PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DALAM MENUNJANG KOMUNIKASI ADMINISTRASI
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT
Oleh
RETNO ANDRIYANI
NIM. 09 0147 094
SKRIPSI
Diajukan untuk memenuhi sebahagian syarat
Ujian Sarjana Strata Satu Bidang Studi
Ilmu Administrasi Negara
Diajukan untuk memenuhi sebahagian syarat
Ujian Sarjana Strata Satu Bidang Studi
Ilmu Administrasi Negara
SEKOLAH TINGGI ILMU
ADMINISTRASI
KAWULA INDONESIA ( STIAKIN )
JAKARTA
2011
KAWULA INDONESIA ( STIAKIN )
JAKARTA
2011
TANDA PERSETUJUAN SKRIPSI
Nama : RETNO
ANDRIYANI
NIM : 00147 094
Jurusan : Ilmu Administrasi Negara
Skripsi : Pengelolaan
Arsip Dinamis Dalam Menunjang Komunikasi Administrasi di Lingkungan Kementerian
Perumahan Rakyat
Pembimbing
I Pembimbing
II
…………………….. ……………………..
TANDA PENGESAHAN
Nama : RETNO ANDRIYANI
NIP : 00147 094
Jurusan : Ilmu Administrasi Negara
Skripsi :
Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam
Menunjang Komunikasi Administrasi di Lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat.
Skripsi ini Telah
dipertanggung jawabkan dihadapan Panitia Penguji sidang Ujian Skripsi. Strata
Satu (Si) dan dinyatakan lulus pada Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Kawula
Indonesia ( STIAKIN ) Jurusan Ilmu Administrasi Negara pada hari ……………………………..
Tanggal
Penguji Ahli
……………………..
Dewan Penguji
Ketua/Anggota : ………………………
Sekretaris/Anggota : ………………………
Anggota : ………………………
6.
Doa
restu orang tua yang terus mendorong dan mendukung penulis untuk terus
melanjutkan perkuliahan ini sampai selesal.
7.
Rekan
sekerja penulis yang terus memotivasi dan memberikan support kepada penulis
untuk menyelesaikan skripsi ini.
Penulis
mengharapkan skripsi ini bermanfaat bagi para pembaca khususnya bidang Ilmu
Administrasi Publik, namun oleh karena keterbatasan baik daya maupun sarana
tentunya saran-saran dan kritik pembaca, penulis terima demi kesempurnaan
skripsi ini.
Akhirnya, penulis berharap semoga
penulisan ini dapat bermanfaat, dan dengan rendah hal, penulis mengharapkan
kritik dan saran yang bersifat membangun, guna Iebih sempurnanya skripsi ini.
Jakarta, Juli 2011
Retno Andriyani
ABSTRAK
Nama : Retno
Andriyani
NPM : 09 0147 094
Judul : Pengelolaan
Arsip Dinamis dalam menunjang Komunikasi Administrasi di Iingkungan Kementerian
Perumahan Rakyat.
Pada generasi serba elektronik ini, informasi telah menjadi
kebutuhan vital bagi setiap organisasi, balk bagi organisasi pemerintah maupun
dalam dunia bisnis, bahkan ada suatu ungkapan bahwa siapa yang ingin menguasai
dunia kuasailah informasi. Informasi menjadi suatu bagian yang sangat penting
untuk mendukung proses kerja administrative dalam pelaksanaan fungsi-fungsi
manajemen dari birokrasi di dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang
berkembang dengan cepat.
Situasi dan kondisi yang berkembang cepat ini menimbulkan
meluber dan melimpahnya informasi daiam berbagai bentuk media dengan sarana
baca, pemrosesan dan penyampaiannya. Dengan demikian menurut Schwantz dan
Hermon, informasi pada saat sekarang ini merupakan ekonomi yang memiliki nilai
dan biaya produksi (Value and a cost of production) (1993 : 202)
Nilai ekonomi dapat dilihat semakin komersialnya informasi,
sehingga mempunyai niiai signifikan dan memberi peluang untuk dapat diperjual
belikan. Disamping itu proses pengelolaan yang tepat, dan penemuan kembali
informasi dengan cepat, akurat dan lengkap memiliki nilai kuantitatif yang
dapat diukur secara ekonomi.
Arsip yang merupakan informasi terekam dari kegiatan
administrasi dan manajemen organisasi akan terus tumbuh dan berkembang secara
akumuiatif sesuai dengan semakin kompleknya tugas dan fungsi organisasi.
Akumulasi arsip yang semakin banyak ini, apabila tidak dikelola dengan balk,
yang seharusnya mendukung proses kegiatan administrasi dan manajemen akan
menjadi beban organisasi. Cerminan dari arsip yang menumpuk, dibiarkan
tertimbun bercampur dengan barang rongsokan lainnya menjadi hal yang lumrah hamper
setiap instansi. Kondisi arsip yang tidak tericontrol ini tidak mungkin dapat
didayagunakan. Di dalam konteks inilah sesungguhnya arsip membutuhkan suatu
system pengeiolaan (manajemen) yang tepat sehingga dapat menciptakan
efektfitas, efisiensi dan produktifitas bagi organisasi. Untuk itulah
dibutuhkan suatu manajemen arsip dinamis yang tepat.
DAFTAR ISI
HALAMAN
KATA PENGANTAR ........................................................................................... i
ABST'RAKSI ...................................................................................................... iii
DAFTAR ISI ................................................................................................. ...... v
BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Befakang .......................................................................... 1
B.
Masalah Pokok .......................................................................... 2
C.
Kerangka Pikir ........................................................................... 3
D.
Tujuan Penelitian ...................................................................... 4
E.
Metode Penelitian ...................................................................... 4
F.
Sistematika Penulisan ............................................................. 6
BAB II LANDASAN TEORI
A. Pengertian Arsip Dinamis ....................................................... 8
I. Pengertian Arsip............................................................................
-
Arsip Dinamis...............................................................................
-
Arsip Inaktif...................................................................................
-
Arsip Statis....................................................................................
2. Tata Persuratan......................................................................... 11
a. Surat Masuk...............................................................................
b. Surat Keluar
3. Sistem Penyimpanan ............................................................. 14
B. Pengertian Komunikasi
Administrasi ................................ 16
- Pengertian Komunikasi.............................................................
- Pengertian Tertib Administrasi................................................
C.Ketata-Usahaan ....................................................................... 21
BAB III TINJAUAN UMUM LOKASI PENELMAN
A.
Struktur Organisasi ................................................................ 24
B.
Tugas Pokok dan Fungsinya .............................................. 26
C.
Kegiatan Kearsipan Dinamis ............................................... 27
BAB IV MASALAH PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
A.
Masalah Sumber Daya Manusia .......................................... 31
B.
Masalah Penyimpanan .......................................................... 41
C.
Masalah Penyusutan / Pemusnahan
Arsip ...................... 46
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A.
Kesimpulan ............................................................................... 50
B.
Saran — Saran .......................................................................... 51
DAFTAR PUSTAKA / DOKUMEN ............................................................... 52
BIO DATA
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam
kehidupan sehari-hari manusia yang bekerja pada suatu kantor balk organisasi
besar maupun kecil selalu menghadapi pekerjaan yang berhubungan dengan arsip.
Arsip ini nantinya akan disimpan apabila tidak lagi digunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kerja setiap harinya.
Sistem
penyimpanan arsip yang balk dan teratur akan tercapailah efisiensi kerja pada
suatu organaisasi atau kantor.
Di
samping itu pekerjaan penyimpanan arsip bukan hanya menyimpan berkas arsip saja
tetapi juga mencakup pekerjaan menempatkan dan menemukan kembali berkas arsip
itu pada saat dibutuhkan secara tepat dan cepat.
Jumlah
arsip yang disimpan setiap saat (dari minggu, bulan dan tahun) selalu bertambah
hingga memerlukan ruangan yang mungkin besar. Untuk mengatasi hal ini biasanya
arsip yang kurang penting atau kadaluarsa dikeluarkan agar tidak bercampur aduk
dengan jenis arsip yang lainnya.
2 Sistem kearsipan merupakan salah
satu kegiatan perkantoran dalam menunjang kegiatan operasional kantor dengan
data-data yang diperlukan.
Dalam
kaitannya dengan hal ini, kearsipan pada lingkungan Kementerian Perumahan dan
Permukiman, dengan Peraturan Menteri Perumahan dan Permukiman, Nomor 06 tahun
2010 tentang Pola Klasifikasi Arsip, Nomor 07 tahun 2010 tentang Tata Naskah
Dinas dan Nomor 08 tentang Tata Kearsipan, merupakan landasan yang digunakan
untuk mengelola arsip di lingkungan Kementerian.
Arsip
merupakan salah satu bagian yang penting bagi seorang pimpinan organisasi untuk
mengambil keputusan secara tepat dan cepat. Untuk itu sekali berkas yang hilang
atau disimpan tidak ditempatnya akan dapat menghambat pekerjaan lain. dengan
adanya suatu sistem penyimpanan arsip yang balk, maka akan meningkatkan
efisiensi kerja.
Berdasarkan
pemikiran di atas, penulis tertarik untuk meneliti lebih jauh masalah
Pengelolaan Arsip Dinamis dalam menunjang Komunikasi Administrasi di lingkungan
Kementerian Perumahan Rakyat.
B. Masalah Pokok
Suatu
arsip dapat merupakan alat komunikasi tertulis dan sebagai bahan dokumen
penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan 3 bahan bukti tertulis. Tidak jarang arsip berharga bercampur
aduk dengan koresponden rutin.
Untuk
mengatasi kondisi di atas, periu ada pengaturan penyimpanan arsip yang baik.
Penyimpanan arsip dapat menciptakan tertib arsip, artinya hanya .arsip-arsip
yang masih bernilai guna saja yang perlu dipelihara.
Dalam
kaitannya dengan masalah kearsipan, masalah pokok yang dihadapi Kementerian
adalah :
1.
Sumber
Daya Manusia yang ada belum memadai
2.
Manajemen
Penyimpanan belum sesuai dengan peraturan yang ada
3.
Penyusutan
/ pemusnahan arsip dilakukan.
C. Kerangka Pikir
Kearsipan
berperan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat
pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan
perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan
keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian
setepat-tepatnya.
Bila
Kearsipan pengelolaannya balk, hasilnyapun baik. Pelayanan terhadap masyarakat
dapat dengan cepat, tepat, efisien dan efektif.
Dalam
penyusun skripsi ini penulis mengadakan dua macam penelitian yaitu :
a.
Metode
Penelitian Kepustakaan (Library Research )
Metode penelitian kepustakaan adalah
suatu cara pengumpulan data dengan jalan membaca buku-buku ilmiah yang
berhubungan dengan skripsi ini, ditambah dengan mempelajari bahan-bahan kuliah
pada Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Kawula Indonesia (STIAKIN), yang sangat
berguna dalam penyusunan skripsi ini.
b.
Metode
Penelitian Lapangan (Field Research )
Dalam mengadakan metode penelitian lapangan
ini penulis mengadakan penelitian Iangsung pada obyeknya yaitu Kementerian
Perumahan Rakyat, dengan cara melakukan pengamatan dan mengadakan wawancara
kepada petugas arsip yang mempunyai wewenang untuk memberikan data dan yang
penulis anggap mengusai masalah kearsipan baik secara teori maupun praktek.
Dalam
melakukan penelitian ini periulis mengakul masih banyak kelemahan-kelemahan dan
kekurangan-kekurangan dalam cara mengumpulkan data, baik dalam mengadakan
wawancara maupun dalam
membaca buku-buku. Semua ini disebabkan keterbatasan kemampuan penulis disaat
menyusun skripsi ini.
Pada
dasarnya bahan pustaka merupakan bahan persiapan yang penting sekaii untuk
memperluas pengetahuan tentang objek yang akan diteliti agar pelaksanaan
penelitian selanjutnya dapat berhasil dengan balk dan memuaskan.
F. Sistematika Skripsi
Dalam
pembahasan skripsi ini, penulis akan memberikan secara garis besar keseluruhan
isi dari pada skripsi ini, sehingga sasaran yang diinginkan akan terlihat
sebelumnya.
Penulis
membuat pembabakan secara per bab, kemudian tiap-tiap bab dibagi beberapa sub
bab.
Adapun
isi dari pada skripsi ini yang mengupas masalah kearsipan ini adalah :
BAB
I Pada bab I ini penulis menguraikan
tentang Pendahuluan
yang isinya mengemukakan latar belakang, masalah pokok, kerangka pikir, tujuan penelitian, metode penelitian, sistematika skripsi.
yang isinya mengemukakan latar belakang, masalah pokok, kerangka pikir, tujuan penelitian, metode penelitian, sistematika skripsi.
BAB
II Pada bab H ini penulis menguraikan
tentang Landasan
Teori yang isinya mengemukakan Pengertian Arsip, arsip dinamis, arsip inaktif, arsip stabs; Tata Persuratan ( surat masuk, surat keluar) dan Pengertian Penyimpanan, dilanjutkan dengan Pengertian Komunikasi Administrasi, yang terdiri dari Pengertian Komunikasi dan Pengertian Administrasi,
Teori yang isinya mengemukakan Pengertian Arsip, arsip dinamis, arsip inaktif, arsip stabs; Tata Persuratan ( surat masuk, surat keluar) dan Pengertian Penyimpanan, dilanjutkan dengan Pengertian Komunikasi Administrasi, yang terdiri dari Pengertian Komunikasi dan Pengertian Administrasi,
BAB
III Pada Bab III ini penulis
menguraikan Tinjauan Umum
Lokasi Penelitian, yang isinya
menguraikan tentang struktur organisasi, tugas pokok dan fungsinya, Hubungan
kerja unit-unit kearsipan.
BAB
IV Pada Bab IV ini penulis menguraikan
tentang beberapa masalah yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis, yang
terdiri dari masalah sumber daya manusia, masalah penyimpanan, masalah
penyusutan / pemusnahan arsip.
BAB
V Pada bab V ini penulis memberikan
kesimpulan dan saran dari skripsi.
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Pengertian
Arsip
Arsip
mempunyai .peranan sebagai "pusat ingatan" sebagai "sumber
informasi" sebagai alat pengawasan yang sangat diperiukan dalam setiap
organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan,
perumusan kebijakan, dan pengendalian setepat-tepatnya.
Menurut
Drs. Thomas Wiyasa Bratawidjaya arsip ialah catatan-catatan yang dapat
memberikan keterangan-keterangan tentang berbagai kejadian dan pelaksanaan
operasi organisasi.[1]
Menurut
Drs. Basir Barthos arsip ialah setiap catatan tertulis balk dalam bentuk gambar
ataupun bagian yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok
persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan
orang itu pula.[2]
Menurut
The Liang Gie arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara
sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat
secara cepat diketemukan kembali.[3]
Berdasarkan
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2010 tentang Kearsipan, pasal 1 arsip adalah
a.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan berrnasyarakat,
berbangsa dan bernegara.
b.
Arsip
Dinamis adalah arsip yang digunakan secara iangsung dalam kegiatan pencipta
arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu
c.
Arsip
Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang.
d.
Arsiparis
adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh
meialui pendidikan formal daniatau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta
mempunyai fungsi, tugas dan tanggungjawab meiaksanakan kegiatan kearsipan.
Tata
kearsipan ialah sistem penyimpanan arsip untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggung-jawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.
- Fungsi
Arsip
Fungsi arsip menurut Undang-Undang
Nomor 43 tahun 2010 tentang Kearsipan, membedakan :
a.
Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, peiaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara;
b.
Arsip statis adalah arsip yang
dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah
habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi balk
secara Iangsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
dan/atau lembaga kearsipan.
Fungsi "Arsip Nasional"
sebagai Lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non kementerian yang
melaksanakan tugas Negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota
Negara.
a. menjamin terciptanya arsip dari
kegiatan yang dilakukan oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
b. Menjamin ketersediaan arsip yang
autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
c. Menjamin terwujudnya pengeiolaan
arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
d. Menjamin perlindungan kepentingan
Negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip
yang autentik dan terpercaya.
e. Mendinamiskan penyelenggaraan
kearsipan nasional sebagai suatu system yang komprehensif dan terpadu.
f. Menjamin keselamatan dan keamanan
arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
g. Menjamin keselamatan asset
national dalam bidang ekonomi, social, politik, budaya, pertahanan, serta
keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa, dan
h. Meningkatkan kualitas pelayanan
public dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
1. Tata Persuratan
a.
Tata Persuratan
Tata persuratan adalah suatu
bagian diantaranya yang mengatur aliran surat masuk dan surat keluar.
Dalam suatu organisasi, tata
persuratan merupakan kegiatan yang sangat penting, karena dari sinilah alur
informasi kegiatan- kegiatan
dapat terlaksana untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan.
(1) Surat Dinas Masuk adalah alat komunikasi yang berbentuk warkat dan
berisi informasi kedinasan dari si pembuat surat ditujukan kepada alamat yang
dituju dengan isinya perihal pemberitahuan, laporan kedinasan.
Warkat adalah setiap
catatan tertulis / bergambar yang memuat keterangan mengenai suatu hal /
peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.
- Proses
/ Distribusi Surat Masuk
Surat-surat masuk adalah
surat-surat yang diterima dari instansi lain, biasanya diterima melalui loket
penerimaan surat yang sudah disediakan di tiap organisasi.
Surat-surat masuk tersebut
dicatat pada lembar pengantar surat, dan ditujukan kepada alamat yang dituju.
Selanjutnya surat tersebut diajukan kepada pimpinan untuk mendapatkan disposisi
lalu di proses sesuai dengan isi surat yang dimaksud.
- Surat
Dinas Masuk, Surat Dinas Keluar
Surat dinar adalah alat
komunikasi yang berbentuk warkat dan berisi informasi kedinasan dari si
pencipta surat dan ditujukan kepada alamat yang dituju dengan isinya perihal
pemberitahuan, laporan kedinasan.
(2) Surat
Dinas Keluar adatah suatu kegiatan yang dimulai dari pembuatan konsep sampai
selesai. Setelah konsep selesai disetujui oleh pimpinan maka pengetikan
dilakukan kembali agar sesuai dengan disposisi yang telah ditentukan.
- Proses
Surat Keluar
Setelah Surat Dinas Keluar selesai
dibuat, dengan diberi Kode / tanda pengganti. Pokok masalah sebagai alat
pengendali surat.
Penentuan Kode surat harus disesuaikan
dengan ringkasan surat, biasanya kode di instansi pemerintah terdiri dari huruf
dan angka untuk memudahkan dalam penyimpanan surat.
Untuk itu tiap organisasi / instansi
pemerintah dibuat daftar kiasifikasi atau biasa disebut Pola Klasifikasi arsip.
Setelah surat selesai di proses, daiam
penyimpanannya, periu dicatat dalam buku agenda surat keluar, untuk menghindari
hal-hal yang tidak inginkan. Seperti bila surat tersebut tidak sampai kepada
tujuan si alamat, dapat dilacak dimana hambatannya.
2. Sistem Penyimpanan :
Sistem Penyimpanan ada 5 dasar pokok
sistem bagi penyelenggaraan filling yang dapat dipergunakan, yaitu :
(1). Sistem Abjad
Sistem Abjad adalah suatu
sistem untuk menyusun arsip berdasarkan nama-nama. Baik perihal dari sudut
maupun instansi pengirim dapat disusun menurut adjad, yaitu menyusun subyek itu
dalam urutan A sampai Z.
(2). Sistem Subyek
Apabila suatu kantor
menginginkan mempergunakan sistem lain selain sistem alphabet, disebabkan
karena kantor itu mengerjakan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan
masalah-masalah yang berhubungan dengan tugas pokoknya, maka kantor ini dapat
metnilih sistem subyek untuk melaksanakan tugas-tugas filling.
(3). Sistem Geografis
Apabila dikehendaki untuk menyimpan surat atau arsip menurut
daerah wilayah, maka dapat dipergunakan sistem geografis ini.
Kegiatan-kegiatan yang
dilakukan dalam organisasi dimana sistem geografis dapat dipergunakan, biasanya
kegiatan-kegiatan yang meliputi daerah-daerah wilayah lebih dari satu tempat.
Organisasi yang mempunyai beberapa kantor cabang dapat juga mempergunakan
sistem geografis ini.
(4).
Sistem
Nomor
Sistem nomor ini biasa
dipergunakan oleh organisasi- organisasi yang bergerak di bidang profesional
tertentu.
Sistem nomor ini merupakan
sistem filling yang tidak Iangsung, karena sebelum menentukan nomor-nomor yang
diperlukan, maka juru arsip lebih dahulu harus membuat daftar kelompok-kelompok
pokok masalah arsip.
(5).
Sistem
Kronologis
Sistem ini dipergunakan untuk
arsip yang disusun menurut urutan tanggal dari datangnya surat atau arsip itu.
Surat-surat atau arsip yang
datang lebih akhir ditempatkan pada yang paling depan, tanpa melihat masalah
atau perihal surat atau arsip. Biasanya digunakan untuk arsip-arsip yang menyangkut keuangan (buktI
pengeluaran dan pemasukan uang).
B. Pengertian
Komunikasi
Komunikasi
mempunyai arta yang sangat luas, komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi
antara seseorang individu dengan individu lainnya, gari hasil komunikasi
tersebut, terjadi adanya perubahan atau efek dari interaksi tersebut.
1. Kaitan Komunikasi dengan Administrasi
Administrasi adalahproses kerja sama
seketompok manusia, dalam kerja sama itu diketahui bahwa apa yang sedang, akan
dan hash' yang ditakukan akan tercapai.
Komunikasi sangat penting dalam
administrasi, karena pimpinan akan berhasil bila selalu mengadakan komunikasi
dengan bawahan, dan dapat mempengaruhi anak buahnya untuk mencapai tujuan. Bila
pimpinan tidak mampu berkomunikasi dengan para bawahannya, kemungkinan
keberhasilannya sangat kecil, bahkan akan mengalami kegagalan, karena apa yang
diinginkan oleh pimpinan dengan rencana yang dibuat tidak dapat dimengerti oleh
bawahannya.
Komunikasi merupakan kegiatan hubungan
antara individu, kelompok baik internal maupun eksternal, sehingga komunikasi
merupakan sarana yang penting untuk mengintegrasikan kemampuan manusia yang
dikaitkan dengan sumber-sumber daya lainnya dalam mencapai tujuan.
2. Definisi Komunikasi
Fred
Luthan (dalam Rue & Byers, 1977, 282) mengemukakan bahwa Komunikasi sebagai
proses pengiriman informasi dari pengirim kepada penerima informasi yang
biasanya mempunyai makna tertentu, agar informasi tersebut dapat dipahami oleh
orang lain (penerima)
Flippo (dalam
Jiwanto, 1985: 4), mengemukakan bahwa :
Komunikasi
sebagai tindakan mendorong pihak lain untuk menginterpretasikan suatu idea
dalam suatu cara yang diinginkan oleh pembicara atau penulis. Penekanan menurut
Flippo, bahwa sipenerima mau dan memahami apa yang dikehendaki oleh pengirim
dan mernpunyal kesamaan pendapat dengan pengirim.
Sikuda,
Komunikasi adalah suatu proses pengiriman informasi, arti dan pengertian dari
seseorang, tempat atau sesuatu yang lain.
3. Komunikasi
yang efektif Adalah :
-
penerima mengerti atau memahami isi
pesan
- penerima dapat menerima atau menyetujui
isi pesan
- penerima
mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim
a. komunikasi verbal, penyampaian
pesan yang disusun dalam kalimat, dapat berbentuk lisan maupun tulisan.
Penyusunan dalam bentuk ini perlu ketelitian agar mudah dipahami oleh si penerima
pesan
b. komunikasi non verbal, komunikasi
yang dilakukan agar si penerima pesan dapat dengan cepat menerima pesan
tersebut, syaratnya harus mempunyai persamaan persepsi antara si penerima dan
si pengirim.
5. Media Komunikasi, yang biasa digunakan :
a.
media
tulisan, seperti surat kabar, majalah, surat menyurat dalam kegiatan
administrasi
b.
media
gambar, grafis, foto dli
c.
media audio, seperti telepon, HP, radio
dIl
d.
media audio visual, kombinasi gambar
dan suara, televise, film.
C. Pengertian Administrasi
Administrasi sebagai ilmu pengetahuan
termasuk kelompok, karena kemanfaatannya hanya ada apabila prinsip-prinsip,
rumus-rumus dan dalil-dalilnya diterapkan untuk meningkatkan mutu berbagai
kehidupan bangsa dan
negara. Sedangkan administrasi sekarang ini merupakan proses kegiatan yang
perlu dikembangkan secara terus menerus, agar administrasi sebagai suatu sarana
untuk mencapai tujuan benar-benar dapat memegang peranan yang diharapkan.
Menurut Drs. Seowarno Administrasi
dapat dibedakan dalam 2 pengertian yaitu :
1. Administrasi dalam arti sempit,
yaitu kata Administratie (bahasa Belanda). Yang meliputi kegiatan :
catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik , agenda dan
sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work).[4]
Jadi Tata Usaha adalah bagian kecil
kegiatan dari pada Administrasi yang akan dipelajari.
2. Administrasi dalam arti luas dari kata
Administration (bahasa Inggris). Di bawah ini akan dikemukakan beberapa
pendapat, arti dari pada administrasi dalam arti luas yaitu :
a.
Menurut Leonard D. White dalam bukunya
: Introduction to the study of Public Administration, memberikan sebagai
berikut : "Administrasi
adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada umumnya terdapat pada semua
usaha keiompok negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau
kecil dan sebagainya".[5]
b. Menurut H.A. Simon dan
kawan-kawan dalam bukunya : Public Administration, memberikan arti sebagai
berikut : "Administrasi sebagai kegiatan dari pada kelompok yang
mengadakan kerja sama untuk menyelesaikan tujuan bersama".[6]
c. Menurut William H. Newman dalam
bukunya Administrative Action, memberikan arti sebagai berikut :
"Administrasi sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan dari pada
usaha-usaha kelompok individu-individu terhadap tercapainya tujuan
bersama".[7]
d. Menurut Prof. Prayudi dalam
bukunya Administrasi Perkantoran, adalah bahwa administrasi dalam arti luas,
adalah administrasi yang merupakan suatu system kerja sama, dimana dalam system
tersebut sangat terkait dengan unsur-unsur manajemen, organisasi dan administrasi.
Artinya admistrasi merupakan rangkaian kegiatan dalam mengelola unsure
administrasi ( manusia,
uang, cara, bahan baku, slat dan pasar) yang dikelola dengan menggunakan fungsi
manajemen (perencanaan, organisasi, pergerakan dan pengawan ) yang dikelola
dalam suatu wadah (organisasi), dan rangkaian kegiatan tersebut diikat dengan
kegiatan administrasi.
D. Katata-Usahaan
Dalam bahasa Inggris istilah
yang sepadan dengan tata usaha adalah office work (pekerjaan kantor). Tapi
sering disebut juga clerical work (pekerjaan kertas).
George Terry memberikan rumusan
tentang pengertian pekerjaan kantor, yaitu :
"Office
work Includes verbal transmission of information and the producing of written
records and report providing the means by which many items my besummarized
quickly to supply a factual basis for managerial control".
(pekerjaan kantor meliputi penyampaian
keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan
laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna
menyediakan suatu landasan, fakta bagi tindakan kontrol bagi pimpinan).[8]
Pengertian Office Work maupun
administrative work cukuplah dinyatakan dalam bahasa Indonesia dengan istilah
tata usaha. Secara Iengkap tata usaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas, menghimpun,
mencatat, mengolah menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan
yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama".[9]
Dapat pula dikatakan bahwa
menurut intinya adalah proses penyelenggaraan di sekitar keterangan-keterangan
yang berwujud enam pola pembuatan, dan untuk Iebih jelas akan diuraikan keenam
pola tersebut sebagai berikut :
1. Menghimpun yaitu kegiatan mencari
dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya beium ada atau
berserahkan dimana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.
2. Mencatat yaitu kegiatan membubuhkan
dengan berbagai peratatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga
berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
Dalam perkembangan teknologi modern
sekarang ini termasuk pula materi keterangan-keterangan itu dengan alat-alat
perekam suara sehingga dapat didengar, misalnya pencatatan pada pita tipe.
3. Mengelola, yaitu bermacam-macam
kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam
bentuk yang berguna.
4. Menggandakan, yaitu kegiatan
memperbanyak dengan berbagai macam cara dan alat sebanyak jumlah yang
diperlukan.
5. Mengirim, yaitu kegiatan
menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak lain.
6. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh
dengan berbagai cara ditempat tertentu yang aman, sehingga dapat dicari dengan
cepat bila digunakan kembali.
Keenam kegiatan tersebut di atas, tidak
merupakan suatu urutan waktu, melainkan dapat berlangsung sendiri ataupun dalam
suatu rangkaian, mulai dari aktivitas yang manapun dari keenam kegiatan yang
digambarkan di atas dan masing-masing kegiatan tersebut dapat meliputi
bentuk-bentuk kegiatan lain yang lebih terperinci.
Sedang pendapat dari Prof. Prajudi
Atmosudirdjo menyatakan bahwa : "Office work atau tata usaha merupakan
pekerjaan pengendalian data dan informasi itu dapat digolongkan menjadi empat
macam, yang masing-masing menyangkut tujuan dari pada data handing, artinya
data dan informasi untuk apa, untuk bagaimana ?
a.
Segala
macam pekerjaan yang bersifat registrasi,
b.
Segala
macam pekerjaan yang bersifat komputasi,
c.
Segala
macam pekerjaan yang bersifat informasi".[10]
Sebagai keterangan tambahan dari
rumusan tersebut adalah pekerjaan untuk komunikasi yakni sebagian terbesar
berupa korespondensi internal dan eksternal merupakan pekerjaan untuk
memperlancar kehidupan organisasi secara keseluruhan, agar orang dapat memberikan
dan menerima segala macam data dan informasi yang memungkinkan mereka dapat
berprestasi penuh di dalam organisasi. Sebagai contoh, rapat, brifing,
penelpon, pengiriman, pengaturan korespondensi (konsep surat, penaskahan,
koreksi dan pengetikan). Pekerjaan untuk registrasi adalah pekerjaan seperti
perekaman data dan informasi secara sistematis, sehingga informasi yang
dimaksud tidak akan hilang dan apabila sewaktu-waktu diperlukan dengan sangat
cepat dapat ditemukan kembali. Contoh agendaris warkat (penomoran agenda),
filling, dokumentasi, fotokopi.
Pekerjaan komputasi adalah semua
pekerjaan yang intinya adalah pekerjaan mengolah data dan informasi. Oleh
karena makin berkembangnya suatu badan (usaha) semakin banyak pula data yang harus diolah. Misalnya analisa
pengolahan dari pada laporan-laporan dan processing, penyusunan laporan harian.Dari
uraian di atas dapat dikatakan bahwa pekerjaan kantor atau tata usaha merupakan
pekerjaan pengendalian (the handling) data dan informasi yang mempunyai
sifat-sifat sebagaimana penjelasan di atas, yakni segala macam pekerjaan yang
bersifat komunikasi, registrasi, komputasi dan informasi.
Peranan tata usaha sangat membantu
pelaksanaan setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam
suatu tujuan tertentu mempunyai segi ketata usahaan. Hal ini telah ditegaskan
oieh Littlefield dan Peterson sebagai berikut :
"Every
job in an organization today has same office work are paper work aspects. In
most jobs these aspects are only incidental to the activity or chier concern,
which may be production, sales, finance, purchasing, personnel, engineering, or
one of many others. The paper work aspect must be manager, nevertheless".
(Setiap pekerjaan dalam suatu
organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan kantor atau pekerjaan
kertas. Dalam kebanyakan pekerjaan-pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat
saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa produksi, penjual, keuangan,
pembelian, kepegawaian,
teknik atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. Walaupun demikian
segi-segi pekerjaan kertas itu hares diurus".[11]
Jadi pelaksanaan setiap pekerjaan
operatif apapun dan dalam suatu organisasi manapun tentu dilaksanakan tata
usaha.
Dalam garis besarnya tata usaha
mempunyai tiga peranan pokok, yakni :
a. Melayani pelaksanaan
pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.
b. Menyediakan keterangan-keterangan
bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melaksanakan
tindakan yang tepat.
c. Membantu kelancaran perkembangan
organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Tata usaha melayani pelaksanaan
sesuatu pekerjaan operatif dengan menyediakan berbagai keterangan yang
diperlukan. Keterangan-keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan yang
diinginkan atau memungkinkan pekerjaan operatif yang bersangkutan secara Iebih
baik.
BAB IV
BEBERAPA MASALAH YANG DIHADAPI
DALAM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
DALAM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Arsip-arsip Dinamis di
Kementerian menurut pengamatan penulis, sebagaimana dijelaskan pada bab-bab
terdahulu, masih belum tertib dalam pelaksanaan pengolahan arsip tersebut.
Keadaan demikian disebabkan beberapa hal, antara lain :
A. Masalah Sumber Daya Manusia
Dalam pelaksanaan kegiatan mengelola
arsip, sebagai sumber informasi, pusat ingatan dan bukti pertanggungan jawab
Nasional, sangat diperlukan adanya tenaga / petugas arsip atau Sumber Daya
Manusia bidang kearsipan yang dapat mengelola arsip.
Dalam pelaksanaan tugas-tugas
penyelenggaraan pemerintahan terdapat dua macam kegiatan yakni kegiatan
manajerial dan kegiatan tekhnis.
Kegiatan manajerial adalah kegiatan
yang sifatnya mengatur dan mengendalikan pelaksanaan tugas pokok suatu unit.
Pengendalian kegiatan ini dilaksanakan
dalam suatu pembagian pelaksanaan tugas sesuai dengan tingkatan tanggung jawab
eselonisasi. Oleh karenanya kegiatan managerial ini disebut kegiatan struktural dan pelaksana
kegiatan-kegiatan managerial dinamakan pejabat struktural.
Kegiatan teknis adalah kegiatan pokok
suatu unit yang penyelesaiannya membutuhkan keterampilan dan atau keahlian
tertentu serta bersifat mandiri. Kegiatan teknis juga merupakan fungsi dari
suatu unit atau satuan organisasi, oleh karenanya kegiatan teknis ini disebut
sebagai kegiatan fungsional dan pelaksana kegiatan-kegiatan teknis ini
dinamakan pejabat fungsional.
Jabatan
Struktur menurut PP No. 15 tahun 1995 adalah :
- Pegawai
Negeri Sipil adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang
dan hak seseorang Pegawai Negeri Sipil dalam rangka memimpin suatu satuan
organisasi Negara.
- Pola
pembinaan Pegawai Negara Sipil, menggambarkan jalur pengembangan karier dan
menunjukkan keterkaitan dan keserasian antar jabatan, pangkat, pendidikan dan
pelatihan struktural serta masa jabatan seorang Pegawai Negeri Sipil sejak
pengangkatan pertama dalam jabatan tertentu sampai dengan pensiun.
Jabatan
Fungsional menurut PP No. 16 tahun 1994 adalah
- Kedudukan
Pegawai Negeri Sipil yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak
seseorang Pegawai Negeri Sipil dalam suatu satuan organisasi yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada
keahlian dan/atau keterampilan tertentu dan bersifat mandiri.
Kenaikan pangkat pejabat
fungsional didasarkan angkat kredit, keadaan demikian memungkinkan Pegawai
Negeri Sipil yang menduduki jabatan fungsional dapat naik pangkat 2 tahun
sekali, bila sudah mencapai angka kredit yang di persyaratkan terpenuhi.
Organisasi Kearsipan sesuai
dengan PP No. 34 tahun 1979, pasal 2 bahwa "Unit Pengolah : unit yang
melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi untuk keperluan pelaksanaan
kegiatan kerjanya unit tersebut juga menyelenggarakan arsip dinamis sebagai
berkas kerja". Ini berarti bahwa arsip dinamis dikelola dan
dipertanggungjawabkan pada masing-masing unit pengolah, dengan kata lain bahwa
arsip dinamis disimpan secara desentralisasi, dengan demikian jelaslah bahwa
lingkup pembinaan yang dilakukan oleh unit kearsipan meliputi seluruh unit
kerja yang ada pada jajaran organisasinya. Peraturan Pemerintah tersebut juga
memberi isyarat bahwa tugas unit kearsipan juga menyimpan arsip inaktif yang
berasal dari unit kerja. Ini berarti bahwa unit kearsipan bertindak pula
sebagai pusat arsip organisasi.
Dan uraian di atas, jelaslah
bahwa organisasi kearsipan dibagi menjadi 2 tempat kegiatan :
a.
Unit pengolah
Bertugas melakukan pengelolaan
arsip aktif termasuk di dalamnya melakukan perencanaan sampai dengan
pelaksanaannya. Tenaga kerja atau Sumber Daya Manusia akan mengeloia arsip di
unit pengolah disebut petugas arsip.
Petugas arsip menurut The Liang
Gie dalam bukunya Administrasi
Perkantoran
harus memenuhi 4 syarat sebagai berikut
:
a)
Ketelitian : Pegawai arsip harus dapat membedakan
perkataan- perkataan, nama atau angka yang sepintas selaku tampaknya sama,
untuk ini disamping cermat, la harus pula mats yang sempurna.
b).
Kecerdasan : Untuk ini memang tidak perlu suatu pendidikan yang sangat tinggi.
Tapi sekurang-kurangnya pegawai arsip tersebut harus dapat puia menggunakan
fikirannya dengan balk, karena la harus memilih kata-kata untuk suatu pokok
soal, selain itu Jaya ingatnya juga cukup tajam sehingga is tidak melupakan
sesuatu pokok soal yang telah ada arsipnya.
c) Kecekatan : Pegawai arsip harus mempunyai kondisi
jaminan yang balk, sehingga is dapat bekerja secara gesit. Lebih-lebih kedua
tangannya, is harus dapat menggunakan lebih leluasa untuk dapat mengambil
warkat dari berkasnya secara tepat.
d) Kerapihan : Sifat ini dipergunakan agar kartu-kartu, berkas- berkas dan tumpukan
warkat tersusun rapi sehingga surat yang disimpan dengan rapi akan lebih mudah
dicari kembali.[12]
b. Unit Kearsipan
Tugasnya antara lain melakukan
pengelolaan arsip inaktif termasuk di dalamnya perencanaan dan melaksanakan Sistem
Kearsipan, Sumber Daya Manusia, peralatan teknis kearsipan.
iika
lebih dirinci tugas-tugasnya adalah :
- pembinaan arsip dinamis pada lingkup organisasinya
- penyimpanan, penataan arsip inaktif
- penyediaan dan penyajian arsip
-
pembuatan sarana penemuan kembali
balk manual maupun elektronik
- pengolahan arsip inaktif
- penilaian arsip
- penyelenggaraan penyusutan / pemusnahan
dan penyerahan arsip statis, termasuk membuat daftar petikan
-
pemeliharaan
Apabila di bandingkan dari
kedua organisasi tersebut (unit pengolah dan unit kearsipan), hampir sama tidak
ada bedanya. Hanya obyek yang dikelola saja yang beda, yakni arsip dinamis di
unit pengolah, dan arsip inaktif, di unit kearsipan. Dimana intinya arsip-arsip
dinamis tersebut yang nantinya menjadi arsip inaktif.
Salah satu kegiatan teknis dari
penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan adalah kegiatan kearsipan. Terbitnya
Keputusan MENPAN No. 36 tahun 1990 tentang angka kredit. Bagi Jabatan Fungsional
arsiparis merupakan pengakuan resmi bahwa kegiatan teknis kearsipan pada
instansi pemerintah adalah kegiatan fungsional dan sekaligus merupakan
pengakuan bahwa kegiatan kearsipan adalah suatu profesi.
Keputusan
Menpan tersebut menyebutkan bahwa :
1. Arsiparis adalah Pegawai Negeri
Sipil yang diberi tugas, tanggungjawab, wewenang dan hak secara penuh oleh
pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan pada Instansi
Pemerintah
2. Arsiparis adalah jabatan fungsional
3. Tugas-tugas Arsiparis adalah :
a. Mengembangkan sistem kearsipan yang
tepat sesuai dengan corak, warna, bentuk dan sistem administrasi yang
dikembangkan pada suatu instansi;
b. Mengolah informasi secara
profesional untuk menetapkan kiasifikasi informasi untuk menjamin
pertanggungjawaban nasional secara efisien;
c. Merancang suatu sistem layanan /
penggunaan arsip untuk berbagai kepentingan secara aman, tepat sasaran, tepat
guna dan tepat waktu;
d.
Melakukan
pembinaan pelaksanaan tertib kearsipan pada struktur organisasi instansi;
e.
Merancang
publikasi arsip untuk mendukung kegiatan keilmuan, praktisi dan masyarakat
umum;
f.
Melaksanakan
kegiatan kearsipan;
g.
Mengembangkan
wawasan keilmuan untuk peningkatan jenjang profesionalisme.
Persyaratan
profesionalisme adalah :
a.
Memiliki
kemampuan teknis dan keilmuan yang menjamin efisiensi dan efektifitas
perawatan, pengamanan dan pelayanan informasi pada instansi dan pelestarian
budaya bangsa seselektif dan selengkap mungkin;
b.
Memahami
suatu sistem administrasi secara balk dan memiliki kemampuan untuk
mengembangkan suatu sistem kearsipan dan mengolah informasi arsip untuk
berbagai kepentingan dalam rangka pelayanan administrasi, praktisi, keilmuan
dan umum tanpa mengorbankan kepentingan lain yang karena ketentuan
perundang-undangan atau etika harus memperoleh perlindungan;
c.
Memahami
dengan baik prinsip-prinsip kearsipan praktis dan mampu menjabarkan
konsep-konsep dan teori-teori kearsipan dan menerjemahkannya dalam praktek
kegiatan kearsipan;
Memiliki kemampuan untuk melakukan
pengkajian terhadap teori/konsep kearsipan, melaksanakan pelaksanaan penelitian
dan merumuskan alternatif baru di bidang kearsipan.
Jenjang
Profesionalisme Arsiparis adalah :
a.
Arsiparis
pelaksana (terampil) dengan kemampuan utama melaksanakan kegiatan kearsipan
secara praktis berdasarkan teori dan konsep yang ada;
b.
Arsiparis
Ahli dengan kemampuan menyusun konsep-konsep kearsipan berdasarkan hasil
penelitian di lapangan dan atau renungan keilmuan serta praktek pengolahan
informasi arsip instansi/badan hukum serta perseorangan;
c.
Arsiparis
ahli ilmuwan yang memiliki kemampuan untuk mengkaji secara teoritis terhadap
berbagai teori/sistem/konsep kearsipan yang ada dan mencari alternatif baru
yang berkaitan dengan pengembangan ilmu kearsipan.
Sesuai dengan uralan diatas di
Kementerian, tenaga terampil khususnya untuk mengelola arsip-arsip dinamis
maupun arsip inaktif menurut hemat penulis belum ada.
Petugas arsip 4 orang, pendidikan yang
dimiliki hanya SLA, dengan tugas menyortir surat-surat bagi Pimpinan
berdasarkan surat-surat penting berupa surat-surat dinas pemerintahan,
surat-surat dinas dari perusahaan, dan surat-surat dinas dan perorangan semua itu dipisahkan dari
surat-surat yang kurang penting.
Surat-surat yang penting dapat
diketahui dengan cara
-
Penyortiran
surat-surat Pembukaan sampul (amplop)
-
Pengeluaran
surat dari dalam sampul Penelitian surat
-
Pembacaan
surat
-
Penyampaian
surat
-
Pencatatan
surat
Wewenang dan Tanggung Jawab Penata
Arsip
Wewenang yang dilimpahkan dad pimpinan
kepada pejabat teras, bukan berarti untuk semua petugas. Wewenang ini
dilimpahkan kepada kepala dan wakilnya, dengan maksud agar penyelenggaraan dan
pelaksanaan kerja di dalam bidang ini dapat dipertanggungjawabkan balk phisik,
yuridis maupun fungsi secara keseluruhan. Bukan saja internal maupun eksternal,
sehingga mencerminkan satu kesatuan ideal dan harmonis.
Pelimpahan wewenang khusus mengenai
administrasi kearsipan menurut M.N. Maulana antara lain :
a.
Berwenang untuk membuka sampul dan
membaca surat masuk. Agar surat tersebut dapat diselesaikan dan disalurkan
kepada pejabat yang berhak
dan berwenang memproses persoalan itu, dan menyelesaikannya tidak
beriarut-larut.
b.
Selain itu surat-surat masuk tidak jauh kepada yang tidak berhak,
sehingga akhirnya tidak diketahui dimana adanya, oleh karena itu kehilangan komunikasi
yang berharga.
c.
Agar surat masuk dapat diketahui maksud dan persoalannya, sehingga
masalah yang harus dikelola berjalan sebagaimana mestinya. Frekuensi komunikasi
dan persoalan apa raja yang sudah digarap serta yang belum selesai digarap.
d.
Agar setiap penggunaan cap dapat dikendalikan dengan balk dan
seksama, maka penyimpanan dan pemegang cap kantor harus diserahkan kepada
seseorang yang benar-benar tinggi disiplin kantornya sehingga dapat
dipertanggungjawabkan keamanannya, disamping itu tidak setiap orang boleh
menggunakan cap kantor.
Tugas
dan Tanggung Jawab Penata Arsip
Tanggung jawab seorang penata arsip
sangatlah penting sekali, karena suatu kantor hanya tergantung pada arsip-arsip
yang disimpan itu. Dan tanggungjawabnya menurut MN. Maulana adalah sebagai
berikut
1.
Menerima
konsep surat dari pimpinan atau pemegang kebijaksanaan kantor atau lembaga.
Balk secara luas atau tidak luas.
2.
Mengatur
pekerjaan petugas dan mengendalikan serta pengawasan menurut keahliannya atau
pengawasan teknis.
3.
Memeriksa
dan meneliti semua korespondensi kata demi kata, kalimat demi kalimat dan
konsep sebeium diketik.
4.
Meneliti
semua tanda koreksi surat konsep bila ada. Apakah ada perubahan atau pengaturan
dan penambahan kata atau kalimat dalam konsep.
5.
Memeriksa
keberhasilan dan kerapihan ketikan sesuai dengan pola surat dan
korespondensinya.
6.
Memeriksa
jumlah rangkap surat ketikan dari jurutik. Apakah tak ada kesalahan memasang
karbon.
7.
Menyampaikan
kepada konseptor setelah selesai diketik dan diperiksa untuk ditandatangani
oleh yang berwenang lalu diberi cap.
8.
Memegang
teguh rahasia surat-surat yang hanya dirahasiakan dan pelihara kepercayaan ini.
9.
Mengatur
dan mengawasi semua alat kantor dalam bagiannya.
10.
Bertanggung
jawab kelancaran, ketertiban disiplin kerja para petugasnya.
11.
Membuat
statistik dan laporan periodik mengenai kegiatan bagiannya dan nnengenai
alat-alat kantor.
12.
Memelihara
kerja sama yang balk dan bagian Iainnya atau perorangan dalam arti yang luas.3
B. Masalah Penyimpanan
Penyimpanan Arsip adalah cara
penyimpanan warkat (arsip dinamis) agar kemudahan kerja penyimpanan dapat
diciptakan, dan penemuan warkat (arsip dinamis) yang sudah disimpan dapat
dilakukan dengan cepat, biiamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
Penyimpanan Arsip pada prinsipnya
adalah menyimpan berdasarkan kata tangkap (caption) dari warkat (arsip dinamis)
yang disimpan, balk berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan
tertentu
Penyimpanan
arsip dinamis aktif id yang biasa diguna adalah
a. Penyimpanan dengan abjad (huruf )
Metode ini penyimpanan dan penemuan
kembali arsip berdasarkan abjad (kode huruf), artinya : petugas arsip dapat
langsung mencari arsip yang diinginkan ke lokasi tempat penyimpanan arsip.
Sistem ini cocok digunakan untuk
mengelola arsip dinamis aktif yang penyimpanan, penemuan kembali berdasarkan :
(1) nama diri ( nama orang )
arsipnya berdasarkan kode angka,
misalnya : nomor nasabah, nomor pelanggan, nomor pegawai
Sistem nomor mengenal tiga metode :
a) Penomoran berurutan
Memberi kode arsip dengan berurutan.
Nomor dapat diambil dari satu digit ( 0, 12, 3, dst ) atau dua digit ( 00, 10,
20, 30 dstnya ) atau tiga digit ( 000, 1000, 2000, 3000, dstnya)
Contoh :
10. Personalia
10.00 rekruitmen
10.01 lamaran kerja
10.02 Personal File
10.03 Kesejahteraan
10.03.00 Tunjangan
10.03.01 Jaminan Kesehatan
10.02.02 Bonus
b) Penomoran tidak berurutan
Memberikan kode arsip dengan
nomor tidak berurut atau acak Penomoran ini dibedakan menjadi :
b.1. Terminal Digit
Metode
penomoran jenis ini digunakan untuk nomor arsip yang Iebih dari lima digit, hal
ini digunakan agar terhindar kesalahan pengarsipan, karena keterbatasan
manusia, sering terjadi kekeliruan dalam mengingat nomor yang hampir sama,
missal : nomor 12.34.56, dapat keliru dengan nomor 12.34.65 dan sebagainya.
Untuk itu perlu di adakan
pengelompokan untuk tiap nomor, misal 12.34.56
-
angka
56 kode lad ( dua digit dari belakang)
-
angka
34 kode guide ( dua digit ditengah)
-
angka
12 kode folder ( dua digit pertama )
b.2 Middle Digit
Metode ini merupakan modifikasi
dari terminal digit, perbedaannya adalah penentuan nomor lad diambil dari
tengah, nomor guide adalah dua digit didepan dan nomor folder dua digit
dibelakang Contoh : nomor arsip : 12.34.56
-
angka
34 adalah kode lad
-
angka
12 adalah kode guide
-
angka
56 adalah kode folder
b.3. Nomor berlompat-lompat
Adalah cara penyimpanan arsip
yang tidak berurutan, berlompat-lompat biasanya ada jarak untuk tiap nomor.
Digunakan untuk file yang banyak jumlahnya, cara ini dapat untuk mengantisipasi
bertambah banyaknya arsip.
b.3.1.
Kode Blok
adalah
penyimpanan dengan nomor berjarak dan digunakan pada kategori tertentu,
tiap-tiap devisi, bagian, unit diberi nomor tertentu.
Contoh
:
Nomor
100 — 149 untuk bagian pembukuan
Nomor
150 — 199 untuk bagian pembelian
Nomor
200 — 249 untuk bagian personalia
Nomor
250 — 299 untuk urusan dalam
Nomor
300 — 349 untuk bagian hubungan masyarakat
13.3.2.
Kode Kelompok
adalah metode
penyimpanan dengan cars membentuk kesatuan kode yang digunakan untuk bagian
utama dan sub - sub bagiannya.
Contoh
1000
perlengkapan
1100
perlengkapan kantor
1110
furniture
1111
meja, kursi
1112
almari
1120
mesin kantor
1121
komputer
1122
fotocopy, dst
c.3 Desimal
Metode ini berasal dari Dewey
Decimal Classification (DDC) dalam perpustakaan, yang membagi 10 kelas utama
000 Umum
100 Filsafat
200 Agama
300 Ilmu Sosial
400 Bahasa
500 Ilmu Murni
600 Ilmu Terapan
700 Kesenian
800 Kesusasteraan
900 Sejarah dan Ilmu Bumi
c.
Penyimpanan
kombinasi abjad-angka
Adalah metode penyimpanan dan penemuan
kembali arsip dengan menggunakan kode gabungan abjad dan angka. Kode abjad
menunjukkan seri arsip (Kategori/subyek). Kode angka pertama menunjukkan
berkas/file (sub kategori/sub subyek ), dan kode angka kedua menunjukkan item (
sub sub kategori/subyek )
d.
Penyimpanan
Kronologis
Adalah metode penyimpanan dan penemuan
kembali arsip dengan system kronologi, disesuaikan dengan tanggal, bulan dan
tahun arsip tersebut diciptakan.
Contoh
:
Arsip-arsip yang terkait dengan
transaksi ( kwitansi pembelian/ penjualan ) penyimpanannya berdasarkan tanggal,
bulan dan tahun
II. Peralatan
Penyimpanan Arsip Dinamis
A.
Dengan Menggunakan Lad Filling Cabinet
Perlengkapan perlengkapan yang
digunakan untuk tempat penyimpanan surat adalah :
- Laci filling cabinet
- Lembar guide
- Lembar
map (folder)
B.
Dengan Menggunakan Lemari / Rak
Perlengkapan perlengkapan yang
digunakan untuk tempat penyimpanan
surat
adalah :
- Lemari
/ rak
- Ordner
- Kertas
karton
III. Sarana dan
Peralatan
Peralatan yang diperlukan dalam
penyimpanan arsip dinamis antara lain :
1. Folder (Map) adalah alat yang
digunakan untuk menempatkan berkas-berkas (lembar-lembar surat) sesuai dengan
masalahnya.
2. Guide (Penunjuk) adalah alat untuk menunjukkan
kumpulan permasalahan dan sekaligus penyekat antara folder.
3. Filing cabinet adalah alat untuk
menyimpan folder yang berisi berkas-berkas.
4. Tab adalah bagian yang menonjol
pada folder dan guide untuk mencantumkan kode dan masalah.
5. Box (kotak) adalah alat yang
digunakan untuk menyimpan berkas arsip in-aktif.
6. Rak arsip adalah alat untuk
menyimpan kotak yang berisi berkas arsip in-aktif.
7. Lemari katalog adalah alat untuk
menyimpan kartu, lembar pengantar, lembar peminjaman.
IV. Langkah Penyimpanan Arsip
Dinamis
Agar Penyelenggaraan penyimpanan surat
dapat dilakukan dengan lancar perlu diambil langkah-langkah sebagai berikut :
1. Membaca
surat
Maksudnya
agar dapat diketahui persoalan surat itu.
2. Memberi
kode
Caranya : jika persoalan surat itu
tentang olahraga perihal gerak jalan perorangan, maka petugas harus melihat
daftar kiasifikasi subyek terlebih dahulu.
3. Mencatat
surat
4. Menyimpan
surat
a. Dengan menggunakan laci filing
cabinet
b. Dengan menggunakan lemari / rak
5. Menyimpan
kartu
Kartu disimpan pada lemari katalog dan
disusun menurut daftar kiasifikasi.
C. Masalah Pemusnahan
/ Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip merupakan kegiatan
akhir dari seluruh proses kegiatan kearsipan. Kegiatan ini merupakan upaya untuk
mengurangi jumlah arsip yang tercipta.
Selama organisasi melaksanakan
fungsinya, setama itu pula arsip akan senantiasa tercipta. Arsip tercipta
seirama dengan adanya kegiatan dalam rangka pelaksanaan fungsi organisasi,
sehingga setiap saat arsip akan meningkat jumlahnya.
Apabila arsip terus meningkat dan
tidak ada usaha untuk penyusutan/ pemusnahan terhadap arsip-arsip yang sudah
menurun frekuensi penggunaannya atau nilai gunanya, maka akan ada problema
terhadap penyimpanan, dan penemuan kembali arsip-arsip yang diperlukan.
Secara
keseluruhan tujuan penyusutan arsip adalah
-
mendapatkan
penghematan dan efisiensi;
-
pendayagunaan
arsip aktif dan inaktif;
-
memudahkan
pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih
-
diperlukan
dan bernilai guna tinggi;
-
penyelamatan
bahan bukti kegiatan organisasi;
Penyusutan
itu sendiri berarti pemindahan arsip dengan cara :
1. Memindahkan arsip inaktif dari
unit kerja ke unit arsip.
2. Memusnahkan arsip yang tidak
bemilai guna berdasarkan peraturan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip stabs ke Arsip
Nasional Republik Indonesia.
Dengan adanya program penyusutan
arsip memungkinkan setiap organisasi menyingkirkan semua arsip yang tidak layak
untuk dipelihara.
Arsip
ditinjau dari kegunaannya terbagi menjadi 2 jenis arsip, yaitu :
a. arsip sementara, adalah arsip
yang akan dimusnahkan, jika kegunaannya bagi manajemen sudah selesai.
b. arsip permanen, adalah arsip yang
akan dipertahankan kelangsungan hidupnya setelah kegunaannya bagi manajemen
sudah selesai.
Biasanya arsip-arsip permanen
jumlahnya tidak lebih dari 10% dari jumlah arsip-arsip yang diciptakan.
Dalam rangka penyusutan arsip akan
tercapai jika setiap organisasi memiliki program dan rencana pengurangan arsip.
Program tersebut dapat dilaksanakan bilamana organisasi yang bersangkutan dalam
hal ini Kementerian sudah mempunyai pedoman jangka penyimpanan arsip yang biasa
disebut dengan Jadwal Retensi Arsip (3RA).
Jadwal Retensi Arsip adalah daftar
yang berisi tentang kebijaksanaan jangka penyimpanan arsip dan penetapan simpan
permanen dan musnah.
Pada
Jadwal Retensi arsip akan terkandung unsur-unsur :
a. Subyek (pokok soal) yang merupakan
gambaran dan seturuh seri berkas yang dimiliki oleh organisasi.
b. Jangka waktu simpan / usia arsip
balk aktif maupun in aktif.
c. Penetapan simpan permanen dan
musnah.
Jadwal Retensi Arsip diperlukan
sebagai pedoman untuk penyelenggaraan penyusutan arsip, yang sekaligus sebagai
sarana pengendalian arsip yang tercipta. Pada umumnya tidak berlangsung untuk
selama-Iamanya, banyak diantaranya yang hanya disimpan dalam waktu tertentu
saja.
Penyimpanan suatu arsip dinamis yang
pertama-tama harus dilakukan ialah menggolong-golongkan semua warkat dari
sesuatu organisasi dalam kelas tertentu menurut urutan pentingnya.
Penggolongan yang banyak dipakai ada 3
tingkat yaitu :
1) Warkat
Penting
Surat-surat yang nnempunyai kegunaan
besar, yang membantu kelancaran suatu intansi, warkat-warkat mill biasanya
harus disimpan untuk jangka waktu yang cukup lama sesuai dengan kepentingannya.
Contoh
:
- Sewa gedung yang Iamanya 10 tahun harus disimpan
sekurang-kurangnya selama jangka waktu itu berakhir.
2)
Warkat Berguna
Surat-surat yang nilai
kegunaannya bersifat sementara mudah diganti, dapat dipergunakan kembali.
Warkat ini secara berkala dan teratur dapat dipindahkan ketempat penyimpanan
khusus.
Contoh
:
a.
Pengumuman-pengumuman
b.
Surat-surat
biasa
3)
Warkat Tidak Penting
Surat-surat yang habis
kegunaannya setelah selesai dibaca atau surat pemberitahuan yang isinya singkat
dan menyangkut masalah kearsipan. Warkat yang habis kegunaannya setelah selesai
dibaca dapat dimusnahkan. Contoh :
a.
Undangan
Rapat
b.
Nota-nota
dengan tulisan pensil
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan data-data yang
disajikan pada bab-bab sebelumnya, dapatiah penulis memberikan beberapa
kesimpulan yaitu :
A. Kesimpulan
Pengelolaan Arsip Dinamis di
Kementerian sampai saat ini belum tertib, sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku, hal ini disebabkan karena :
1. Sumber Daya Manusia yang
betul-betul menguasai sistem administrasi kearsipan masih kurang, tidak sesuai
jumlah tenaga dengan volume arsip yang dihasilkan.
2. Sistem penyimpanan
arsip/penyimpangannya masih mengikuti selera pimpinan. Belum sesuai dengan
kaidah penyimpanan arsip.
3. Sistem pemusnahan arsip atau
penyerahan ke lembaga kearsipan atau Arsip Nasional RI, belum dilaksanakan
secara kontinu, agar tercapai efisiensi.
Pengawasan terhadap kearsipan di
kantor di lingkungan Kementerian belum memenuhi peraturan yang ditetapkan.
B. Saran
1.
Sumber Daya Manusia, perlu ditambah untuk menangani arsip,
dimana volume arsip cukup banyak setiap bulannya, dari sumber daya manusia juga
periu di tingkatkan kemampuan individunya, sehingga mempunyai keterampilan
khusus, yang akhirnya akan menjadi profesional dan perlu adanya jabatan
fungsional arsiparis.
2.
Sarana penyimpanan yang ada scat ini, masih kurang, perlu
ditambah sesuai dengan volume arsip yang ada. Apabila dalam tahun ini belum
dapat dipenuhi, mudah-mudahan untuk tahun anggaran yang akan datang dapat
diprogramkan.
Untuk pemusnahan arsip, masih perlu
ditambah peralatan pemusnahan, seperti alat penghancur kertas (Disposal).
DAFTAR PUSTAKA
1. Prof. Dr. Basir Barthos, Manajemen
Kearsipan, edisi revisi, Tarsito, 2007;
2. Drs. Thomas Wiyasa Bratawidjaja,
Surat Bisnis Modern, LPPM, 1992;
3. Manutlang, SE, Manajemen
Partisipatif, Pusat Produktifitas Nasional, 1990;
4. H.A. Simon, Public Administration, Tarsito, 1980;
5. Drs. Sutarno, Sekretaris dan
Tatawarkat, UGM, 1990;
6. Leonard D. White, Introduction to the Study of Public
Administration, Principles of Management, 1980;
7. M.N. Maulana, Administrasi
Kearsipan, Tarsito, 1979;
8. The Liang Gie, Administrasi
Perkantoran Modern, (edisi revisi) Principles
of Management, 2007
9. Drs. Soewarno Handayaningrat,
Study Ilmu Administrasi dan Manajemen, Pusat Produktivitas Nasional, 1990:
10. Prof. Pariudi Atmosudirdio.
Kesekretariatan dan Administrasi Perkantoran;
11. William H. Newman. Administrative Action. Oraanization or
inaustrv. 198u: Administrasi DerKantoran. L1-11\1. tanun
16.
Peneetanuan Perkantoran . tanun 15 25:
14.
ivianaiemen Harninistrasi verkantoran ivioaern. tsaari ivunik SUKOSO. St tanun
LUUb. venereal trtangea - JaKarra
DOKUMEN
1. Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009
tentang ketentuan kearsipan;
2. Peraturan Pemerintah No. 34 tahun
1979 tentang Penyusutan Arsip;
3. Keputusan Menpan No. 36 tahun 1990
tentang Jabatan Fungsional Arsiparis; dan direvisi dengan Keputusan menteri
pendayagunaan Aparatur Negara No. 09/M.PAN/111/2007
4. Peraturan Menteri Perumahan Rakyat
Nomor 21 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Keria Kementerian Perumahan
Rakyat
5. Peraturan Menteri Perumahan Rakyat
No. 06 tahun 2010 tentang Tata Kearsipan
6. Peraturan Menteri Negara perumahan
Rakyat No. 07 tahun 2010 tentang pola Klasifikasi Arsip
7. Peraturan Menteri Perumahan Rakyat
No. 08 tentang Tata Naskah Dinas.
No comments:
Post a Comment