Contoh TA BAB III - ANALISA SISTEM BERJALAN TERBARU 2016

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1.        Umum

              RSIA Karunia Kasih adalah suatu rumah sakit bersalin yang berlokasi di Jalan Raya Jatiwaringin No. 133, Pondok Gede – Bekasi. Pada awalnya RSIA Karunia Kasih ini hanya menyediakan pelayanan kesehatan ibu hamil, membantu proses melahirkan, kontrol KB, dan imunisasi. Namun, seiring perkembangan zaman, RSIA Karunia Kasih ini pun berkembang menjadi rumah sakit yang pelayanannya menyediakan berbagai jenis pelayanan kesehatan seperti adanya Poli Internis, Poli Bedah, Poli Anak, Poli Gigi, dan lainnya.

              Dengan semakin berkembangnya RSIA Karunia Kasih tersebut, maka sistem penggajian pun haruslah dilakukan dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi, agar dapat meminimalisir kesalahan-kesalahan dan mengatasi kendala yang terjadi sehingga dapat menciptakan kinerja yang efektif dan efisien, serta dalam pengolahan gaji menjadi lebih akurat dan lebih cepat.

3.2.        Tinjauan Perusahaan

3.2.1.     Sejarah Perusahaan

              Pada tanggal 11 Mei 1988 didirikan Rumah Bersalin yang bernama RB Bunda Setia yang beralamat di Jalan Raya Jatiwaringin No.133, Pondok Gede-Bekasi 17411. Rumah bersalin tersebut dipimpin oleh dr. Wawan selaku pemilik RB Bunda Setia. Rumah Bersalin ini khusus melayani tentang kesehatan obgyn seperti periksa kehamilan, membantu proses melahirkan, kontrol KB, imunisasi dan sebagainya.

              Dari tahun ke tahun RB Bunda Setia semakin berkembang dan semakin dikenal oleh masyarakat. Hal ini terbukti dengan semakin meningkatnya jumlah kunjungan pasien setiap tahunnya. Karena semakin banyak pasien yang berobat, RB Bunda Setia pun menambah fasilitas pelayanannya yaitu pelayanan rawat jalan untuk pasien anak.

              Dengan semakin berkembangnya RB Bunda Setia, pada tahun 1995 RB Bunda Setia berubah menjadi Rumah Sakit Bersalin yaitu RSB Bunda Setia. Perubahan status ini memberikan peluangyang lebih luas untuk mengembangkan dan menyediakan berbagai jenis pelayanan kesehatan, khususnya bagi kesehatan ibu. Hal ini ditandai dengan ditambahnya ruang perawatan yaitu pelayanan kamar rawat inap dan penambahan ruang operasi baru.

              Dengan berubahnya status menjadi Rumah Sakit Ibu dan anak, maka RSIA Bunda Setia dapat melayani dan merawat gangguan kesehatan ibu selain masalah kehamilan dan persalianan, dapat melayani dan merawat gangguan kesehatan anak yang lain dalam setiap tahap tumbuh kembangnya, tidak hanya melayani bayi baru lahir saja. Dengan demikian fasilitas RSIA Bunda Setia pun mengalami penambahan seperti penambahan kamar rawat inap, instalasi farmasi, penambahan kamar operasi dilengkapi peralatan sesuai standar.

              Pada bulan Juli 2007, RSIA Bunda Setia berpindah kepemilikan yaitu dari dr. Wawan kepada pihak lain yang diwakili oleh dr. Komar, dr. Olive, dr. Ruwin, dan dr. Ririn. Dengan berpindahnya kepemilikan maka RSIA Bunda Setia berganti nama menjadi RSIA Karunia Bunda yang berada dibawah kepemilikan PT Karunia Bunda Setia.

              Pada bulan Juni 2010, PT Karunia Bunda Setia berpindah tangan lagi kepemilikannnya yaitu oleh PT Rumah Kasih Indonesia. Dalam masa peralihan ini banyak sekali perubahan-perubahan yang terjadi, seperti penambahan fasilitas penunjang kesehatan daintaranya fasilitas Laboratorium, Radiologi, dan Fisioterapi. Untuk fasilitas kesehatan lain juga menjadi bertambah seperti Poli Internis, Poli Bedah, Poli THT, dan Poli Gigi. Dibawah kepemilikan PT rumah Kasih Indonesia, RSIA Karunia Bunda semakin menunjukan perkembangan yang cukup siginifikan. Hal ini ditunjukan pada awal tahun 2011, RSIA Karunia Bunda melakukan renovasi bangunan yang semula hanya dua lantai menjadi tiga lantai. Disamping itu juga, bertambah pula kamar ruang operasi yang semula hanya satu menjadi dua ruang operasi.

              Pada tanggal 22 April 2013 RSIA Karunia Bunda berganti nama menjadi RSIA Karunia Kasih sesuai dengan Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia No. AHU-21570.AH.01.02 Tahun 2013 dengan No NPWP : 02.665.249.5-432.000.

3.2.2.     Struktur Organisasi dan Fungsi

              Struktur organisasi merupakan suatu kerangka untuk mewujudkan suatu pola tetap dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu lingkar kerjasama. Struktur organisasi mutlak diperlukan agar dapat diketahui dengan jelas  bagaimana hubungan antara bagian serta tugas, wewenang dan tanggung jawabnya disetiap bagian. Struktur organisasi mempunyai tanggung jawab dan kewajiban-kewajiban terhadap pengembangan perusahaan. Setiap bagian didalam struktur organisasi harus mampu bekerja secara profesional, dan harus dapat berinteraksi dengan bagian lainnya sehingga didapat kerjasama yang optimal antar fungsi.

              Pada dasarnya struktur organisasi merupakan suatu hal yang sangat menentukan kedudukan dalam perusahaan. Sistem yang digunakan dalam struktur organisasi adalah sistem kerjasama (team work) yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Gambaran mengenai struktur organisasi pada RSIA Karunia Kasih dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

Sumber : RSIA Karunia Kasih

Gambar III.1.

Gambar Struktur Organisasi RSIA Karunia Kasih

              Dari struktur organisasi diatas, maka dapat kita lihat tugas maupun fungsi dari masing-masing bagian yaitu sebagai berikut:

1.        Pengurus Yayasan RSIA Karunia Kasih

Adalah orang yang bertanggung jawab penuh atas kepengurusan yayasan untuk kepentingan dan tujuan yayasan serta berhak mewakili yayasan baik di dalam maupun diluar pengadilan. Dalam menjalankan tugasnya, pengurus berwenang mengangkat dan memeberhentikan pelaksana kegiatan yayasan dan bertugas melakukan pengawasan serta memberi nasehat kepada pengurus dalam menjalankan kegiatan yayasan.

2.        Direktru RSIA Karunia Kasih

Adalah orang yang mempunyai tugas pokok membantu dalam pengelolaan Rumah Sakit dan penyelenggaraan pelayanan kesehatan kepada masyarakat. Dalam menyelenggarakan tugas, Direktur RSIA Karunia Kasih memiliki fungsi :

a)      Perumusan kebijakan RSIA Karunia Kasih

b)      Penyusunan rencana strategik

c)      Penyelenggaraan pelayanan umum dibidang kesehatan

d)     Mengevaluasi hasil pelaksanaan program kerja

e)      Menetapkan, melaksanakan, mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan penerapan Standar Pelayanan RSIA Karunia Kasih

f)       Penerapan etika RSIA Karunia Kasih

3.        Komite Medik RSIA Karunia Kasih

Adalah bagian yang menyusun standar prosedur operasional pelayanan medis, serta penelitian dan pengembangan di bidang medis dan meliputi pengaturan tugas rawat jalan, pengaturan tugas rawat inap, pengaturan tugas jaga, pengaturan tugas rawat intensif, pengaturan tugas di kamar operasi, kamar bersalin, dan lain sebagainya, pertemuan klinik, presentasi kasus (kasus kematian, kasus sulit, kasus langka, kasus penyakit tertentu), prosedur konsultasi, dan lain-lain. Penyusunan Standar Operasional ini dibawah koordinasi Direktur Rumah sakit atau Direktur Medis.

4.        Kepala Seksi Pelayanan Medis

Adalah bagian yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas direktur RSIA Karunia Kasih dalam melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi keuangan, pengendalaian dan pelaporan di bidang pelayanan medis dan penunjang medis.

5.        Kepala Seksi Keuangan RSIA Karunia Kasih

Adalah bagian yang diberi jabatan untuk mengkoordinir, melaksanakan tugas-tugas di bagian perencanaan dan penyusunan anggaran dan bagian pembendaharaan dan melaksanakan tugas dibidang keuangan dan anggaran meliputi perencanaan dan penyusunan anggaran dan pembendaharaan sesuai peraturan perundang-undanganyang berlaku, bertanggung jawab kepada direktur.

6.        Bagian Kepegawaian (HRD)

Adalah bagian yang memiliki wewenang untuk merekrut karyawan baru, menetapkan uraian tugas seluruh karyawan, melaksanakan penilaian kinerja karyawan, dan menyusun serta membuat perencanaan pelatihan karyawan demi meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan.

7.        Bagian Humas dan Umum

Adalah bagian yang diberi jabatan untuk mengkoordinir, melaksanakan tugas-tugas di bagian-bagian urusan humas dan pemasaran dan perlengkapan. Bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Tata Usaha sedangkan bagian umum melaksanakan tugas meliputi urusan surat menyurat, kearsipan, perlengkapan dan rumah tangga RSIA Karunia Kasih, kehumasan dan protokol, ketatalaksanaan dan keamanan RSIA Karunia Kasih sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

8.        Kepala Instalasi dan Ruangan Rawat Inap

Adalah bagian yang membuat data rekapan mengenai pasien yang masuk dan keluar dari Rumah Sakit. Menyerahkan laporan data rekapan ke kantor perawatanmengenai pasien yang telah pulang dan melakukan kegiatan pelaporan pasien yang perlu dirujuk ke Rumah Sakit Rujukan kepada Dokter.

9.        Kepala Instalasi dan Ruangan Rawat Jalan

Adalah bagian yang mempunyai wewenang sebagai penanggung  jawab di instalasi rawat jalan dan mempunyai tugas mengkoordinir, melaksanakan, mengawasi dan mengendalikan kegiatan, serta pengadaan di instalasi rawat jalan.

10.    Kepala Instalasi Gawat Darurat (IGD)

Adalah bagian yang mempunyai wewenang sebagai penanggung jawab di instalasi gawat darurat dan mempunyai tugas mengkoordinir, melaksanakan mengawasi dan mengendalikan kegiatan serta pengadaan sarana di instalasi gawat darurat.

11.    Kepala Instalasi Farmasi

Adalah bagian yang mengelola instalasi farmasi dengan meningkatkan kualitas pelayanan dan distribusi farmasi serta pengelolaan dan pelayanan akses di RSIA Karuna Kasih.

12.    Kepala Ruang Rekam Medis

Adalah bagian yang bertanggung jawab dalam atas penyusunan pelaporan bulanan rekam medis, yang berisikan sebuah perekaman mengenai hasil pengobatan pasien. Catatan tersebut berupa identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan, serta mengarahkan dan mengontrol proses pencatatan transaksi peminjaman dokumen rekam medis, untuk mempertanggungjawabkan tugasnya atau laporannya kepada Direktur.

13.    Kepala Ruang Gizi

Adalah bagian yang mempunyai wewenang sebagai penanggung jawab di instalasi gizi dan mempunyai tugas mengkoordinir, melaksanakan, mengawasi dan mengendalikan kegiatan.

3.3.        Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan

              Prosedur sistem berjalan adalah suatu sistem jaringan kerja atau tahap-tahap yang akan dilakukan sebelum memulai suatu kegiatan dan tahap yang digunakan untuk menyelesaikan suatu kegiatan.

              Dalam sistem penggajian RSIA Karunia Kasih terdapat beberapa prosedur, antara lain:

1.    Prosedur Absensi

Seluruh karyawan RSIA Karunia Kasih melakukan absensi melalui mesin finger pada saat akan bekerja dan setelah selesai bekerja. Mesin finger akan merekam data masuk dan data keluar karyawan yang datanya akan otomatis masuk ke dalam data yang ada di Bagian HRD. Setiap akhir bulan, Bagian HRD akan merekap data absensi karyawan selama satu bulan pada bulan tersebut. Data rekap absensi tersebut akan dijadikan sebagai acauan dalam perhitungan gaji karyawan selama satu bulan tersebut.

2.    Prosedur Perhitungan Gaji

Setiap akhir bulan bagian HRD akan menerima jadwal aktual dari masing-masing kepala departemen sebagai bukti kehadiran karyawan pada bulan tersebut. Jadwal aktual tersebut akan dicocokkan dengan rekap absensi unruk dihitung gaji pokok, tunjangan, uang transport, dan lemburan sesuai jumlah hari masuk selama satu bulan tersebut. Besarnya nominal gaji pokok dan tunjangan dihitung sesuai perjanjian kontrak awal kerja. Perhitungan uang transport dihitung berdasarkan jumlah hari masuk kerja selama satu bulan tersebut. Kemudian Bagian HRD akan menghitung gaji bruto masing-masing karyawan. Rekap gaji bruto dari Bagian HRD akan diberikan kepada Bagian Accounting untuk dihitung PPh (Pajak Penghasilan) dan piutang karyawan, sehingga di dapat Rekap Gaji Netto yang harus dibayarkan kepada karyawan. Bagian Accounting juga akan membuat RFP (Request For Payment) atau baiya gaji per sub depatemen. Rekap Gaji Netto dan RFP tersebut akan diberikan kepada Direktur untuk diminta persetujuan.  

3.    Prosedur Pembayaran Gaji

Setelah Rekap Gaji Netto dan RFP disetujui oleh direktur, Bagian Accounting akan membuat slip gaji. Rekap Gaji Netto dan RFP akan diarsipkan. Kemudian Bagian Accounting akan melakukan pembayaran gaji. Kemudian karyawan akan menerima sllip gaji sebagai tanda pembayaran gaji dan akan menandatangani buku penyerahan gaji dari Bagian Accounting sebagai tanda terima. Copy slip gaji akan di arsipkan sebagai bahan pembuatan laporan gaji.

4.    Prosedur Pembuatan Laporan Gaji

Rekap Gaji Netto dan RFP yang telah diarsipkan akan dibuatkan laporan penggajian bulanan yang akan diberikan kepada Direktur. Laporan gaji dibuat berdasarkan Rekap Gaji Netto Acc dan RFP Acc serta Copy Slip Gaji.

3.4.        Diagram Alir Data (DAD) Sitem Akuntansi Berjalan

3.4.1      Diagram Konteks

Gambar III.2            

Diagram Konteks Sistem Penggajian RSIA Karunia Kasih

3.4.2.     Diagram Nol

Gambar III.3.

              Diagram Nol Sistem Penggajian RSIA Karunia Kasih

3.4.3.     Diagram Detail

Gambar III.4.           

Diagram Detail Sistem Penggajian RSIA Karunia Kasih

3.5.        Spesifikasi Sistem Berjalan

              Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (input) dan dokumenkeluaran (output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem berjalan.

3.5.1.     Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

              Dokumen masukan merupakan proses awal dari kegiatan pengiriman barang pada RSIA Karunia Kasih. Adapun bentuk dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut:

1.      Rekap Absen Karyawan

Nama Dokumen   : Rekap Absensi

Fungsi                  : Sebagai bukti kehadiran karyawan

Sumber                 : Pegawai

Tujuan                  : Bagian HRD

Frekuensi              : Setiap Jam Kerja

Media                   : Kertas

Jumlah                  : 1 Lembar

Bentuk                 : Lihat Lampiran A.1

2.      Jadwal Aktual

Nama Dokumen   : Jadwal Aktual

Fungsi                  : Sebagai jadwal kerja karyawan

Sumber                 : Masing-Masing Departemen

Tujuan                  : Bagian HRD

Frekuensi              : Setiap akhir bulan

Media                   : Kertas           

Jumlah                  : Sesuai Departemen

Bentuk                 : Lihat Lampiran A.2

3.      Rekap Gaji Netto

Nama Dokumen   : Rekap Gaji Netto     

Fungsi                  : Sebagai bahan pembayaran gaji karyawan

Sumber                 : Bagian Accounting

Tujuan                  : Direktur

Frekuensi              : Setiap perhitungan gaji akhir bulan

Media                   : Kertas

Jumlah                  : 2 Lembar

Bentuk                 : Lihat Lampiran A.3

4.      RFP (Request For Payment)

Nama Dokumen   : RFP

Fungsi                  : Sebagai data biaya gaji per sub departemen

Sumber                 : Bagian Accounting

Tujuan                  : Direktur

Frekuensi              : Setiap pembuatan rekap gaji netto

Media                   : Kertas

Jumlah                  : 3 Lembar

Bentuk                 : Lihat Lampiran A.4

3.5.2.     Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

              Dokumen keluaran adalah hasil segala bentuk dokumen keluaran yang dihasilkan dari proses pengolahan data dokumen masukan. Adapun dokumen keluaran adalah sebagai berikut:

1.      Rekap Gaji Brutto

Nama Dokumen   : Rekap Gaji Brutto    

Fungsi                  : Sebagai perhitungan gaji bersih9

Sumber                 : Bagian HRD

Tujuan                  : Bagian Accounting

Frekuensi              : Setiap terjadi perhitungan gaji

Media                   : Kertas

Jumlah                  : 2 Lembar

Bentuk                 : Lihat Lampiran B.1  

2.      Slip Gaji

Nama Dokumen   : Slip Gaji

Fungsi                  : Sebagai bukti penerimaan gaji

Sumber                 : Bagian Accounting

Tujuan                  : Karyawan

Frekuensi              : Setiap setelah pembayaran gaji akhir bulan

Media                   : Kertas

Jumlah                  : 3 Lembar

Bentuk                 : Lihat Lampiran B.2

3.      Laporan Gaji

Nama Dokumen   : Laporan Gaji

Fungsi                  : Sebagai laporan gaji karyawan satu bulan

Sumber                 : Bagian Accounting

Tujuan                  : Direktur

Frekuensi              : Setiap setelah pembayaran gaji karyawan akhir bulan

Media                   : Kertas

Jumlah                  : 1 Lembar

Bentuk                 : Lihat Lampiran B.3

3.6.        Permasalahan

              Dari hasil riset yang telah dilakukan, penulis menarik kesimpulan bahwa RSIA Karunia Kasih di dalam mengelola sistem penggajian memang sudah menggunakan komputer, tetapi dalam hal pengolahan perhitungan gaji karyawan dikatakan belum sepenuhnya dikomputerisasikan dan perhitungan yang sudah menggunakan komputer juga masih sangat sederhana sekali, sehingga apabila terjadi kesalahan maka pembenarannya kadangkala masih manual. Adapun masalah yang sering dihadapi adalah:

1.        Sering terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji.

2.         Laporan penggajian membutuhkan waktu yang cukup lama.

3.        Keamanan data kurang terjamin, data menumpuk sehingga membutuhkan ruang yang cukup besar dan data dapat hilang.

3.7.        Alternatif Pemecahan Masalah    

              Banyak masalah yang timbul akibat sistem penggajian yang masih dilakukan secara manual. Dengan adanya sistem penggajian yang terkomputerisasi, tentu akan lebih memudahkan pelaksanaan kerja menjadi lebih efektif dan efisien. Keuntungan dari penggunaan teknologi komputer atau pengolahan data dengan terkomputerisasi dan terprogram antara lain:

1.      Dapat meminimalisir kesalahan yang dikarenakan manusia (human error), kesalahan yang dikarenakan kurangnya ketelitian dari pembuat informasi

2.      Keamanan data yang tersimpan lebih terjamin karena adanaya pembatasan akses, tidak akan mudah rusak, dapat lebih meringkas penyimpanan data atau arsip data yang tidak perlu.

3.      Dengan seluruh sistem memggunakan program khusus penggajian, maka informasi yang dihasilkan lebih cepat, akurat, rapi dan tidak memakan waktu yang terlalu lama.

4.      Microsoft Visual Basic 6.0 memberikan fleksibilitas bagi programer untuk mengelola semua tipe dan jenis aplikasi database.

              Dengan pertimbangan tersebut, penulis berusaha memberikan pemecahan masalah dari permasalahan yang timbul adalah dengan cara mengkomputerisasikan sistem. Karena dengan terkomputerisasi maka resiko atau lambatnya akses dapat menjadi lebih rendah dan keakuratan datanya lebih terjamin.

Tweet

Jangan sampai ketinggalan postingan-postingan terbaik dari KABAR WICTWICKY . Berlangganan melalui email sekarang juga:

Atau sobat juga bisa follow KABAR WICTWICKY dengan mengklik tombol di bawah ini:

Artikel keren lainnya:

Ditulis oleh Unknown pada tanggal Wednesday 4 May 2016