitas
perusahaan sehari-hari.
2.
Mendukung proses
pengambilan keputusan.
3.
Membantu pengolahan
perusahaan dalam memenuhi tanggung jawabnya kepada pihak eksternal.
4.
Mengumpulkan data
memasukan data transaksi ke dalam sistem informasi akuntansi.
5.
Mengolah data
transaksi.
6.
Menyimpan data untuk
tujuan dimasa mendatang.
7.
Memberi pemakai atau
pemberi keputusan (manajemen) informasi yang mereka perlukan.
8.
Mengontrol semua proses
yang terjadi.
2.1.8.
Pengertian
Gaji
Pada
dasarnya seseorang yang bekerja pada suatu perusahaan adalah untuk mendapatkan
gaji yang adil dan layak, agar dapat mencukupi biaya kehidupan bersama
keluarganya. Karyawan memerlukan adanya uang sebagai wujud dari gaji atau upah
yang diterimanya. Pengertian gaji menurut Mulyadi (2008:373) adalah “Pembayaran
atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan administrasi atau yang
mempunyai jenjang jabatan manager yang pada umumnya dibayarkan tetap perbulan”
Bagi
pemilik perusahaan, gaji digunakan untuk kebutuhan perusahaan dalam menjalani
aktifitasnya, sehingga tujuan perusahaan dapat terlaksana dengan baik
Jurnal
pengeluaran kas pada saat pembayaran gaji :
Biaya Gaji XXXXX
Kas XXXXX
2.1.9.
Sistem
Akuntansi Penggajian
Untuk
mengatasi adanya kesulitan dan penyimpanan dalam perhitungan dan pembayaran
gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian. Sistem akuntansi gaji
dan upah juga dirancang untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji
karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.
Menurut
Mardi (2011:107) sistem penggajian merupakan “Salah satu aplikasi pada sistem
informasi akuntansi yang terus mengalami proses dalam bentuk batch (bertahap),
disebut proses secara bertahap karena daftar gaji dibayarkan atau dibuat secara
periodic”.
Catatan-catatan
akuntansi yang digunakan dala pencatatan penggajian adalah :
1. Jurnal
umum, digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja kedalam setiap
departemen perusahaan.
2. Kartu
harga pokok produk, digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja langsung yang
dikeluarkan untuk pesanan tersebut.
3. Kartu
biaya, digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya
tenaga non produk disetiap bagian.
4. Kartu
penghasilan karyawan, digunakan untuk mencatat penghasilan sebagai potongan
yang diterima setiap karyawan.
2.2.
Peralatan
Pendukung ( Tool System )
Peralatan
pendukung (tool system) merupakan alat
yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem dengan
menggunakan symbol-simbol lambang dan diagram. Adapun peralatan pendukung untuk
merancang model sistem, terdiri dari :
2.2.1. Diagram
Alir Data
Definisi
Data Flow Diagram menurut jogianto
(2005:700). Data Flow Diagram digunakan untuk menggambarkan
suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara
logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir
atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Data Flow Diagram merupakan
alat yang digunakan metodologi pengembangan sistem yang terstruktur.
Beberapa symbol yang digunakan di DFD (Data Flow Diagram) adalah sebagai
berikut :
1.
Kesatuan Luar
Keluaran luar (external
entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat bebrupa orang, organisasi
atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
2.
Arus Data
Digambarkan
dengan anak panah yang digunakan untuk arah dari proses sistem. Data Flow ini digunakan untuk menerangkan perpindahan
data atau informasi dari satu bagian ke bagian lainnya. Data Flow ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (
Data Store ) dan kesatuan luar (external
entity). Selain menunjukan arah alir data, arus data ini perlu diberikan
nama sesuai dengan data atau informasi yang dimaksud.
3.
Proses
Proses
digambarkan dengan bujur sangkar dengan sudut membulat digunakan untuk
menunjukan adanya suatu perubahan didalam transformasi. Proses-proses tersebut
selalu menunjukan perubahan atau perubahan data. Jadi aliran data yang
meninggalkan suatu proses selalu diberi label yang berbeda dari aliran data
yang merusak.
4.
Simpanan Data
Penyimpanan
data digambarkan dengan bujur sangkar dengan ujung terbuka, yang menunjukan
penyimpanan data. Simpanan data menunjukan tempat penyimpanan data-data yang
memungkinkan penambahan dan perolehan data.
Adapun bentuk aturan main dalam
penggunaan diagram alir data untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut
:
1.
Didalam diagram alir data tidak boleh
menghubungkan antara external entity
dan external entity secara langsung.
2.
Didalam diagram alir
data tidak boleh menghubungkan antara data store
yang satu dengan data store yang
lainnya secara langsung.
3.
Didalam diagram alir
data tidak boleh menghubungkan antara data store
dengan exsternal entity secara
langsung.
4.
Setiap proses ada data flow yang masuk dan data flow yang keluar.
Langkah-langkah dalam membuat diagram
alir dayta terbagi menjadi tiga bagian diantaranya :
1.
Diagram Konteks
Diagram
konteks adalah yang Detail menggambarkan proses suatu sistem secara garis besar
atau secara umum.
2.
Diagram Nol
Diagram
yang dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram
konteks yang penjabarannya secara terperinci.
3.
Diagram Detail
Diagram
yang dibuat untuk menggambarkan arus data atau sistem secara terperinci dan
mendetail dari tahapan proses pada diagram nol.
2.2.2. Kamus Data
Kamus
data adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang digunakan sebagai
refensi kehidupan setiap hari. Kamus data merupakan hasil referensi data
mengenai data (maksimal, metadata),
suautu data data yang disusun oleh penganalisis sistem yang membimbing mereka
selama melakukan analisa dan desain. Sebagai suatu dokumen, kamus data
mengumpulkan dan mengkoordinasi istilah-istilah data tertentu, dan menjelaskan
apa arti dari setiap istilah yang ada.
Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih dari
tentang DAD yang mencakup proses, data flow
dan data store. Selain itu juga untuk
menghindari penggunaan kata-kata yang sama, karena itu kamus data disusun
secara abjad.
Isi kamus data harus mencerminkan
keterangan yang jelas tentang data yang dicatat. Maka kamus data harus memuat
hal-hak berikut :
1.
Nama Arus Data
Kamus
data dibuat berdasararkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari arus
data juga harus dicatat dikamus data, sehingga mereka yang membaca DAD dan
memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD
dapat langsung mencarinya dengan mudah dikamus data.
2.
Alias
Alias
atau nama lain dari data dapat ditulis bila nama lain ada. Alias perlu ditulis
karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen
satu dengan yang lainnya.
3.
Bentuk Data
Data
yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk dokumen
dasar atau formulir, dokumen hasil cetak komputer, laporan terarah, tampilan
layar dimonitor, variable dan parameter dan parameter dan field-field adalah
bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat dikamus data.
4.
Arus Data
Arus
data menunjukan dari nama data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan
arus data ini perlu dicatat dikamus data supaya memudahkan mencari arus data
ini di DAD.
5.
Penjelasan
Untuk
menjelaskan lagi tentang makna dari arus data yang dicatat dari kamus data,
maka bagi penjelsan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data
tersebut.
6.
Periode
Periode
ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu dicatat
dikamus data karena dapat digunakan untuk mendefinisikan kapan input dan harus
dimasukan kedalam sistem, kapan proses program harus dilakukan, dan kapan
laporan-laporan harus dihasilkan.
7.
Volume
Volume
yang dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume
puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang
mengalir dalam suatu periode tertentu, sedangkan volume puncak merupakan volume
yang terbanyak.
8.
Struktur Data
Struktur
data menunjukan yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau
elemen data. Selain hal-hal diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk
untuk mempersingkat arti actual maka symbol yang dijelaskan, yang disebut
“notasi”. Dimana notasi kamus data lebih mudah menjelaskan datanya dibandingkan
dengan narasi. Notasi atau symbol yang digunakan ada dua macam yaitu :
a.
Notasi Tipe Data
Notasi
ini digunakan untuk membuat spesifikasi format
input maupun output suatu data.
Notasi ini umumnya digunakan adalah sebagai berikut :
Tabel II.1. Notasi Tipe
Data
|
Notasi
|
Arti
|
|
X
|
Setiap
karakter
|
|
9
|
Angka
numeric
|
|
A
|
Angka
alphabet
|
|
Z
|
Angka
nol ditampilkan sebagai notasi kosong
|
|
.
|
Sebagai
pemisah ribuan
|
|
,
|
Koma
sebagai tanda penghubung
|
|
~
|
Hypen
sebagai tanda penghubung
|
|
/
|
Slash sebagai
tanda spasi
|
Sumber
: Kendall (2010:344)
b.
Notasi Struktur Data
Notasi
ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data yang umum digunakan adalah
sebagai berikut :
Tabel II.2. Notasi
Struktur Data
|
Notasi
|
Arti
|
|
=
|
Terdiri
dari
|
|
+
|
Dan
|
|
(
)
|
Menunjukan
suatu elemen yang bersifat pilihan
|
|
{
}
|
Menunjukan
elemen-elemen repitif
|
|
[
]
|
Menunjukan
salah satu dari dua situasi tertentu
|
Sumber
: Kendall (2010:338)
BAB
III
ANALISA
SISTEM BERJALAN
3.1.
Umum
Dalam
era globalisasi ini kebutuhan akan teknologi sangat dibutuhkan terutama untuk
membantu dalam menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi pada suatu instansi
pemerintah maupun instansi swasta. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut
dibutuhkan sarana atau alat yang membantu
memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Bila dalam suatu
perusahaan informasi tersebut berhenti atau terlampat, maka sistem perusahaan
akan menjadi tidak seimbang. Contohnya adalah sistem penjualan karena erat
kaitannya dengan perhitungan dan juga informasi yang beranekaragam yang harus
tepat pada waktunya. Untuk perusahaan pun perlu adanya tenaga yang ahli dan
alat pengolahan data seperti komputer.
Dengan
masih adanya sistem penggajian karyawan pada PT.Gunung Kelud Sakti yang
menggunakan cara manual, mulai dari absen karyawan sampai pada perhitungan gaji
karyawan oleh bagian keuangan, masih terdapat banyak selahan yang terjadi,
antara lain membutuhkan banyak waktu dantenaga bila kita membutuhkan dokumen,
ada nya data yang terselip karena kurang terjaminnya. Keamanan data sehingga
butuh media penyimpanan yang cukup besar untuk dokumen tersebut
Dengan
terjadinya masalah tersebut diatas, diperlukan sarana yang dapat meringankan
tugas seorang pemimpin, bagian keuangan dan personalia dalam menyelesaikan
suatu masalah terutama masalah
pengolahan data gaji karyawan.
Salah
satu alternative yang dapat membantu menyelesaikan masalah terbayar.
3.2.
Tinjauan Perusahaan
Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di PT. Gunung Kelud Sakti terdapat aturan yang ditentukan, dalam hal ini
struktur organisasi yang menggambarkan garis perintah dan penerimaan perintah
serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar. Penulis
akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat penulis mengadakan
Praktek Kerja Lapangan untuk pembuatan Kuliah
Kerja Praktek ini,
yaitu sebagai berikut:
3.2.1. Sejarah Perusahaan
PT. Gunung Kelud Sakti
adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa kontraktor.
Perusahaan ini berdiri pada tahun 2004 sampai dengan saat ini, walau usia
perusahaan ini masih muda diantara perusahaan kontaktor yang lainnya kan tetapi
perusahan telah berperan banyak dalam pengembangan telekomunikasi seluler
diseluruh Indonesia dengan ikut mengembangkan sarana telekomunikasi lainnya
seperti pembangunan jaringan kabel optic dan masih banyak lainnya.
3.2.2. Stuktur Organisasi Perusahaan
Struktur
organisasi perusahaan adalah jaringan kerjasama dalam sekelompok orang guna
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Berikut skema struktur organisasi pada
PT. Gunung Kelud Sakti.
PT.
GUNUNG KELUD SAKTI
Gambar
III.1. Struktur Ogranisasi.
Dalam struktur organisasi perusahaan masing-masing jabatan mempunyai
tanggung jawab dan wewenang yang berbeda sesuai bidang keahliannya, Adapun
tugas dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut :
1.
Direktur Utama
Tugasnya
yaitu sebagai pemimpin dan pemilik perusahaan.
2.
Administrasi dan
Keuangan
Tugasnya yaitu memonitoring Laporan Keuangan proyek.
3.
Manager Maintenance
Tugasnya yaitu pemeliharaan pekerjaan.
4.
Site Manager
Tugasnya
yaitu membatu manager.
5.
Korpal
Tugasnya
yaitu mengawas pelaksanaan yang berhubungan dengan pekerjaan.
6.
Team Join
Tugasnya
yaitu menyambungkan kabel diarea lapangan.
7.
Team Sipil
Tugasnya yaitu memelihara proyek bangunan diarea
lapangan.
3.3.
Prosedur
Sistem Berjalan
Kegiatan
rangkaian yang terstruktur dalam pelaksanaan satu proses, dalam sistem
kelancararan pengolohan tiap data, ataupun bentuk aktifitas apabila didukung
dengan prosedur yang baik dan tepat, maka sistem berjalan tanpak teratur dan
output yang dihasilkan serta mutu pelayanan akan lebih baik.
Pada prosedur sistem akuntansi
berjalan ini ada beberapa prosedur yang didetapkan pada PT. Gunung Kelud Sakti
adalah sebagai berikut :
a. Proses Rekap Absen
Hasil
data absen akan masuk kebagian Administrasi, setelah itu Administrasi akan
menyerahkan Rekap absen kebagian keuangan. Kemudian bagian keuangan akan
membuatkan laporan gaji yang akan diserahkan ke Direktur. informasi yang
didapat lalu mengarsipkan data itu kedalam arsip absen.
b. Proses
Perhitungan Gaji
Bagian
keuangan membuat data perhitungan gaji atas dasar data Karyawan dan rekap absen
dari data yang diarsipkan oleh Administrasi kemudian diserahkan kepada bagian
Keuangan, lalu bagian keuangan membuat data gaji setelah itu diarsipkan menjadi
arsip data gaji.
c. Proses
Pembayaran Gaji
Proses
penyerahan gaji dilakukan pada awal bulan dengan bagian Administrasi mengambil
data gaji yang sudah disetujui oleh bagian Keuangan dari arsip data gaji lalu
dibuat slip gaji. Slip gaji dibuat dua rangkap masing-masing karyawan menerima
gaji dan slip gaji lalu copy slip gaji diarsipkan.
d. Proses
Pembuatan Laporan
Pembuatan
laporan gaji diambil dari arsip data gaji dan arsip slip gaji. Kemudian laporan
gaji diarsipkan.
3.4.
Diagram
Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Definisi
dari DAD adalah suatu network yang menggambarakan suatu system automat atau
terkomputerisasi , manual atau gabungan dari keduanya yang penggambarannya
disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai
aturan yang telah ditetapkan.
3.5. Kamus Data Sistem Berjalan
Untuk
menjelaskan diagram alir data dibuatkan kamus data yang meliputi nama arus
data, alias, bentuk data, arus data, penjelasan, priode,volume, dan struktur
data. Adapun data sistem berjalan dari proses penyerahan kartu absen sampai
proses penyerahan gaji adalah sebagai berikut :
A.
Kamus Data Dokumen
Masukan
1.
Data Absen
Nama Arus Data : Data Absen
Alias : DA
Bentuk Data : Manual
Arus Data : Karyawan – Proses 01
Proses 01 - Administrasi
Penjelasan : Untuk mengetahui data
absen kehadiran
Karyawan
Periode : Setiap hari
Volume : 1 Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Foter
Header = Nama Perusahaan + Nama Dokumen +
No + Nama Karyawan
Isi =
Tanggal + Bulan + Hari
Footer =
Tanda Bintang (*)
Nama Perusahaan * Nama dari perusahaan *
Nama Dokumen * Nama dari dokumen *
No * Nomor Urut *
Nama Karyawan *Nama karyawan *
2.
Data Karyawan
Nama Arus Data : Data Karyawan
Alias : DK
Bentuk Data : Cetak Manual
Arus Data : Administrasi –
proses 02
Penjelasan :
Untuk mengetahui jumlah karyawan yang
menerima gaji
Periode : Setiap bulan
Volume : 1 Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Nama_Perusahaan +
Nama_Dokumen +
Tanggal
Isi = NIK +
Nama + Gaji_Pokok +
Subtotal
Footer =
Tanda_Tangan
Nik * Nomor induk
karyawan *
Nama *Nama depan +
Nama tengah +Nama belakang*
Gaji Pokok * Gaji pokok
masing-masing karyawan *
Subtotal * Total dari gaji *
3.
Tanda Terima Gaji
Nama Arus Data : Tanda Terima Gaji
Alias : TTG
Bentuk Data : Cetak Komputer
Arus Data : Karyawan – proses 03
Penjelasan : Sebagai bukti bahwa
karyawan telah
menerima gaji.
Periode : Setiap bulan
Volume : Satu lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header =
Nama_Perusahaan + Nama_Dokumen +
Tanggal
Isi = No + Nik
+ Nama + Tanda_Tangan
Footer =
Tanda Tangan Keuangan
No * Nomor *
Nik * Nomor induk
karyawan *
Nama * Nama depan
+Nama tengah+Nama belakang *
Tanda tangan * Tanda tangan penerima
gaji *
B.
Kamus Data Dokumen
Keluaran
1.
Rekap Absen
Nama Arus Data : Rekap Absen
Alias : RA
Bentuk Data : Cetak Komputer
Arus Data : Karyawan –proses 01
Penjelasan : Untuk mengetahui data
absen kehadiran
Karyawan.
Periode : Tiap Bulan
Volume : 1 Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Foter
Header = Nama_Perusahaan + Nama_Dokumen +
No + Nama_Karyawan
Isi =
Tanggal + Bulan + Hari
Footer =
Tanda Bintang (*)
Nama Perusahaan * Nama dari perusahaan *
Nama Dokumen * Nama dari dokumen *
No * Nomor Urut *
Nama Karyawan *Nama karyawan *
2.
Data Gaji
Nama Arus Data : Data Gaji
Alias : DG
Bentuk Data : Cetak Komputer
Arus Data : Keuangan – proses 02
Penjelasan : Untuk mengetahui data gaji
Karyawan
Periode : Setiap bulan
Volume : Sesuai kebutuhan
Struktur Data : Header + Isi + Foter
Header = Data_Gaji +
Nama_Perusahaan + Bulan +
Tahun
Isi =
No_Induk + Gaji_Pokok + Gaji_Kotor +
Gaji + Bersih + Total_Potongan +
Kode_Pinjaman
Footer = Tanda Tangan
No Induk * No induk karyawan *
Gaji
Pokok * Gaji Pokok
Masing-masing karyawan*
Gaji Kotor *
Gaji sebelum dikurangi dengan potongan*
Gaji Bersih *Gaji
sesudah dipotong *
Total Potongan *
Total potongan yang ada satu bulan *
Kode Pinjaman *
Terdiri dari 6 digit *
3.
Slip Gaji
Nama Arus Data :
Slip Gaji
Alias : SG
Bentuk
Data : Cetak Print
Arus
Data : Proses 3-
Karyawan
Penjelasan : Bukti jumlah
menerimaan gaji karyawan
Periode : Setiap Bulan
Volume : Satu Lembar
Struktur
Data : Header + Isi +
Footer
Header :Slip Gaji + Bulan+
Nama Perusahaan +Tanggal
Isi :Nomor_Induk+
Nama+Jabatan+Gaji_Pokok+
Tunjangan+Pinjaman+Uang_Makan+Lemburan+Total
Footer :
Tanda Tangan
Slip Gaji *
Bukti Gaji *
Bulan *
Bulan *
Nama Perusahaan *Nama
Perusahaan*
Tanggal *Tanggal
*
Nomor Induk *
Nomor induk karyawan *
Nama *Nama
karyawan*
Jabatan *Jabatan
karyawan*
Gaji Pokok * Gaji Pokok Masing-masing
karyawan*
Tunjangan *Tunjangan*
Pinjaman *Pinjaman
karyawan*
Uang Makan *Uang
makan karyawan*
Lemburan *Lemburan*
Total *Total
gaji karyawan*
3.6.
Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi
sistem merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (Input) dan
dokumen keluaran (Output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem
berjalan. Spesifikasi sistem penggajian karyawan pada PT. Gunung Kelud Sakti
adalah :
3.6.1. Spesifikasi
Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan merupakan dokumen yang mengalami
proses awal dari sistem penggajian pada PT. Gunung Kelud Sakti , bentuk dokumen
masukan tersebut adalah sebagai berikut :
a.
Data Absen
Nama Dokumen : Data Absen
Fungsi : Sebagai bukti kehadiran karyawan
Sumber : Karyawan
Tujuan : Bagian Administrasi
Frekuensi : Setiap karyawan masuk kerja
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran A-1
b.
Data Karyawan
Nama Dokumen :
Data Karyawan
Fungsi : Mengetahui jumlah
karyawan yang menerima gaji
Sumber : Karyawan
Tujuan : Bagian Keuangan
Frekuensi : Setiap Bulan
Media :
Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran A-2
c.
Tanda Terima Gaji
Nama Dokumen :
Tanda Terima Gaji
Fungsi : Sebagai bukti bahwa karyawan telah menerima gaji.
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Karyawan
Frekuensi : Setiap Bulan
Media :
Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran A-3
3.6.2. Spesifikasi
Bentuk Dokumen Keluaran
Pada sistem
keluaran dan penyajian laporan dibutuhkan suatu keluaran data dari sumber data
yang ada. Untuk itu perlu adanya spesifikasi keluaran yang nantinya digunakan
sebagai kerangka penyesuaian data yang dipindahkan dari sumber data. Bentuk
dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut :
a.
Rekap Absen
Nama Dokumen : Rekap Absen
Fungsi : Untuk mengetahui rekap absensi selama 1
bulan
Sumber : Bagian Administrasi
Tujuan : Bagian Keuangan
Frekuensi : Setiap akan melakukan penggajian
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran B-1
b.
Data Gaji
Nama Dokumen : Data Gaji
Fungsi : Sebagai bukti perhitungan gaji karyawan
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Manager Keuangan
Frekuensi : Setiap akan melakukan penggajian
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampirab B-2
c.
Slip Gaji
Nama Dokumen : Slip Gaji
Fungsi : Sebagai
bukti penerimaan gaji
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Karyawan
Frekuensi : Setiap akan melakukan penggajian
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran B-3
3.7. Permasalahan
Pokok
Berdasarkan pengamatan penulis permasalahan yang
ada bahwa PT. Gunung Kelud Sakti dalam
mengelola proses penggajian mulai dari proses merekap data absen sampai
pembuatan laporan masih menggunakan sistem manual sehingga data dapat
dimanipulasi. Apabila proses penggajian dilakukan secara sederhana akan
mengakibatkan seperti :
a. Keamanan dokumen tidak terjamin.
b. Informasi yang dihasilkan akan membutuhkan waktu
yang lama.
c. Besar peluang untuk memanipulasi data keuangan.
d. Permintaan informasi yang sulit dilaksanakan.
3.8. Alternatif
Pemecahan Masalah
Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada
sistem berjalan, maka untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan
pemecahan masalah yaitu dengan mengkomputerisasikan sistem penggajian dari
proses perlengkapan data absen sampai
perhitungan gaji dan pembuatan laporan dengan menggunakan komputer serta
aplikasi programnya. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan
aplikasi program pada komputer :
a. Penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat
dan akurat, sehingga menghasilkan informasi yang benar.
b. Penanganan data dan penyimpanan data akan lebih baik
sehingga terciptanya suatu ketertiban dalam hal pencatatan data.
c. Faktor kesalahan lebih kecil atau jarang terjadi
dibandingkan dengan menggunakan sistem manual.
BAB IV
PENUTUP
4.1.
Kesimpulan
Dari pembahasan mengenai sistem Penggajian pada PT. Mahertisa Utama penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa
semakin berkembangnya teknologi perusahaan akan membutuhkan informasi yang
efektif dan efisien, untuk itu diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi
dengan baik seperti :
a.
Dengan memakai sistem yang baru dan telah terkomputerisasi maka
diharapkan dapat mempermudah dalam proses pembuatan laporan gaji.
b.
Dengan memakai sistem yang baru juga
yang telah terkomputerisasi maka diharapkan kesalahan dapat terdekteksi
dan segera dapat diperbaiki.
c.
Dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja dalam pembuatan
laporan gaji karyawan di PT. Mahertisa Utama.
4.2.
Saran
selama penulis melakukan
riset, maka kami mencoba mengemukakan saran bahwa sistem penggajian di PT.
Mahertisa Utama masih yang harus ditingkatkan lagi dalam sistem penggajian
tersebut seperti :
a.
Agar dalam perhitungan penggajian karyawan tidak terjadi kesalahan maka
harus lebih ditingkatkan lagi dalam sistem komputernya.
b.
Dalam pemberian uang gaji sebaiknya melalui bank, agar mempermudah
perusahaan dan karyawan dalam pemberian gaji karyawan.
DAFTAR
PUSTAKA
Sutabri,
Tata.2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi.
Kendall, E.
Kennet dan Kendall, E.Julie.2006. Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta : Pt.index Kelompok Gramedia.
Jogiyanto,
Hartono.2005. Analisis dan Desain. Yogyakarta: Andi Offest.
Puspitawati,
Lilis dan Sri Dewi Anggadini.2011. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta:
Graha Ilmu.
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
N.I.M :
11122970
Nama Lengkap : Nafis
Ahmad Toha
Tempat & Tanggal
Lahir : Boyolali, 27 Desember 1995
Alamat lengkap : Jl. Kampus
Unkris No.7A/ Kost Putra
Rosa
Kel. Jatiwaringin Pondok Gede
Bekasi
17411
B. Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal
1. Sekolah
Dasar Negeri Karanggede 01, lulus
tahun 2007
2. Sekolah Menengah
Pertama Negeri 01 Karanggede, lulus tahun 2010
3. Sekolah Menengah Atas 01 Negeri Karanggede,
lulus tahun 2013
Jakarta, 21 Desember 2015
Foto
3x4
Nafis
Ahmad Toha
No comments:
Post a Comment