BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
RSIA Karunia Kasih
adalah suatu rumah sakit bersalin yang berlokasi di Jalan Raya Jatiwaringin No.
133, Pondok Gede – Bekasi. Pada awalnya RSIA Karunia Kasih ini hanya
menyediakan pelayanan kesehatan ibu hamil, membantu proses melahirkan, kontrol
KB, dan imunisasi. Namun, seiring perkembangan zaman, RSIA Karunia Kasih ini
pun berkembang menjadi rumah sakit yang pelayanannya menyediakan berbagai jenis
pelayanan kesehatan seperti adanya Poli Internis, Poli Bedah, Poli Anak, Poli
Gigi, dan lainnya.
Dengan semakin berkembangnya RSIA
Karunia Kasih tersebut, maka sistem penggajian pun haruslah dilakukan dengan
menggunakan sistem yang terkomputerisasi, agar dapat meminimalisir
kesalahan-kesalahan dan mengatasi kendala yang terjadi sehingga dapat
menciptakan kinerja yang efektif dan efisien, serta dalam pengolahan gaji
menjadi lebih akurat dan lebih cepat.
3.2. Tinjauan Perusahaan
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Pada tanggal 11 Mei
1988 didirikan Rumah Bersalin yang bernama RB Bunda Setia yang beralamat di
Jalan Raya Jatiwaringin No.133, Pondok Gede-Bekasi 17411. Rumah bersalin
tersebut dipimpin oleh dr. Wawan selaku pemilik RB Bunda Setia. Rumah Bersalin
ini khusus melayani tentang kesehatan obgyn
seperti periksa kehamilan, membantu proses melahirkan, kontrol KB, imunisasi
dan sebagainya.
Dari tahun ke tahun RB Bunda Setia
semakin berkembang dan semakin dikenal oleh masyarakat. Hal ini terbukti dengan
semakin meningkatnya jumlah kunjungan pasien setiap tahunnya. Karena semakin
banyak pasien yang berobat, RB Bunda Setia pun menambah fasilitas pelayanannya
yaitu pelayanan rawat jalan untuk pasien anak.
Dengan semakin berkembangnya RB Bunda
Setia, pada tahun 1995 RB Bunda Setia berubah menjadi Rumah Sakit Bersalin
yaitu RSB Bunda Setia. Perubahan status ini memberikan peluangyang lebih luas
untuk mengembangkan dan menyediakan berbagai jenis pelayanan kesehatan,
khususnya bagi kesehatan ibu. Hal ini ditandai dengan ditambahnya ruang
perawatan yaitu pelayanan kamar rawat inap dan penambahan ruang operasi baru.
Dengan berubahnya status menjadi
Rumah Sakit Ibu dan anak, maka RSIA Bunda Setia dapat melayani dan merawat
gangguan kesehatan ibu selain masalah kehamilan dan persalianan, dapat melayani
dan merawat gangguan kesehatan anak yang lain dalam setiap tahap tumbuh
kembangnya, tidak hanya melayani bayi baru lahir saja. Dengan demikian
fasilitas RSIA Bunda Setia pun mengalami penambahan seperti penambahan kamar
rawat inap, instalasi farmasi, penambahan kamar operasi dilengkapi peralatan
sesuai standar.
Pada bulan Juli 2007, RSIA Bunda
Setia berpindah kepemilikan yaitu dari dr. Wawan kepada pihak lain yang
diwakili oleh dr. Komar, dr. Olive, dr. Ruwin, dan dr. Ririn. Dengan
berpindahnya kepemilikan maka RSIA Bunda Setia berganti nama menjadi RSIA
Karunia Bunda yang berada dibawah kepemilikan PT Karunia Bunda Setia.
Pada bulan Juni 2010, PT Karunia
Bunda Setia berpindah tangan lagi kepemilikannnya yaitu oleh PT Rumah Kasih
Indonesia. Dalam masa peralihan ini banyak sekali perubahan-perubahan yang
terjadi, seperti penambahan fasilitas penunjang kesehatan daintaranya fasilitas
Laboratorium, Radiologi, dan Fisioterapi. Untuk fasilitas kesehatan lain juga
menjadi bertambah seperti Poli Internis, Poli Bedah, Poli THT, dan Poli Gigi.
Dibawah kepemilikan PT rumah Kasih Indonesia, RSIA Karunia Bunda semakin
menunjukan perkembangan yang cukup siginifikan. Hal ini ditunjukan pada awal
tahun 2011, RSIA Karunia Bunda melakukan renovasi bangunan yang semula hanya
dua lantai menjadi tiga lantai. Disamping itu juga, bertambah pula kamar ruang
operasi yang semula hanya satu menjadi dua ruang operasi.
Pada tanggal 22 April 2013 RSIA
Karunia Bunda berganti nama menjadi RSIA Karunia Kasih sesuai dengan Keputusan
Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia No. AHU-21570.AH.01.02
Tahun 2013 dengan No NPWP : 02.665.249.5-432.000.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi merupakan
suatu kerangka untuk mewujudkan suatu pola tetap dari hubungan antara kedudukan
dan peranan dalam suatu lingkar kerjasama. Struktur organisasi mutlak
diperlukan agar dapat diketahui dengan jelas
bagaimana hubungan antara bagian serta tugas, wewenang dan tanggung
jawabnya disetiap bagian. Struktur organisasi mempunyai tanggung jawab dan
kewajiban-kewajiban terhadap pengembangan perusahaan. Setiap bagian didalam
struktur organisasi harus mampu bekerja secara profesional, dan harus dapat
berinteraksi dengan bagian lainnya sehingga didapat kerjasama yang optimal
antar fungsi.
Pada dasarnya struktur organisasi
merupakan suatu hal yang sangat menentukan kedudukan dalam perusahaan. Sistem
yang digunakan dalam struktur organisasi adalah sistem kerjasama (team work) yang dijalankan oleh
sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Gambaran mengenai struktur
organisasi pada RSIA Karunia Kasih dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Sumber : RSIA Karunia
Kasih
Gambar III.1.
Gambar Struktur Organisasi
RSIA Karunia Kasih
Dari struktur organisasi diatas,
maka dapat kita lihat tugas maupun fungsi dari masing-masing bagian yaitu
sebagai berikut:
1.
Pengurus Yayasan RSIA
Karunia Kasih
Adalah
orang yang bertanggung jawab penuh atas kepengurusan yayasan untuk kepentingan
dan tujuan yayasan serta berhak mewakili yayasan baik di dalam maupun diluar
pengadilan. Dalam menjalankan tugasnya, pengurus berwenang mengangkat dan
memeberhentikan pelaksana kegiatan yayasan dan bertugas melakukan pengawasan
serta memberi nasehat kepada pengurus dalam menjalankan kegiatan yayasan.
2.
Direktru RSIA Karunia
Kasih
Adalah
orang yang mempunyai tugas pokok membantu dalam pengelolaan Rumah Sakit dan
penyelenggaraan pelayanan kesehatan kepada masyarakat. Dalam menyelenggarakan
tugas, Direktur RSIA Karunia Kasih memiliki fungsi :
a)
Perumusan kebijakan
RSIA Karunia Kasih
b)
Penyusunan rencana
strategik
c)
Penyelenggaraan
pelayanan umum dibidang kesehatan
d)
Mengevaluasi hasil
pelaksanaan program kerja
e)
Menetapkan,
melaksanakan, mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan penerapan Standar
Pelayanan RSIA Karunia Kasih
f)
Penerapan etika RSIA
Karunia Kasih
3.
Komite Medik RSIA
Karunia Kasih
Adalah
bagian yang menyusun standar prosedur operasional pelayanan medis, serta
penelitian dan pengembangan di bidang medis dan meliputi pengaturan tugas rawat
jalan, pengaturan tugas rawat inap, pengaturan tugas jaga, pengaturan tugas
rawat intensif, pengaturan tugas di kamar operasi, kamar bersalin, dan lain
sebagainya, pertemuan klinik, presentasi kasus (kasus kematian, kasus sulit,
kasus langka, kasus penyakit tertentu), prosedur konsultasi, dan lain-lain.
Penyusunan Standar Operasional ini dibawah koordinasi Direktur Rumah sakit atau
Direktur Medis.
4.
Kepala Seksi Pelayanan
Medis
Adalah
bagian yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas direktur RSIA Karunia
Kasih dalam melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan,
pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi
keuangan, pengendalaian dan pelaporan di bidang pelayanan medis dan penunjang
medis.
5.
Kepala Seksi Keuangan
RSIA Karunia Kasih
Adalah
bagian yang diberi jabatan untuk mengkoordinir, melaksanakan tugas-tugas di
bagian perencanaan dan penyusunan anggaran dan bagian pembendaharaan dan
melaksanakan tugas dibidang keuangan dan anggaran meliputi perencanaan dan
penyusunan anggaran dan pembendaharaan sesuai peraturan perundang-undanganyang
berlaku, bertanggung jawab kepada direktur.
6.
Bagian Kepegawaian
(HRD)
Adalah
bagian yang memiliki wewenang untuk merekrut karyawan baru, menetapkan uraian
tugas seluruh karyawan, melaksanakan penilaian kinerja karyawan, dan menyusun
serta membuat perencanaan pelatihan karyawan demi meningkatkan pengetahuan dan
keterampilan karyawan.
7.
Bagian Humas dan Umum
Adalah
bagian yang diberi jabatan untuk mengkoordinir, melaksanakan tugas-tugas di
bagian-bagian urusan humas dan pemasaran dan perlengkapan. Bertanggung jawab
kepada Kepala Bagian Tata Usaha sedangkan bagian umum melaksanakan tugas
meliputi urusan surat menyurat, kearsipan, perlengkapan dan rumah tangga RSIA
Karunia Kasih, kehumasan dan protokol, ketatalaksanaan dan keamanan RSIA
Karunia Kasih sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
8.
Kepala Instalasi dan
Ruangan Rawat Inap
Adalah
bagian yang membuat data rekapan mengenai pasien yang masuk dan keluar dari
Rumah Sakit. Menyerahkan laporan data rekapan ke kantor perawatanmengenai
pasien yang telah pulang dan melakukan kegiatan pelaporan pasien yang perlu
dirujuk ke Rumah Sakit Rujukan kepada Dokter.
9.
Kepala Instalasi dan
Ruangan Rawat Jalan
Adalah
bagian yang mempunyai wewenang sebagai penanggung jawab di instalasi rawat jalan dan mempunyai
tugas mengkoordinir, melaksanakan, mengawasi dan mengendalikan kegiatan, serta
pengadaan di instalasi rawat jalan.
10.
Kepala Instalasi Gawat
Darurat (IGD)
Adalah
bagian yang mempunyai wewenang sebagai penanggung jawab di instalasi gawat
darurat dan mempunyai tugas mengkoordinir, melaksanakan mengawasi dan
mengendalikan kegiatan serta pengadaan sarana di instalasi gawat darurat.
11.
Kepala Instalasi
Farmasi
Adalah
bagian yang mengelola instalasi farmasi dengan meningkatkan kualitas pelayanan
dan distribusi farmasi serta pengelolaan dan pelayanan akses di RSIA Karuna
Kasih.
12.
Kepala Ruang Rekam
Medis
Adalah
bagian yang bertanggung jawab dalam atas penyusunan pelaporan bulanan rekam
medis, yang berisikan sebuah perekaman mengenai hasil pengobatan pasien.
Catatan tersebut berupa identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan, serta mengarahkan
dan mengontrol proses pencatatan transaksi peminjaman dokumen rekam medis,
untuk mempertanggungjawabkan tugasnya atau laporannya kepada Direktur.
13.
Kepala Ruang Gizi
Adalah
bagian yang mempunyai wewenang sebagai penanggung jawab di instalasi gizi dan
mempunyai tugas mengkoordinir, melaksanakan, mengawasi dan mengendalikan
kegiatan.
3.3. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan
Prosedur sistem
berjalan adalah suatu sistem jaringan kerja atau tahap-tahap yang akan
dilakukan sebelum memulai suatu kegiatan dan tahap yang digunakan untuk
menyelesaikan suatu kegiatan.
Dalam sistem penggajian RSIA
Karunia Kasih terdapat beberapa prosedur, antara lain:
1.
Prosedur Absensi
Seluruh
karyawan RSIA Karunia Kasih melakukan absensi melalui mesin finger pada saat
akan bekerja dan setelah selesai bekerja. Mesin finger akan merekam data masuk
dan data keluar karyawan yang datanya akan otomatis masuk ke dalam data yang
ada di Bagian HRD. Setiap akhir bulan, Bagian HRD akan merekap data absensi
karyawan selama satu bulan pada bulan tersebut. Data rekap absensi tersebut
akan dijadikan sebagai acauan dalam perhitungan gaji karyawan selama satu bulan
tersebut.
2.
Prosedur Perhitungan
Gaji
Setiap
akhir bulan bagian HRD akan menerima jadwal aktual dari masing-masing kepala
departemen sebagai bukti kehadiran karyawan pada bulan tersebut. Jadwal aktual
tersebut akan dicocokkan dengan rekap absensi unruk dihitung gaji pokok,
tunjangan, uang transport, dan lemburan sesuai jumlah hari masuk selama satu
bulan tersebut. Besarnya nominal gaji pokok dan tunjangan dihitung sesuai
perjanjian kontrak awal kerja. Perhitungan uang transport dihitung berdasarkan
jumlah hari masuk kerja selama satu bulan tersebut. Kemudian Bagian HRD akan
menghitung gaji bruto masing-masing karyawan. Rekap gaji bruto dari Bagian HRD
akan diberikan kepada Bagian Accounting untuk dihitung PPh (Pajak Penghasilan)
dan piutang karyawan, sehingga di dapat Rekap Gaji Netto yang harus dibayarkan
kepada karyawan. Bagian Accounting juga akan membuat RFP (Request For Payment)
atau baiya gaji per sub depatemen. Rekap Gaji Netto dan RFP tersebut akan
diberikan kepada Direktur untuk diminta persetujuan.
3.
Prosedur Pembayaran
Gaji
Setelah
Rekap Gaji Netto dan RFP disetujui oleh direktur, Bagian Accounting akan membuat
slip gaji. Rekap Gaji Netto dan RFP akan diarsipkan. Kemudian Bagian Accounting
akan melakukan pembayaran gaji. Kemudian karyawan akan menerima sllip gaji sebagai
tanda pembayaran gaji dan akan menandatangani buku penyerahan gaji dari Bagian
Accounting sebagai tanda terima. Copy slip gaji akan di arsipkan sebagai bahan
pembuatan laporan gaji.
4.
Prosedur Pembuatan
Laporan Gaji
Rekap
Gaji Netto dan RFP yang telah diarsipkan akan dibuatkan laporan penggajian
bulanan yang akan diberikan kepada Direktur. Laporan gaji dibuat berdasarkan
Rekap Gaji Netto Acc dan RFP Acc serta Copy Slip Gaji.
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sitem Akuntansi
Berjalan
3.4.1 Diagram Konteks
Gambar III.2
Diagram Konteks
Sistem Penggajian RSIA Karunia Kasih
3.4.2. Diagram Nol
Gambar III.3.
Diagram Nol Sistem Penggajian RSIA
Karunia Kasih
3.4.3. Diagram Detail
Gambar III.4.
Diagram Detail
Sistem Penggajian RSIA Karunia Kasih
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi
merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (input) dan dokumenkeluaran (output)
yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem berjalan.
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan
merupakan proses awal dari kegiatan pengiriman barang pada RSIA Karunia Kasih.
Adapun bentuk dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut:
1.
Rekap Absen Karyawan
Nama
Dokumen : Rekap Absensi
Fungsi : Sebagai bukti kehadiran
karyawan
Sumber : Pegawai
Tujuan : Bagian HRD
Frekuensi : Setiap Jam Kerja
Media : Kertas
Jumlah :
1 Lembar
Bentuk : Lihat Lampiran A.1
2.
Jadwal Aktual
Nama
Dokumen : Jadwal Aktual
Fungsi : Sebagai jadwal kerja
karyawan
Sumber : Masing-Masing Departemen
Tujuan :
Bagian HRD
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Media : Kertas
Jumlah : Sesuai Departemen
Bentuk : Lihat Lampiran A.2
3.
Rekap Gaji Netto
Nama
Dokumen : Rekap Gaji Netto
Fungsi : Sebagai bahan pembayaran
gaji karyawan
Sumber : Bagian Accounting
Tujuan : Direktur
Frekuensi : Setiap perhitungan gaji akhir
bulan
Media : Kertas
Jumlah : 2 Lembar
Bentuk : Lihat Lampiran A.3
4.
RFP (Request For Payment)
Nama
Dokumen : RFP
Fungsi : Sebagai data biaya gaji per
sub departemen
Sumber : Bagian Accounting
Tujuan : Direktur
Frekuensi : Setiap pembuatan rekap gaji
netto
Media : Kertas
Jumlah : 3 Lembar
Bentuk : Lihat Lampiran A.4
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah
hasil segala bentuk dokumen keluaran yang dihasilkan dari proses pengolahan
data dokumen masukan. Adapun dokumen keluaran adalah sebagai berikut:
1.
Rekap Gaji Brutto
Nama
Dokumen : Rekap Gaji Brutto
Fungsi : Sebagai perhitungan gaji
bersih9
Sumber : Bagian HRD
Tujuan :
Bagian Accounting
Frekuensi : Setiap terjadi perhitungan gaji
Media : Kertas
Jumlah :
2 Lembar
Bentuk : Lihat Lampiran B.1
2.
Slip Gaji
Nama
Dokumen : Slip Gaji
Fungsi : Sebagai bukti penerimaan
gaji
Sumber : Bagian Accounting
Tujuan :
Karyawan
Frekuensi : Setiap setelah pembayaran gaji
akhir bulan
Media : Kertas
Jumlah : 3 Lembar
Bentuk :
Lihat Lampiran B.2
3.
Laporan Gaji
Nama
Dokumen : Laporan Gaji
Fungsi : Sebagai laporan gaji
karyawan satu bulan
Sumber : Bagian Accounting
Tujuan :
Direktur
Frekuensi : Setiap setelah pembayaran gaji
karyawan akhir bulan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lihat Lampiran B.3
3.6. Permasalahan
Dari
hasil riset yang telah dilakukan, penulis menarik kesimpulan bahwa RSIA Karunia
Kasih di dalam mengelola sistem penggajian memang sudah menggunakan komputer,
tetapi dalam hal pengolahan perhitungan gaji karyawan dikatakan belum
sepenuhnya dikomputerisasikan dan perhitungan yang sudah menggunakan komputer
juga masih sangat sederhana sekali, sehingga apabila terjadi kesalahan maka
pembenarannya kadangkala masih manual. Adapun masalah yang sering dihadapi
adalah:
1.
Sering terjadi
kesalahan dalam perhitungan gaji.
2.
Laporan penggajian membutuhkan waktu yang
cukup lama.
3.
Keamanan data kurang
terjamin, data menumpuk sehingga membutuhkan ruang yang cukup besar dan data
dapat hilang.
3.7. Alternatif Pemecahan Masalah
Banyak masalah yang
timbul akibat sistem penggajian yang masih dilakukan secara manual. Dengan
adanya sistem penggajian yang terkomputerisasi, tentu akan lebih memudahkan pelaksanaan
kerja menjadi lebih efektif dan efisien. Keuntungan dari penggunaan teknologi
komputer atau pengolahan data dengan terkomputerisasi dan terprogram antara
lain:
1. Dapat
meminimalisir kesalahan yang dikarenakan manusia (human error), kesalahan yang dikarenakan kurangnya ketelitian dari
pembuat informasi
2. Keamanan
data yang tersimpan lebih terjamin karena adanaya pembatasan akses, tidak akan
mudah rusak, dapat lebih meringkas penyimpanan data atau arsip data yang tidak
perlu.
3. Dengan
seluruh sistem memggunakan program khusus penggajian, maka informasi yang
dihasilkan lebih cepat, akurat, rapi dan tidak memakan waktu yang terlalu lama.
4. Microsoft
Visual Basic 6.0 memberikan fleksibilitas bagi programer untuk mengelola semua
tipe dan jenis aplikasi database.
Dengan pertimbangan tersebut,
penulis berusaha memberikan pemecahan masalah dari permasalahan yang timbul
adalah dengan cara mengkomputerisasikan sistem. Karena dengan terkomputerisasi
maka resiko atau lambatnya akses dapat menjadi lebih rendah dan keakuratan
datanya lebih terjamin.
No comments:
Post a Comment